Evaluasi kinerja merupakan agenda wajib setiap perusahaan. Penilaian yang diadakan setiap tahun ini sebaiknya dilakukan dengan rutin guna meningkatkan kualitas para pegawai. 

Dalam sebuah sesi evaluasi kinerja, setiap pegawai diberikan pujian, feedback atau umpan balik mengenai kinerjanya, dan kesempatan untuk mendiskusikan masalah atau masalah kinerja yang pernah dihadapi. Alih-alih ingin menjadi lebih baik, pegawai dapat mengalami miskonsepsi bahkan sakit hati terhadap ucapan Anda. 

Lantas, seperti apa contoh evaluasi kinerja pegawai, dan bagaimana cara menyampaikan evaluasi performa yang efektif kepada pegawai? 

 

Tips Menyampaikan Evaluasi Performa yang Efektif

Berikut adalah tips menyampaikan evaluasi performa yang efektif kepada pegawai menurut buku Performance Management: Key Strategies and Practical, buku Performance Management That Makes A Difference: An Evidence-Based Approach, dan Harvard Business Review.

 

Feedback alias Umpan Balik yang Sesuai

Ketika memberikan umpan balik, pikiran manusia pada umumnya sulit untuk membedakan karakteristik personal dan sikap profesional. Anda dapat menghindari hal ini dengan cara memberikan umpan balik yang difokuskan terhadap kinerja, perilaku, dan sikap pegawai.
 

• Pastikan umpan balik yang diberikan akurat, adil, jujur, tidak berdasarkan opini pribadi, dan tidak bertele-tele. 
• Kemas umpan balik dengan kata-kata yang baik, tanpa menutupi masalah yang ada. 
• Berikan umpan balik yang spesifik mengenai perilaku pegawai yang Anda harap untuk dihentikan, dimulai, dan dilanjutkan. 

Pegawai yang sedang dievaluasi juga harus diberikan kesempatan yang sama untuk menjelaskan sudut pandang dari dirinya.

 

Tidak Pelit Pujian

Berupaya memberikan lebih banyak pujian bukan berarti Anda tidak menyampaikan masalah atau teguran terhadap pegawai. Teguran atau masalah kinerja dapat disampaikan pada awal penilaian, kemudian diimbangi dengan pujian setelahnya. 

Fokuskan pujian terhadap kekuatan dan prestasi pegawai dalam pekerjaan. Memberikan pujian akan meningkatkan motivasi para pegawai untuk meningkatkan performa kinerja. Bentuk pujian dapat berupa apresiasi terhadap pencapaian dan kekuatan pegawai.

 

Berikan Kritik yang Membangun

Kritik yang membangun merupakan salah satu pendekatan positif terhadap pegawai. Dengan memberikan kritik yang membangun, pegawai akan merasa nyaman untuk membuka diri kepada Anda dan dapat membantu individu mengurangi perilaku defensif, jika dibandingkan dengan hanya menyalahkan individu sepenuhnya. 

Cara memberikan kritik yang membangun adalah dengan menggunakan kalimat yang positif dan solutif, seperti “Menurut saya, proposal kamu sudah bagus, apalagi jika di bagian latar belakang kamu tambahkan hasil riset dari tahun sebelumnya.”

Baca juga: 8 Tips Lebih Menonjol di Tempat Kerja

 

Self-Assessment alias Penilaian Diri Sendiri

Self-assessment dapat membantu Anda untuk melihat dari sudut pandang pegawai. Melakukan penilaian diri dapat membangun dasar diskusi, dimulai dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut:

• Seberapa baik Anda merasa dalam melakukan pekerjaan Anda?
• Apa kekuatan Anda?
• Apa hal yang paling Anda sukai/paling tidak Anda sukai dari pekerjaan Anda?
• Menurut Anda, mengapa proyek lain berjalan dengan baik?
• Menurut Anda, mengapa Anda tidak memenuhi target yang diberikan?

 

Analisis Performa

Bukan hanya pujian dan teguran yang disampaikan saat evaluasi performa, namun diskusi mengenai analisis performa juga perlu dilakukan bersama-sama secara objektif. Analisis performa pegawai dilakukan untuk mengetahui penyebab baik atau buruknya sesuatu, serta bagaimana cara mencegah masalah yang sama di kemudian hari.

Baca juga: Cara Ampuh Meningkatkan Produktivitas di Kantor

 

Jangan Berikan Kritik yang Tak Terduga

Jangan berikan kritik yang tak terduga ketika menyampaikan evaluasi performa pegawai. Diskusi yang dilakukan sebaiknya didasari oleh perilaku atau peristiwa yang telah terjadi sebelumnya. Kenapa? Karena tujuan dari evaluasi performa adalah untuk merefleksikan secara singkat pengalaman pegawai selama periode sebelumnya, dan sebagai dasar merencanakan masa depan. Bukan untuk membuat pegawai merasa bersalah. 

Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan salinan penilaian pegawai sebelumnya, sehingga pegawai dapat menyalurkan respon emosional awal secara pribadi dan tidak merasa malu atau emosi ketika dikritik saat rapat. 

Bagi para pegawai yang kinerjanya buruk, pertemuan tatap muka pada sesi yang berbeda dapat dijadikan alternatif untuk memberikan evaluasi dan meminta perubahan perilaku.

Demikianlah beberapa contoh evaluasi kinerja dan tips dalam menyampaikan evaluasi performa tanpa menyakiti hati pegawai. Menyampaikan umpan balik, kritik, pujian, dan berdiskusi bersama merupakan kunci utama dari evaluasi performa yang efektif. 

Jika Anda ingin bertanya kepada ahli mengenai tips menyampaikan evaluasi performa kepada pegawai lebih lanjut, Anda dapat menggunakan fitur Tanya Ahli dan mendapat jawaban langsung dari ahlinya. Pastikan Anda mendaftar daya.id untuk mendapatkan informasi mengenai pengembangan karir secara gratis.