Sebagian pelaku usaha kuliner atau bisnis F&B masih mengabaikan pentingnya mencatat arus kas usaha atau melakukan cash flow management. Padahal, usaha dengan penjualan yang ramai belum tentu memiliki kondisi keuangan yang sehat.
Anda mungkin pernah mengalami kondisi ketika pesanan terus masuk dan omzet terlihat besar, tetapi uang kas justru cepat habis. Akibatnya, Anda kesulitan membayar kebutuhan operasional seperti membeli bahan baku, membayar gaji, atau memenuhi tagihan lainnya.
Kondisi tersebut dapat terjadi ketika uang masuk dan uang keluar tidak dikelola dengan baik. Karena itu, Anda perlu mengetahui posisi kas usaha, mengatur waktu pemasukan dan pengeluaran, serta menyiapkan dana untuk kebutuhan yang akan datang.
Lalu, bagaimana cara mengelola arus kas usaha kuliner agar kondisi seperti ini dapat dicegah? Mari pahami langkah-langkahnya berikut ini.
Ramai Pembeli, tetapi Mengapa Uang Kas Cepat Habis?
Usaha kuliner memiliki transaksi yang berlangsung hampir setiap hari. Uang masuk dari penjualan, tetapi pada saat yang sama berbagai pengeluaran juga terus berjalan.
Omzet yang besar memang menunjukkan bahwa penjualan usaha cukup tinggi. Namun, omzet bukan berarti seluruh uang tersebut menjadi keuntungan yang bisa Anda gunakan.
Anda tetap perlu membayar berbagai kebutuhan usaha, seperti bahan baku, gaji karyawan, sewa tempat, listrik, air, gas, kemasan, biaya platform pesan-antar, hingga pengeluaran tak terduga.
Jika pengeluaran tersebut tidak dikendalikan, uang kas dapat cepat berkurang meskipun penjualan terlihat ramai.
Karena itu, jangan hanya melihat berapa banyak uang yang masuk. Anda juga perlu melihat berapa banyak uang yang keluar dan kapan pengeluaran tersebut harus dibayarkan. Inilah salah satu alasan mengapa cash flow management penting bagi usaha kuliner.
Kenali Dulu Arus Kas Usaha Kuliner
Sebelum mengelola arus kas, Anda perlu memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan arus kas.
Secara sederhana, arus kas adalah pergerakan uang yang masuk dan keluar dari usaha. Dalam usaha kuliner, arus kas dapat dibagi menjadi dua, yaitu arus kas masuk dan arus kas keluar.
Arus Kas Masuk
Arus kas masuk adalah uang yang diterima oleh usaha. Contohnya:
• Penjualan makanan dan minuman;
• Pembayaran pesanan katering;
• Pembayaran dari pelanggan;
• Pendapatan lain yang berasal dari kegiatan usaha.
Arus Kas Keluar
Sementara itu, arus kas keluar adalah uang yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan usaha. Contohnya:
• Pembelian bahan baku;
• Gaji atau upah karyawan;
• Sewa tempat;
• Listrik, air, dan gas;
• Kemasan;
• Biaya promosi;
• Biaya platform pesan-antar;
• Perawatan peralatan.
Anda tidak perlu membuat tabel akuntansi yang rumit untuk mulai memahami arus kas. Sebagai langkah sederhana, Anda dapat menggunakan alur berikut:
Uang masuk → uang keluar → posisi kas usaha
Dari pencatatan tersebut, Anda dapat mengetahui berapa uang yang tersedia setelah berbagai kebutuhan usaha dibayarkan.
Karena itu, pencatatan transaksi keuangan menjadi langkah penting dalam mengelola usaha. Dengan catatan yang rapi, Anda akan lebih mudah memahami kondisi keuangan dan menentukan keputusan yang perlu diambil.
Pisahkan Uang Usaha dan Uang Pribadi
Salah satu kebiasaan yang dapat membuat arus kas usaha sulit dipantau adalah mencampurkan uang usaha dengan uang pribadi.
Misalnya, Anda menggunakan uang dari kas usaha untuk membayar kebutuhan rumah tangga, membeli barang pribadi, atau memenuhi kebutuhan keluarga. Jika hal tersebut terus dilakukan tanpa pencatatan, Anda akan kesulitan mengetahui berapa uang yang sebenarnya tersedia untuk menjalankan usaha.
Untuk mengatasinya, Anda dapat melakukan beberapa langkah sederhana.
Pertama, gunakan rekening atau dompet digital yang berbeda. Dengan begitu, uang usaha dan uang pribadi tidak tercampur sehingga lebih mudah dipantau.
Kedua, tentukan jumlah uang yang boleh Anda ambil dari usaha untuk kebutuhan pribadi. Dengan menetapkan batas tersebut, modal usaha tetap dapat digunakan untuk menjalankan operasional, sementara kebutuhan pribadi tetap memiliki anggaran yang jelas.
Pemisahan ini terlihat sederhana, tetapi dapat membantu Anda melihat kondisi arus kas usaha dengan lebih jelas.
Atur Pengeluaran Berdasarkan Prioritas
Mengelola arus kas bukan hanya tentang mencatat uang masuk dan keluar. Anda juga perlu menentukan pengeluaran mana yang harus didahulukan.
Langkah ini menjadi semakin penting ketika penjualan sedang menurun. Dengan menentukan prioritas, Anda dapat memastikan uang yang tersedia digunakan terlebih dahulu untuk kebutuhan yang paling penting bagi kelangsungan usaha.
Anda dapat membagi pengeluaran menjadi dua kelompok berikut.
Prioritas utama
Pengeluaran yang berkaitan langsung dengan operasional dan perlu dibayarkan tepat waktu, seperti:
• Bahan baku;
• Gaji karyawan;
• Sewa tempat;
• Listrik, air, dan gas.
Prioritas yang dapat disesuaikan
Pengeluaran yang masih dapat ditunda, dikurangi, atau disesuaikan dengan kondisi kas, seperti:
• Promosi;
• Pembelian peralatan baru;
• Renovasi;
• Pengeluaran tambahan yang tidak mendesak.
Dengan pembagian ini, Anda tidak perlu menghentikan seluruh pengeluaran ketika pemasukan sedang turun. Anda cukup menyesuaikan pengeluaran yang memang masih bisa ditunda.
Jangan Sampai Terlalu Banyak Uang Tertahan di Stok
Bahan baku memang penting untuk menjaga operasional usaha kuliner. Namun, terlalu banyak membeli bahan juga dapat membuat uang kas Anda tertahan dalam bentuk stok.
Masalahnya, sebagian bahan baku memiliki masa simpan yang terbatas. Jika bahan rusak atau tidak terpakai, uang yang sudah Anda keluarkan untuk membelinya ikut terbuang.
Karena itu, sesuaikan pembelian bahan baku dengan kebutuhan produksi dan pola penjualan. Hindari membeli terlalu banyak hanya karena harga sedang murah atau karena khawatir kehabisan stok.
Sebagai contoh, jika menu ayam Anda rata-rata terjual 30 porsi per hari, jumlah bahan yang dibeli sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan produksi dan daya simpannya.
Dengan begitu, Anda tetap memiliki stok yang cukup tanpa membuat terlalu banyak uang tertahan dalam persediaan.
Evaluasi Arus Kas Secara Berkala
Pencatatan arus kas tidak cukup jika hanya dilakukan sesekali. Anda perlu mengevaluasinya secara rutin agar dapat mengetahui apakah kondisi keuangan usaha masih sesuai dengan rencana.
Evaluasi dapat dilakukan dengan cara sederhana berdasarkan periode berikut.
• Setiap hari: catat seluruh uang yang masuk dan keluar.
• Setiap minggu: periksa apakah pemasukan sesuai dengan perkiraan dan cari tahu apakah ada pengeluaran yang meningkat.
• Setiap bulan: lihat kondisi kas secara keseluruhan, identifikasi pengeluaran yang dapat dikurangi, dan buat perkiraan kebutuhan untuk bulan berikutnya.
Dengan melakukan evaluasi secara berkala, Anda tidak hanya mengetahui kondisi kas saat ini, tetapi juga dapat mengantisipasi kebutuhan usaha di kemudian hari.
Jangan Tunggu Kas Menipis Baru Mengatur Keuangan
Omzet yang besar tidak selalu berarti kondisi keuangan usaha Anda sehat. Yang tidak kalah penting adalah memastikan uang tersedia ketika kebutuhan usaha harus dibayarkan.
Bayangkan jika penjualan Anda tinggi, tetapi sebagian besar uang masih tertahan dalam stok, sementara tagihan, gaji, dan kebutuhan operasional sudah jatuh tempo. Dalam kondisi seperti ini, usaha tetap dapat mengalami kesulitan kas meskipun omzet terlihat besar.
Karena itu, fokus Anda tidak seharusnya hanya meningkatkan penjualan. Anda juga perlu memastikan uang masuk dan keluar dikelola dengan baik agar operasional usaha tetap berjalan.
Anda dapat memulainya dari langkah sederhana:
Catat → Pisahkan → Prioritaskan → Perkirakan → Evaluasi
Tidak perlu langsung menggunakan sistem yang rumit. Mulailah dengan mencatat transaksi setiap hari, pisahkan uang usaha dan pribadi, tentukan pengeluaran berdasarkan prioritas, perkirakan kebutuhan kas, lalu lakukan evaluasi secara rutin.
Dengan kebiasaan tersebut, Anda akan lebih mudah memahami kondisi arus kas dan mengambil keputusan keuangan untuk usaha kuliner Anda.
Jika Anda sangat tertarik ingin tahu tentang mengatur arus kas tentang usaha, Anda bisa konsultasi langsung dengan ahli kami di sini, atau daftar akun daya.id secara gratis untuk mengakses lebih banyak pelatihan dan tips seputar pengelolaan usaha.
Sumber:
Berbagai sumber
Berikan Pendapat Anda