Tidak hanya untuk penggunaan personal, email juga sangat dibutuhkan bagi para pelaku usaha atau perusahaan. Email perusahaan atau corporate mail memang sudah sangat umum dan banyak digunakan oleh perusahaan, terutama untuk menunjang bidang komunikasi bisnis perusahaan itu sendiri. Dengan adanya corporate mail,  proses berkirim surat atau dokumen dengan klien atau pelanggan bisa dilakukan dengan cepat. Inilah fungsi dan manfaat email perusahaan selengkapnya.
 

Fungsi Email Bagi Sebuah Usaha

Jika kita membicarakan fungsi, maka akan berkaitan dengan kegunaan suatu barang atau benda untuk mendukung kinerja atau proses suatu hal. Dalam hal ini, email perusahaan memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai Tempat Penyimpanan Data atau Dokumen yang Aman dan Mudah Dicari

Salah satu bagian yang sangat penting untuk sebuah usaha adalah perihal data atau dokumen usaha. Fungsi utama dari email perusahaan adalah sebagai tempat perusahaan untuk melakukan pertukaran surat menyurat kepada para client ataupun pelanggannya. Surat menyurat dari perusahaan kepada rekan usaha atau sebaliknya, bisa tersimpan dan diarsipkan secara rapi di dalam email. Apalagi ruang penyimpanan data di email juga terbilang besar sehingga bisa menyimpan data perusahaan dalam jumlah yang banyak.
Email juga bisa menjadi tempat menyimpan dokumen surat menyurat yang aman. Aman disini diartikan tidak mudah hilang dan tersimpan dengan rapi. Namun, tentu dengan catatan perusahaan pemilik email tidak menghapus atau data-data penting yang memang sudah masuk ke dalam email. Jika membutuhkan arsip surat, perusahaan juga mudah sekali untuk mencarinya karena terdapat fitur pencari atau search bar di dalam kotak masuk email. Cukup masukkan kata kunci terkait surat yang dicari atau nama pengirim surat, maka surat tersebut bisa ditemukan dengan mudah.

2. Personalisasi Bisa Dilakukan dengan Mudah

Perusahaan yang Anda jalankan umumnya akan memiliki beberapa divisi yang berbeda tergantung job desc atau pekerjaan mereka. Mulai dari HRD, bagian pemasaran, bagian manajemen, SDM, dan sebagainya. Dengan adanya email, maka komunikasi antar divisi bisa di personalisasikan dengan lebih mudah dan efisien. Sehingga, setiap divisi bisa mengakses email sesuai dengan divisi mereka masing-masing dengan cepat.

3. Memperoleh Layanan Tambahan untuk Menunjang Perusahaan

Tidak cukup sampai disitu, email perusahaan juga bisa memberikan layanan tambahan untuk menunjang jalannya bidang operasional perusahaan. Email yang dipakai perusahaan tentu berbeda dengan email biasa yang digunakan untuk kebutuhan personal. Untuk itu, pasti ada fitur-fitur yang lebih unggul dan bisa digunakan untuk kebutuhan perusahaan.
Contoh fitur tersebut seperti misalnya layanan shared contact, email grouping, task, calendar dan sebagainya. Dengan adanya fitur tersebut, kegiatan perusahaan bisa sangat terbantu dengan adanya email perusahaan.
 

Manfaat dari Penggunaan Email Perusahaan

Sementara itu, ketika kita membicarakan manfaat, maka akan berkaitan dengan hasil yang didapatkan dari suatu hal. Manfaat dari penggunaan email perusahaan diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Komunikasi Menjadi Lebih Mudah

Komunikasi selalu menjadi yang utama dalam pekerjaan. Maka dengan menggunakan email, komunikasi di dalam perusahaan juga akan menjadi semakin mudah. Komunikasi dengan supplier atau rekan bisnis bisa dilakukan dengan cepat dan efisien melalui email.

2. Memperkenalkan Profil Perusahaan

Dengan adanya email, Anda bisa memperkenalkan profil perusahaan atau usaha yang Anda miliki. Ini dilakukan melalui alamat email yang digunakan. Tidak hanya itu, email juga bisa menjadi media untuk mengirimkan company profile kepada calon klien, calon investor, rekan kerja, atau bahkan pelanggan dengan lebih leluasa dan mudah. Selain memperkenalkan profil perusahaan Anda, email ini akan menjadi sarana untuk mempublikasikan produk yang Anda jual di sana.

3. Memudahkan Anda untuk Memberikan Sebuah Informasi

Manfaat yang akan didapatkan oleh usaha dengan adanya email adalah memudahkan dalam proses pemberian informasi yang berkaitan dengan usaha Anda. Berkomunikasi dengan menggunakan email akan lebih efisien dan memudahkan pengiriman informasi tersebut pada supplier, pelanggan, karyawan atau rekan bisnis Anda. Misalnya informasi tentang harga produk, kerjasama, jadwal libur usaha, maupun hal yang lainnya.

4. Memberi Kesan Sebagai Perusahaan Profesional

Adanya email untuk perusahaan juga akan memberikan kesan profesional kepada usaha yang Anda miliki. Usaha yang Anda miliki tentu akan mendapatkan penilaian yang lebih baik dari pelanggan atau rekan kerja jika memiliki sebuah email yang profesional. 

Itulah fungsi dan manfaat email perusahaan untuk jalannya usaha Anda. Pada dasarnya, email akan memberikan manfaat yang sangat besar untuk menunjang kebutuhan komunikasi maupun publikasi pada usaha Anda. Untuk itu, akan sangat disarankan untuk segera membuat email perusahaan yang profesional ketika Anda mulai menjalankan usaha Anda dan ingin mengembangkannya. Anda juga bisa berkonsultasi dengan business coach dari Daya.id seputar masalah penggunaan email utnuk media komunikasi usaha maupun persoalan usaha lainnya.

Untuk informasi lain terkait tips usaha maupun produk keuangan lainnya. Anda bisa membacanya di Daya.id. Dengan mendaftar di Daya.id semua informasi keuangan bisa diakses dengan gratis dan sangat mudah. Jadi, yuk kunjungi Daya.id sekarang juga!