Pentingnya NDA untuk Menjaga Finansial Perusahaan Anda

Pernahkah Anda mendengar kasus contoh kasus pelanggaran NDA di Indonesia, antara PT Foom Lab Global (FOOM) vs Mantan Karyawannya? 

NDA atau Non Disclosure Agreement adalah perjanjian kerja yang digunakan oleh perusahaan untuk mengamankan kerahasiaan informasi bisnis. Secara singkat NDA adalah sebuah perjanjian kerahasiaan. Dalam dunia bisnis akan selalu ada informasi bersifat rahasia seperti resep produk, data pelanggan, rencana ekspansi, atau laporan keuangan. Karena itu harus ada sesuatu yang mengikatnya agar tidak disebarluaskan kepada khalayak ramai. 

Jadi cerita singkat terkait masalah NDA adalah seperti ini. Mantan Karyawan bagian penjualan, Sulfa Sopiani setelah keluar dari perusahaan, menggunakan data pelanggan FOOM tanpa izin. Ia mendapatkan data tersebut dengan meminta dari karyawan yang masih aktif, kemudian menawarkan produk kompetitor ke pelanggan FOOM, bahkan beberapa pegawai dari departemen penjualan FOOM pun diajak pindah ke perusahaan kompetitor secara bersamaan.

Sebelumnya Sulfa mengundurkan diri dari FOOM, 4 Desember 2023, tanpa mengikuti prosedur one-month notice, lalu bergabung dengan kompetitor di bulan yang sama. One month notice merupakan kebijakan formal dunia kerja bagi karyawan, yang mewajibkan mereka untuk mengajukan pengunduran diri secara tertulis minimal 30 hari kalender, sebelum tanggal resmi berhenti kerja. Sulfa ketika di FOOM telah menandatangani NDA 4 Juli 2023, yang isinya diantaranya larangan membocorkan data pelanggan dan informasi strategis perusahaan.

Karena perilaku tersebut, FOOM menggugat Sulfa ke Pengadilan Negeri Jakarta Selatan atas pelanggaran wanprestasi dan NDA. Sulfa akhirnya dinyatakan bersalah dan diwajibkan membayar ganti rugi sebesar Rp800 juta. Pihak kompetitor pun akhirnya juga dikenai sanksi hukum.

Pihak FOOM dapat memenangkan gugatan ini, karena ia memiliki NDA. FOOM tidak akan bisa menuntut secara hukum dan melindungi rahasia dagangnya tanpa NDA. Jadi NDA adalah media penting bukan formalitas saja, tapi berfungsi sebagai alat hukum yang melindungi rahasia dagang dan strategi bisnis perusahaan. Kasus ini membuktikan bahwa pelanggaran Non Disclosure Agreement bisa berujung pada kerugian finansial besar, bahkan reputasi bisnis perusahaan.

NDA menjadi sangat penting bagi perusahaan, karena NDA adalah alat yang berfungsi untuk:

1. 1.    Membangun Kredibilitas dalam Kerja Sama. NDA dapat menunjukkan bahwa perusahaan sangat serius menjaga kerahasiaan dan profesional dalam berbisnis. Tentu hal ini akan bisa meningkatkan kepercayaan calon mitra dan memperkuat hubungan kerja sama.
2. Menjaga Fokus dan Tujuan Kerja Sama.  NDA dapat membantu menjaga agar kerja sama tetap berada dalam koridor yang disepakati parapihak. 
3. Mengatur Batasan Penggunaan Informasi. NDA dapat memberikan batasan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dengan informasi yang dibagikan, tujuannya mencegah penyalahgunaan atau eksploitasi informasi untuk kepentingan pribadi atau pihak lain.
4. Melindungi Informasi Rahasia Perusahaan. Ia berfungsi menjaga keunggulan kompetitif perusahaan, agar informasi strategis seperti resep produk, data pelanggan, rencana ekspansi, atau laporan keuangan tidak bocor ke pihak luar.
5. Mencegah Kerugian Bisnis. Kebocoran informasi bisnis tentu dapat menyebabkan hilangnya pelanggan dan kerugian finansial, padahal mendapatkan pelanggan susah bukan? selain itu bisa jadi strategi bisnis ditiru atau bahkan dihancurkan pesaing, yang tak kalah penting, apabila data-data pelanggan bisa tersebar kemana-mana hal itu dapat merusakreputasi bisnis. Calon investor atau mitra potensial bisa batal bekerja sama karena kebocoran informasi yang telah terjadi. Di sisi internal, masalah NDA dapat menyebabkan menurunnya loyalitas karyawan dan meningkatnya ketegangan internal, apalagi jika pelanggaran dilakukan oleh orang dalam
6. Memberikan Perlindungan Hukum. Non Disclosure Agreement merupakan salah satu dasar apabila terjadi pelanggaran, hukum, perusahaan dapat menuntut ganti rugi atau mengambil tindakan hukum. Tanpa NDA, perusahaan akan sulit membuktikan bahwa informasi yang bocor merupakan rahasia dan dilanggar secara ilegal.

Dalam dunia bisnis ada beberapa jenis Non Disclosure Agreement berdasarkan pihak-pihak yang terlibat, seperti berikut ini:

 

1.    Unilateral NDA (Satu Arah)

Dalam NDA ini, hanya satu pihak yang memberikan informasi rahasia, sedangkan pihak lainnya memiliki kewajiban untuk menjaga kerahasiaan, sebagai contoh perusahaan memberikan informasi kepada calon vendor dan investor atau perusahaan kepada karyawannya mengenai informasi internal perusahaan.

 

2.    Mutual NDA (Dua Arah)

Dalam NDA ini kedua belah pihak saling bertukar informasi rahasia dan mereka bersama-sama berkewajiban menjaga kerahasiaan, misal dalam kaitannya dengan kolaborasi bisnis antara dua perusahaan, kemudian joint venture atau pengembangan produk bersama.

 

3.    Multilateral NDA (Lebih dari Dua Pihak)

Karena sifatnya multi (banyak), maka NDA ini berlaku untuk perjanjian yang melibatkan lebih dari dua pihak, di mana satu atau lebih pihak berbagi informasi rahasia dan semua pihak wajib menjaga kerahasiaan, misalkan untuk proyek kolaborasi antara beberapa perusahaan atau institusi, kemudian onsorsium atau kemitraan lintas sektor.

 

4.    Employee NDA

Merupakan NDA yang ditandatangani oleh karyawan yang bertujuan menjaga kerahasiaan informasi perusahaan selama dan setelah masa Kerja, misalkan menyangkut data pelanggan, resep produk, atau strategi bisnis. Ini cocok untuk semua bisnis yang ingin menjaga kerahasiaan internal perusahaan.

 

5.    Non-Compete & NDA Hybrid

Ini merupakan jenis NDA yang isinya mencakup larangan bersaing dalam jangka waktu tertentu, misalkan dengan mantan karyawan atau mitra bisnis yang dilarang membuka usaha sejenis dalam waktu tertentu. Hal ini lebih cocok untuk bisnis berisiko tinggi terhadap pencurian ide atau pelanggan.

Lalu bagaimana membuat NDA yang efektif?

1. Definisi dan kategori informasi rahasia.  Jelaskan secara jelas dan spesifik, menurut perusahaan apa yang termasuk dalam informasi rahasia, misalkan strategi bisnis, data pelanggan,, resep produk, rencana ekspansi, laporan keuangan. Hindari Penggunaan definisi yang terlalu umum, supaya tidak menimbulkan celah hukum.
2. Ruang lingkup penggunaan informasi. Batasi penggunaan informasi sesuai tujuan kerja sama yang disepakati.
3. Pihak-pihak yang Terlibat. Sebutkan siapa saja yang terikat oleh NDA, misalkan apakah hanya perusahaan, karyawan, atau juga konsultan dan vendor.
4. Masa Berlaku Kerahasiaan. Tetapkan berapa lama masa berlaku informasi harus dijaga kerahasiaannya, misalnya: 2–5 tahun, atau bisa juga berlaku selamanya buat informasi yang sangat sensitif.
5. Larangan dan Kewajiban. Isinya seperti larangan menyebarkan, menyalin, atau menggunakan informasi tanpa izin serta kewajiban untuk menjaga keamanan data dan melaporkan apabila terjadi kebocoran.
6. Sanksi dan Ganti Rugi. Jelaskan apa saja konsekuensi hukum apabila NDA telah dilanggar, termasuk ganti rugi atau pemutusan hubungan kerja sama para pihal terkait.
7. Hukum yang Berlaku dan Penyelesaian Sengketa. Tentukanlah Dimana area atau yurisdiksi hukum (misalnya: hukum Indonesia). Sertakan juga mekanisme penyelesaian sengketa, apakah mediasi, arbitrase, atau pengadilan.
8. Format dan Tanda Tangan. Pastikanlah bahwa NDA ditandatangani oleh para pihak yang memiliki otoritas. Gunakanlah format tertulis dan legal. Apabila menggunakan sistem digital, bisa menggunakan tanda tangan elektronik yang sah.

Setelah NDA dibuat, perusahaan perlu memastikan bahwa tidak hanya isi NDA-nya kuat, tapi perlu ada mekanisme pengawasan dan edukasi, atas konsekuensi yang akan terjadi. Berikut adalah langkah-langkah praktis yang dapat Anda gunakan di perusahaan:

1. Gunakan bahasa yang jelas, lugas, tidak ambigu dan pastikan semua pihak memahami isi NDA, bukan hanya sekedar menandatangani 
2. Pastikan NDA ditandatangani pihak yang memiliki otoritas hukum di masing-masing perusahaan., jangan lupa sertakan nama, jabatan, dan kontak yang jelas.
3. Jika NDA melibatkan tim internal, guna memastikan mereka mengetahui dengan benar, lakukan briefing atau pelatihan singkat tentang isi dan konsekuensinya, Akan lebih baik jika perusahaan memiliki SOP internal untuk menjaga informasi rahasia.

Baca juga: Terapkan SOP secara jelas, pastikan operasional bisnis lancar

4. Tetpkan prinsip need-to-know, hanya para pihak yang relevan boleh mengakses informasi rahasia.
5. Jelaskan konsekuensi hukum dan bisnis jika NDA dilanggar, demikian juga klausul ganti rugi, pemutusan kerja sama, atau tuntutan hukum.
6. Apabila menggunakan tanda tangan digital, gunakan platform e-signature yang diakui secara hukum (misalnya: PrivyID, DocuSign), tujuannya memperkuat validitas dan memudahkan pelacakan.
7. Lakukan evaluasi berkala terhadap kepatuhan NDA, terutama jika kerja sama berlangsung lama.
8. Simpanlah salinan NDA di tempat yang aman, baik secara fisik maupun digital. Jika memungkinkan gunakanlah sistem manajemen dokumen yang terenkripsi jika memungkinkan.

Nah, demikianlah hal-hal yang harus Anda ketahui tentang perjanjian kerahasiaan atau NDA. NDA adalah salah satu landasan untuk mencegah kerugian finansial perusahaan dari aspek hukum. 

Baca juga: Tips Terhindar dari Kebangkrutan: Mengelola Risiko dalam Bisnis

Jangan meremehkan hal yang sepertinya ribet, karena menyangkut ranah hukum.  Apabila Anda masih memili keraguan tentang Non Disclosure Agreement ini, jangan ragu untuk bertanya di Tanya Ahli ya.