Customer service merupakan salah satu pintu perusahaan dalam berhubungan dengan para konsumen, terutama bagi Anda yang menjalankan bisnis online. Customer service atau CS bertanggung jawab untuk menangani kebutuhan pelanggan akan informasi dan hal lain yang berkaitan dengan produk, termasuk keluhan konsumen. 

Lalu, bagaimana tips untuk menjadi seorang customer service yang baik? 

Di bawah ini beberapa tips yang bisa Anda coba jika Anda merangkap sebagai customer service untuk bisnis Anda sendiri, atau, Anda bisa juga membagi tipsnya dengan tim Anda.

 

Definisi dan Peran Customer Service

Customer service merupakan salah satu bagian pekerjaan yang bertugas menyediakan informasi terkait produk atau layanan yang dimiliki oleh perusahaan, kepada konsumen. 

Customer service menjadi garda terdepan yang berhubungan langsung dengan customer dan memiliki pengaruh besar terhadap keputusan pembelian calon customer. Customer service akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan persoalan konsumen dalam melakukan pembelian dan penggunaan produk atau layanan perusahaan dengan melayani pertanyaan, saran, dan juga keluhan. 

Customer service juga dapat berperan banyak pada sebuah perusahaan seperti menjadi public relation, media penjualan, menjaga kepercayaan pelanggan, dan sebagai data entry. 

 

Menjadi Customer Service Berkualitas

Karena kualitas customer service dapat menjadi kunci kesuksesan perusahaan, Anda sebaiknya berupaya untuk mendapatkan atau menjadikan para customer service yang Anda miliki lebih andal dan berkualitas. 

Berikut merupakan beberapa cara paling sederhana yang dapat Anda lakukan agar seorang customer service di bisnis Anda menjadi lebih berkualitas, dan tentunya berdampak positif untuk perusahaan.

 

1.    Miliki pengetahuan produk dengan baik

Pengetahuan mengenai produk atau jasa yang dimiliki perusahaan akan menjadikan Anda atau tim Anda sebagai customer service yang dapat memberikan solusi dan informasi tepat kepada konsumen. 

Pengetahuan mengenai produk dapat dimulai dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan produk, perbandingan produk yang dimiliki dengan produk dari kompetitor, preferensi kebutuhan konsumen terhadap produk dan lainnya. 

Pengetahuan mengenai produk juga dapat dikembangkan menjadi pengetahuan mengenai industri dari produk tersebut. Dengan begitu sebagai customer service, Anda atau tim Anda memiliki pengetahuan yang lebih luas, memahami kebutuhan konsumen, serta dapat memberikan informasi kepada konsumen secara lebih konkrit dan komprehensif. 

Customer service dengan pengetahuan produk yang luas akan disegani oleh customer, karena customer akan merasa kebutuhannya telah terpenuhi. Kepuasan customer terhadap pelayanan juga merupakan salah satu yang sangat berpengaruh terhadap keputusan pembelian. Ketika customer sudah merasa puas dan merasa terpenuhi dengan pelayanan customer service, maka keputusan pembelian juga akan condong ke arah yang positif, bahkan dapat menjadikan customer tersebut loyal kepada produk yang dihasilkan oleh sebuah perusahaan.

 

2.    Komunikasi adalah dasar

Customer service juga memiliki peran sebagai public relation perusahaan, dan menjadi media penyampaian informasi kepada customer. Peran tersebut tentunya dapat menjadi efektif jika Anda atau tim Anda memiliki kemampuan komunikasi yang baik. 

Komunikasi yang dibutuhkan oleh seorang customer service tidak hanya diartikan sebagai kemampuan berbicara yang baik, lugas, dan jelas, namun komunikasi juga diartikan untuk menjadi pendengar yang baik.  

Kemampuan menjadi pendengar yang baik akan menciptakan berbagai dampak positif bagi customer service, diantaranya adalah dapat berempati kepada konsumen dengan memahami keadaan dan kebutuhannya, menjadi pribadi yang lebih tenang dan lapang dada atau sabar, dan dapat memberikan informasi dan solusi secara cepat dan tepat kepada konsumen.

Pengembangan dari kemampuan komunikasi yang dibutuhkan oleh customer service juga dapat diartikan lebih luas. Penggunaan bahasa yang sopan dan positif, cepat tanggap, dan mempengaruhi juga merupakan salah satu bagian dari kemampuan komunikasi yang perlu dipelajari oleh seorang customer service. 

Customer service yang memiliki kemampuan komunikasi yang baik seperti yang disebutkan sebelumnya, akan menjadikan customer service yang lebih profesional dan membuat konsumen nyaman dengan pelayanannya. Oleh karena itu kemampuan komunikasi yang baik dari customer service tentunya juga akan mempengaruhi kenyamanan konsumen dalam melakukan keputusan pembelian baik sekali maupun secara berulang.

 

3.    Pengalaman dan aktif belajar

Pengalaman akan memberi Anda dan tim berbagai pembelajaran, antara lain tentang cara menghadapi berbagai permasalahan yang berbeda dari setiap konsumen. Pengalaman juga akan membuat seorang Anda dan tim menjadi lebih cepat dalam memahami keadaan dan adaptif dengan berbagai keadaan yang tidak menentu. 

Namun, Anda dan tim juga perlu untuk menjadi pembelajar yang aktif. Menjadi pembelajar yang aktif adalah salah satu dari kunci kesuksesan menjadi customer service, karena kemampuan yang perlu dimiliki dari yang sudah disebutkan di atas, adalah kemampuan yang dapat dipelajari dan dilatih. 

Pmbelajar yang aktif di sini artinya selalu mengevaluasi diri untuk menjadikan diri sebagai seorang customer service yang lebih berkualitas setiap harinya. Komitmen untuk selalu belajar dan berlatih untuk lebih baik inilah yang kemudian menjadikan Anda dan tim memperoleh pengetahuan maupun kemampuan teknis sebagai seorang customer service.

Customer service mungkin masih memiliki stigma di masyarakat sebagai pekerjaan yang terkesan tidak menarik. Namun, fakta di lapangan mengatakan bahwa seorang customer service memegang peranan penting terhadap kesuksesan penjualan sebuah perusahaan sehingga secara tidak langsung juga menjadi faktor keberlangsungan perusahaan yang berkelanjutan. 

Sebagai seorang customer service, Anda dan tim juga perlu untuk terus berkembang menjadi lebih berkualitas, karena dengan begitu akan memberikan manfaat baik untuk konsumen maupun perusahaan. 

Baca Juga: Cara Membangun “Customer Service” Perusahaan yang Kuat

Apabila ada pertanyaan lebih lanjut mengenai pembahasan menjadi customer service yang berkualitas, Anda bisa bertanya langsung pada ahlinya pada fitur Tanya Ahli. Dapatkan juga informasi menarik dan bermanfaat lainnya di Daya.id dengan registrasi diri di www.daya.id/register. Selamat Mencoba dan semoga bermanfaat!