Dalam operasional harian usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM), seringkali muncul kebutuhan pengeluaran kecil yang tidak bisa ditangani melalui transfer bank atau pembayaran digital. Di sinilah peran laporan petty cash menjadi penting. Meski jumlahnya kecil, pengelolaan petty cash yang baik dapat mencerminkan kedisiplinan keuangan dan efisiensi operasional usaha.
Pengertian Petty Cash
Petty cash adalah dana tunai kecil yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran rutin harian yang sifatnya mendadak, kecil, dan tidak efisien jika dilakukan melalui prosedur formal. Istilah petty cash sering disebut dengan kas kecil.
Contoh petty cash atau kas kecil adalah sebagai berikut:
- Membeli alat tulis kantor
- Biaya parkir atau transportasi lokal
- Pembelian air minum atau snack untuk tamu
- Biaya fotokopi atau cetak dokumen
Petty cash biasanya disimpan oleh satu orang yang ditunjuk sebagai petugas kas kecil. Laporan petty cash ini, penggunaannya harus dicatat secara rinci. Meski jumlahnya tidak besar, pengelolaan petty cash yang buruk bisa berdampak pada ketidakteraturan keuangan usaha.
Kesahalah Umum Pengelolaan Petty Cash
Sebagian pelaku UMKM, terutama yang sudah berjalan 5–10 tahun dengan omzet di bawah 1 miliar per tahun, masih melakukan kesalahan dalam pengelolaan petty cash.
Berikut ini beberapa kesalahan umum yang sering terjadi, serta cara menghindarinya:
1. Tidak Memisahkan Dana Petty Cash dari Dana Operasional
Kesalahan paling umum adalah mencampur dana petty cash dengan dana operasional harian. Akibatnya, pengeluaran kecil tidak tercatat dengan baik dan sulit dilacak. Dengan demikian perlu bagi pengusaha untuk membuat rekening atau dompet khusus untuk petty cash.
Tentukan jumlah tetap (misalnya Rp1 juta per bulan) dan gunakan sistem imprest, yaitu dana diisi ulang sesuai jumlah yang telah digunakan dan dicatat.
2. Tidak Ada Pencatatan Transaksi Harian
Sebagian UMKM tidak mencatat transaksi petty cash secara rutin. Pengeluaran hanya diingat atau dicatat di akhir bulan, sehingga rawan lupa, salah hitung, atau bahkan penyalahgunaan. Maka sangat penting bagi pelaku usaha untuk memiliki Laporan petty cash atau laporan kas kecil, dengan menggunakan buku kas kecil atau spreadsheet sederhana. Catat setiap transaksi dengan tanggal, keperluan, jumlah, dan bukti transaksi. Jika memungkinkan, gunakan aplikasi keuangan gratis untuk memudahkan pencatatan.
3. Tidak Menyimpan Bukti Pengeluaran
Struk, nota, atau faktur sering kali hilang atau tidak dikumpulkan. Ini menyulitkan saat audit internal atau saat ingin mengetahui ke mana dana digunakan. Maka wajibkanlah setiap pengeluaran petty cash disertai bukti transaksi. Simpan dalam map khusus dan lampirkan saat pengajuan pengisian ulang. Jika bukti hilang, buat surat pernyataan sederhana sebagai pengganti.
4. Tidak Ada Batas Maksimum Pengeluaran
Tanpa batas maksimal, petty cash bisa digunakan untuk pengeluaran besar yang seharusnya melalui prosedur formal. Ini berisiko mengganggu cash flow dan akuntabilitas. Oleh karena itu tetapkan batas maksimal per transaksi, misalnya Rp100.000. Pengeluaran di atas batas harus melalui persetujuan manajemen dan dibayar melalui transfer atau cek.
5. Tidak Melakukan Rekonsiliasi Berkala
Rekonsiliasi antara saldo fisik dan catatan petty cash sering diabaikan. Akibatnya, selisih dana tidak terdeteksi dan bisa menimbulkan kerugian. Maka sangat penting untuk melakukan rekonsiliasi mingguan atau bulanan. Cocokkan saldo kas dengan total pengeluaran yang tercatat. Jika ada selisih, segera cari penyebabnya dan dokumentasikan.
Berdasarkan fakta-fakta yang sering terjadi di atas, sebuah UMKM dianggap berhasil dengan baik mengelola petty cash apabila:
- Tidak ada selisih antara saldo fisik dan catatan.
- Semua transaksi tercatat dan memiliki bukti.
- Dana digunakan sesuai kebutuhan dan batas yang ditetapkan.
- Rekonsiliasi dilakukan secara rutin dan terdokumentasi.
Baca juga : Arus Kas Usaha Anda Berantakan, Segera Lakukan Ini
Kenapa demikian? Karena pengelolaan dan laporan petty cash yang baik bisa dinilai dari beberapa indikator berikut:
- Akurasi Catatan. Tidak ada selisih antara saldo fisik dan catatan. Semua transaksi tercatat dengan lengkap dan jelas.
- Kepatuhan terhadap Prosedur. Pengeluaran sesuai batas maksimal. Bukti transaksi tersedia dan valid.
- Efisiensi Penggunaan. Dana digunakan untuk keperluan yang benar-benar mendesak dan produktif. Tidak ada pemborosan atau pengeluaran yang tidak relevan.
- Transparansi dan Akuntabilitas. Petugas petty cash bisa mempertanggungjawabkan setiap transaksi. Manajemen bisa memantau penggunaan dana dengan mudah.
- Konsistensi Rekonsiliasi. Rekonsiliasi dilakukan secara rutin dan hasilnya terdokumentasi. Tidak ada keterlambatan dalam pengisian ulang atau pelaporan.
Cara Mengelola Petty Cash yang Efektif
Lalu bagaimana cara mengelola petty cash yang benar dan efektif ?
1. Tentukan Jumlah Dana Petty Cash
- Sesuaikanlah dengan kebutuhan usaha. Untuk UMKM, biasanya berkisar antara Rp500.000 – Rp2.000.000.
- Dana ini bisa diisi ulang secara berkala, misalnya setiap minggu atau bulan.
2. Gunakan Sistem Imprest
- Metode yang digunakan untuk pembukuan kas kecil yang jumlah rekeningnya selalu tetap. Dalam artian jumlah dana yang ditambahkan pada kas kecil nilainya sama dengan jumlah pengeluaran yang sudah dibayarkan.
- Setiap pengeluaran pengelola petty cash tidak langsung dicatat melainkan hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya saja.
- Sistem ini menetapkan jumlah tetap petty cash, dan setiap pengeluaran harus dicatat dan disertai bukti (nota/faktur).
- Saat dana hampir habis, maka petugas petty cash mengajukan pengisian ulang sebesar total pengeluaran yang sudah dilakukan.
3. Buat Buku Kas Kecil atau Formulir Petty Cash
Catat setiap transaksi dengan format: Tanggal, Nama penerima, Keperluan, Jumlah, bukti transaksi. Untuk hal ini Anda bisa menggunakan buku tulis, Excel, atau aplikasi keuangan sederhana.
4. Tentukanlah Batas Maksimum Pengeluaran
- Misalnya, maksimal Rp100.000 per transaksi.
- Pengeluaran di atas batas harus melalui prosedur formal (transfer atau cek).
5. Lakukanlah Rekonsiliasi Berkala
- Cocokkan saldo fisik dengan catatan di buku petty cash.
- Lakukanlah audit mingguan atau bulanan untuk memastikan tidak ada selisih.
6. Simpan Bukti Transaksi dengan Rapi
- Nota, faktur, atau struk harus disimpan dan dilampirkan saat pengajuan pengisian ulang.
- Gunakanlah map atau folder khusus agar laporan petty cash mudah diakses saat audit.
Petty cash mungkin terlihat sepele, tapi pengelolaannya mencerminkan kedisiplinan dan profesionalisme usaha. Bagi UMKM yang sudah berjalan 5–10 tahun, pengelolaan petty cash yang baik bisa menjadi fondasi untuk sistem keuangan yang lebih besar dan kompleks.
Mulailah dengan sistem sederhana, disiplin dalam pencatatan, dan evaluasi berkala. Dengan begitu, usaha Anda akan lebih siap menghadapi tantangan operasional harian dengan efisien dan transparan.
Apalagi Anda mau memastikan sistem keuangan usaha Anda bagus atau tidak, yuk manfaatkan dan cek menggunakan Radar Bisnis di daya.id hanya 4 menit saja.
Silakan buka dan isi kuesioner di Cara Memeriksa Kesehatan Bisnis, Rekomendasi untuk UMKM.
Nah, apabila masih ada kebingungan dalam mengelola petty cash dan bagaimana membuat laporan petty cash, yuk manfaatkan fitur Tanya Ahli. Dan bagi yang belum daftar, silakan daftar ya, supaya Anda memiliki banyak alternatif solusi untuk usaha Anda.
Sumber:
Berbagai sumber
Berikan Pendapat Anda