Cloud service adalah komputasi yang dilakukan menggunakan internet. Jadi Anda dan tim bisa mengakses aplikasi atau software tertentu tanpa perlu download terlebih dahulu.

Fungsi cloud service juga bukan hanya sebagai backup storage, atau tempat cadangan penyimpanan data, jika diterapkan secara tepat, cloud service dapat memberi lebih banyak manfaat.

1. Pusat Penyimpanan Data
Ini fungsi yang banyak dipakai orang. Fungsi ini akan sangat berguna saat Anda harus menyimpan banyak sekali data dan harus bisa diakses oleh banyak orang. Biasanya terjadi setelah usaha Anda berkembang dan data transaksi penjualan serta pembelian menumpuk.

Dengan cloud service, Anda bisa menyimpan data secara terpusat di satu tempat, lalu memberi akses kepada seluruh karyawan yang Anda inginkan, sehingga dapat melihat data tersebut langsung tanpa perlu ‘mengganggu’ Anda. Hal ini memudahkan kolaborasi tim.

Coba bandingkan dengan sistem manual dimana data tersimpan di dalam komputer. Saat karyawan A membutuhkan data yang disimpan di komputer karyawan B, mau tak mau karyawan B harus mengirimkan data tersebut melalui email atau flashdisk. Jika ada banyak karyawan yang mengalami hal serupa, waktu bisa banyak terbuang hanya untuk transfer data secara manual. Belum lagi jika ada karyawan yang melakukan perubahan data yang menyebabkan data versi terbaru harus dikirim ulang ke seluruh karyawan.

2. Akses di Manapun dan Kapanpun
Karena cloud service adalah layanan berbasis internet, Anda bisa mengakses seluruh data, dokumen, dan IT tools yang tersimpan di cloud service melalui perangkat apa pun selama ada koneksi internet. Dengan kata lain Anda dan tim bisa bekerja dari mana saja tanpa harus bertemu secara langsung. Agar lebih optimal sebaiknya sediakan pula bandwidth yang memadai di kantor sehingga karyawan bisa mengakses data dengan cepat dan efektif.

Cloud service memungkinkan peningkatan fleksibilitas yang dapat membuat karyawan merasa lebih bahagia dalam bekerja. Hal ini tentu akan berpengaruh positif terhadap performa kerja mereka.

3. Akurasi Catatan Akutansi
Ada cukup banyak software akuntansi berbasis cloud yang bisa memudahkan Anda dalam mengatur keuangan usaha. Umumnya software akuntansi ini memungkinkan Anda untuk mengelola dan memantau arus pengeluaran kas dari mana saja dan kapan saja. Bahkan jika Anda memiliki lebih dari satu perusahaan, ada software yang memungkinkan Anda untuk mengelolanya melalui satu sistem saja.

Beberapa software akuntansi berbasis cloud juga memiliki fitur-fitur tambahan, contohnya seperti integras perbankan. Melalui fitur seperti ini Anda bisa melakukan pencocokan transaksi antara catatan Anda dengan bank. Software akan secara otomatis mencocokkan transaksi sehingga mampu mengurangi waktu yang biasanya dibutuhkan dalam cara manual.

Dengan adanya otomatisasi seperti itu risiko terjadinya kesalahan yang disebabkan kesalahan manusia (human error) bisa diminimalisir, misalnya kesalahan penghitungan, tidak sengaja menghapus angka penting, dan sebagainya. Data-data pun bisa selalu akurat sehingga Anda dapat memanfaatkannya untuk mengambil keputusan yang strategis.

4. Kemudahan dalam Bekerja
Anda mungkin berpikir cloud service ini begitu canggih sehingga memerlukan sumber daya manusia tambahan untuk mengoperasikannya. Jika dilihat dari sisi teknologi, cloud service memang canggih. Namun, bukan berarti sangat susah digunakan sampai membutuhkan tim baru untuk mengoperasikannya. Pada kenyataannya cloud service justru sangat mudah digunakan. Syaratnya hanya satu, yakni koneksi internet yang cukup dan memadai. Terlebih saat Anda memakai cloud service dari provider tertentu, biasanya pihak provider akan memberikan training untuk membantu Anda mempelajari pemakaian cloud service.

Jadi dapat disimpulkan bahwa cloud service tidak memerlukan staf ahli atau tim khusus, bahkan untuk perawatannya sekali pun. Semua merupakan tanggung jawab pihak provider. Dengan begini Anda bisa melakukan efisiensi anggaran dan mengalihkannya untuk keperluan bisnis lainnya.

5. Hemat Biaya
Umumnya cloud service memiliki sifat yang scalable. Artinya Anda hanya perlu mengeluarkan biaya sesuai dengan layanan yang Anda butuhkan dan terima. Apabila nantinya Anda membutuhkan cloud service dengan kapasitas yang lebih besar atau lebih kecil, bisa melakukan penyesuaian secara mudah.

Misalnya, kini usaha Anda masih bersakala kecil dan hanya membutuhkan cloud service dengan kapasitas yang kecil, namun seiring berjalannya waktu bisnis Anda berkembang menjadi skala yang lebih besar maka otomatis data-data yang Anda punya juga lebih banyak, cloud service berkapasitas kecil tentu tak akan cukup untuk menampung data-data tersebut. Nah, Anda bisa langsung menghubungi pihak provider untuk meningkatkan kapasitas cloud service Anda.

Berkat sifat cloud service yang scalable tersebut, Anda pun bisa menghemat biaya usaha karena hanya perlu mengeluarkan uang sesuai kebutuhan.

Selain kelima poin di atas perlu diketahui pula bahwa cloud service sangatlah aman digunakan. Jika seandainya perangkat komputer terkena virus, Anda tak perlu khawatir data akan hilang karena masih tersimpan di jaringan cloud. Pihak provider juga pasti secara rutin memberikan update agar keamanan data Anda terus terjaga.

Mudah dan memberikan banyak manfaat kan? Jadi, kapan usaha Anda mau pakai cloud service?