Pernahkah Anda mengalami ini: jualan ramai, pesanan masuk terus, tetapi saat tutup toko Anda justru bingung sebenarnya hari ini untung berapa?
Misalnya, Anda berjualan mie ayam. Transaksi Anda sepertinya terus meningkat. Tetapi kenapa keuntungan yang Anda peroleh masih tidak banyak, atau segitu-gitu saja?
Bisa jadi Anda melewatkan satu hal dasar, yaitu pencatatan keuangan harian.
Oke, Anda mungkin mencatat transaksi yang terjadi. Tapi apakah Anda juga mencatat tahapan sebelum terjadi penjualan, seperti pembelanjaan bahan, produksi barang, dan pengemasan?
Setiap usaha wajib membuat catatan keuangan harian. Tidak perlu catatan harian yang rumit. Cukup dengan catatan keuangan yang sederhana, yang penting bisa digunakan dan mudah dipahami.
Lalu, bagaimana cara membuat catatan keuangan yang mudah diterapkan oleh pelaku usaha kuliner?
Kenapa Penting untuk Usaha Kuliner?
Catatan keuangan harian adalah pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan setiap hari untuk mengetahui pemasukan, pengeluaran, omzet, dan keuntungan usaha. Bagi pelaku usaha kuliner, catatan ini dapat menjadi dasar untuk mengetahui kondisi keuangan sekaligus mengevaluasi kegiatan operasional bisnis.
Pencatatan tersebut penting karena usaha kuliner umumnya memiliki transaksi yang cukup banyak dan berlangsung setiap hari. Selain itu, bahan baku juga memiliki perputaran yang cepat sehingga perlu dikelola dengan baik.
Jika tidak dicatat dan dipantau secara rutin, berbagai masalah dapat muncul. Misalnya, bahan baku menumpuk, bahan makanan terbuang, atau pengeluaran kecil yang terus berulang tanpa disadari.
Sebagai contoh, Anda mungkin merasa bahwa membeli tambahan kemasan atau bahan baku tertentu dengan harga puluhan ribu rupiah bukanlah masalah besar. Namun, jika pengeluaran tersebut terjadi berkali-kali dalam satu bulan, jumlahnya dapat menjadi cukup besar.
Dengan mencatat setiap transaksi, Anda dapat mengetahui pola pengeluaran dan pemasukan dengan lebih jelas. Dari sana, Anda bisa menentukan bagian mana yang perlu dipertahankan, dikurangi, atau dievaluasi.
Apa Saja yang Perlu Dicatat Setiap Hari?
Pencatatan keuangan harian sebenarnya tidak membutuhkan banyak hal. Yang paling penting adalah mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran secara konsisten.
Agar lebih mudah diterapkan, Anda dapat mencatat beberapa komponen berikut:
- Penjualan: Catat total uang yang diperoleh dari penjualan pada hari tersebut.
- Belanja bahan baku: Catat pembelian ayam, beras, minyak, sayuran, bumbu, dan bahan lainnya.
- Biaya operasional: Catat biaya gas, kemasan, transportasi, upah karyawan jika ada, serta kebutuhan operasional lainnya.
- Bahan atau makanan yang terbuang: Catat bahan baku rusak, makanan tidak terjual, salah produksi, atau produk yang tidak dapat digunakan.
- Biaya penjualan online: Catat komisi, biaya layanan, atau biaya lain yang dikenakan oleh platform penjualan online.
Dengan mencatat komponen tersebut setiap hari, Anda akan lebih mudah melihat kondisi keuangan usaha secara keseluruhan. Catatan tersebut juga dapat menjadi bahan evaluasi ketika Anda ingin mengetahui penyebab keuntungan usaha belum meningkat.
Contoh Catatan Keuangan Harian yang Sederhana
Lantas, seperti apa penerapan pencatatan keuangan harian dalam usaha kuliner?
Sebenarnya, Anda dapat memulainya dengan cara yang sangat sederhana. Misalnya, Pak Ali memiliki usaha makanan dan minuman. Pada hari ini, Pak Ali mendapatkan penjualan sebesar Rp1.500.000.
Pada hari yang sama, Pak Ali mengeluarkan:
- Rp500.000 untuk membeli bahan baku;
- Rp100.000 untuk membeli kemasan; dan
- Rp50.000 untuk membeli gas.
Seluruh transaksi tersebut kemudian dicatat pada hari yang sama.
Dari pencatatan tersebut, Pak Ali dapat mengetahui bahwa terdapat pemasukan sebesar Rp1.500.000 dan pengeluaran sebesar Rp650.000 untuk transaksi yang dicatat pada hari tersebut.
Contoh tersebut memang sederhana. Namun, prinsipnya dapat diterapkan pada usaha kuliner dengan skala yang lebih besar. Semakin banyak transaksi yang dilakukan, semakin penting bagi Anda untuk memiliki catatan yang rapi.
Dengan begitu, Anda tidak perlu mengandalkan ingatan ketika ingin mengetahui ke mana saja uang usaha digunakan. Anda juga dapat melihat kembali transaksi yang sudah terjadi ketika melakukan evaluasi keuangan.
Jangan Hanya Mencatat Uang Masuk
Salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam menjalankan usaha adalah hanya memperhatikan omzet atau jumlah penjualan.
Padahal, omzet bukanlah satu-satunya angka yang perlu diperhatikan. Anda juga perlu mengetahui berapa banyak uang yang dikeluarkan untuk menghasilkan penjualan tersebut.
Misalnya, usaha Anda memperoleh penjualan Rp1.500.000 dalam sehari. Sekilas, angka tersebut terlihat cukup besar. Namun, jika pada hari yang sama Anda harus mengeluarkan biaya untuk bahan baku, kemasan, gas, transportasi, komisi penjualan online, dan kebutuhan lainnya, jumlah uang yang tersisa tentu akan berbeda.
Karena itu, jangan hanya mencatat uang yang masuk. Pastikan setiap uang yang keluar juga dicatat, termasuk pengeluaran kecil yang sering dianggap sepele.
Jika pengeluaran kecil tersebut terjadi berulang kali dan tidak pernah dicatat, Anda akan kesulitan mengetahui berapa besar biaya yang sebenarnya dikeluarkan untuk menjalankan usaha.
Catat Makanan dan Bahan Baku yang Terbuang
Selain pemasukan dan pengeluaran, Anda juga perlu mencatat makanan atau bahan baku yang terbuang.
Dalam usaha kuliner, bahan baku dapat rusak, makanan tidak terjual, produksi dapat mengalami kesalahan, atau pelanggan dapat membatalkan pesanan. Meskipun produk tersebut tidak menghasilkan pemasukan, proses pembuatannya tetap dapat menimbulkan biaya.
Karena itu, makanan atau bahan baku yang terbuang sebaiknya tetap diperhatikan dalam pencatatan harian.
Misalnya, Anda menemukan bahwa setiap hari terdapat makanan yang tidak terjual dalam jumlah tertentu. Setelah beberapa hari melakukan pencatatan, Anda dapat melihat apakah kondisi tersebut terjadi secara berulang.
Informasi tersebut dapat membantu Anda mengevaluasi jumlah produksi, pembelian bahan baku, maupun proses operasional lainnya. Dengan demikian, pencatatan tidak hanya berfungsi untuk mengetahui kondisi keuangan, tetapi juga membantu Anda menemukan potensi pemborosan dalam usaha.
Luangkan 5 Menit Sebelum Menutup Usaha
Setelah mengetahui apa saja yang perlu dicatat, tantangan berikutnya adalah menjaga agar kegiatan tersebut dilakukan secara konsisten.
Anda tidak perlu menyediakan waktu yang panjang. Cukup luangkan sekitar lima menit sebelum menutup usaha untuk memeriksa seluruh transaksi pada hari tersebut.
Agar lebih mudah dilakukan, Anda dapat mengikuti langkah sederhana berikut:
- Hitung total penjualan pada hari tersebut.
- Catat seluruh pengeluaran, termasuk pengeluaran kecil.
- Periksa transaksi online dan catat komisi atau biaya layanan.
- Catat bahan atau makanan yang terbuang.
- Simpan catatan agar dapat diperiksa kembali saat melakukan evaluasi.
Dengan menjadikan pencatatan sebagai rutinitas sebelum menutup usaha, Anda tidak perlu menumpuk transaksi untuk dicatat beberapa hari kemudian. Selain lebih mudah, cara ini juga dapat mengurangi risiko transaksi terlupakan.
Tidak Perlu Menunggu Usaha Besar untuk Mulai Mencatat
Pencatatan keuangan harian tidak harus menggunakan aplikasi khusus atau format yang rumit. Anda juga tidak harus memiliki pengetahuan akuntansi yang mendalam untuk memulainya.
Jika Anda baru merintis usaha kuliner, buku catatan kecil atau aplikasi notes di HP sudah dapat digunakan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran. Yang terpenting bukanlah media yang digunakan, melainkan konsistensi Anda dalam mencatat setiap transaksi.
Begitu pula jika Anda sudah lama menjalankan usaha kuliner tetapi belum terbiasa melakukan pencatatan. Anda tetap dapat memulainya sekarang tanpa harus menunggu bisnis menjadi lebih besar.
Semakin awal pencatatan dilakukan, semakin banyak informasi yang dapat Anda kumpulkan mengenai kondisi usaha. Dari informasi tersebut, Anda dapat mengetahui pola pemasukan, mengidentifikasi pengeluaran yang tidak diperlukan, mengurangi pemborosan, dan melakukan evaluasi secara lebih terarah.
Pada akhirnya, catatan keuangan harian bukan sekadar aktivitas mencatat uang masuk dan keluar. Catatan tersebut dapat membantu Anda memahami kondisi usaha secara lebih nyata.
Jadi, jangan menunggu usaha menjadi besar untuk mulai mencatat keuangan. Mulailah dari transaksi yang Anda lakukan hari ini. Buat pencatatan yang sederhana, lakukan secara konsisten, dan gunakan hasilnya sebagai dasar untuk mengevaluasi usaha kuliner Anda.
Jika Anda sangat tertarik terkait topik ini dan masih ingin menggali lebih banyak tentang usaha, Anda bisa konsultasi langsung dengan ahli kami di sini, atau daftar akun daya.id secara gratis untuk mengakses lebih banyak pelatihan dan tips seputar pengelolaan usaha.
Sumber:
Berbagai sumber
Berikan Pendapat Anda