Pernahkah Anda mendengar istilah nota debit? Nota debit adalah salah satu jenis nota yang biasa dikeluarkan apabila ada kesalahan atau koreksi dalam penjualan atau pembelian produk. Dua jenis nota yang biasa dikeluarkan tersebut adalah nota debit dan nota kredit. Koreksi atau kesalahan yang biasa terjadi dalam penjualan diantaranya yaitu adanya perbedaan dalam jumlah barang, serta retur yang disebabkan oleh cacat atau masalah lainnya.

Nota yang dikeluarkan ini bisa berupa debit ataupun kredit tergantung jenis permasalahannya apa. Kesalahan yang terjadi dalam administrasi penjualan atau pembelian memang sudah biasa terjadi. Masalah nota debit atau kredit ini juga bisa menjadi masalah dalam akuntansi, yang sering dihadapi oleh perusahaan-perusahaan baru. Itulah sebabnya Anda harus menguasai nota debit untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi saat penjualan.

 

Memahami Pengertian Nota Debit

Nota debit adalah suatu dokumen atau bukti dokumen yang menjelaskan adanya pengurangan utang usaha akibat pengembalian barang dagangan atau penurunan harga yang dibuat pembeli. Sederhananya, nota debit ini akan digunakan untuk mengurangi atau mendebit. Jika dikaitkan dengan dunia usaha, nota debit ini akan berguna untuk mengurangi utang usaha pembeli yang harus dilunasi.

Umumnya, lembar nota debit ini akan dibuat minimal sebanyak 2 (dua) rangkap. Untuk lembar aslinya akan dikirimkan kepada penjual. Biasanya dikirimkan bersamaan dengan pengembalian barang yang telah dibeli. Sementara untuk lembar salinannya akan disimpan sebagai bukti pencatatan.

 

Fungsi dari Nota Debit dalam Penjualan/Pembelian

Seperti yang telah disinggung sebelumnya bahwa nota debit ini biasanya akan dikeluarkan oleh pembeli yang melakukan pembelian barang dengan si penjual. Nota debit ini memiliki fungsi dalam bidang usaha/bisnis yang diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. Untuk meminta adanya pengurangan utang pada penjual karena barang dikirimkan kembali. Sehingga jumlah tagihan pun akan berkurang dari jumlah yang sudah disepakati sebelumnya.

2. Untuk meminta koreksi harga atas suatu produk. Koreksi harga ini terjadi apabila barang yang dijual sudah tidak laku, tidak tren, atau masalah lainnya yang mungkin terjadi.

3. Untuk meminta koreksi atas sejumlah barang yang sudah disepakati sebelumnya. Contohnya ada barang yang jumlahnya berkurang saat dikirim. Nota debit pun akan digunakan untuk menunjukkan hal tersebut. Maka saat penagihan nantinya tidak akan menimbulkan persoalan yang baru.

4. Sebagai bukti untuk melakukan stock opname atau jenis pendataan lainnya dalam hal pengecekan barang.

 

Kesalahan yang Biasa Terjadi dalam Administrasi Penjualan

Kesalahan yang mungkin muncul dalam administrasi penjualan dan harus menggunakan nota debit diantaranya yaitu

1. Perubahan Utang/Piutang yang Tidak Jelas
Perubahan pada utang atau piutang dalam sebuah transaksi menjadi hal yang biasa terjadi. Untuk menghindari kesalahan di akhir periode dan saat penagihan, perubahan apapun pada utang/piutang tersebut harus dicatat.

2. Tak Ada Revisi pada Jumlah Barang
Jumlah barang juga sering lupa dicatat sehingga perbedaan akan jumlah barang baik sedikit atau banyak, bisa menimbulkan kesalahan yang sangat fatal.

Itulah pengertian dari nota debit dan fungsinya. Dari informasi ini dapat disimpulkan bahwa nota debit adalah nota yang dibuat oleh pembeli dengan tujuan untuk pengembalian barang atau pengurangan harga. Nota debit ini menjadi salah satu jenis nota yang akan sangat umum digunakan pada jalannya suatu usaha, sehingga pelaku usaha harus dapat memahami dengan baik tentang nota debit ini. Anda juga bisa berkonsultasi dengan praktisi & trainer UMKM dari Daya.id seputar masalah nota usaha lainnya.

Untuk informasi lain terkait tips usaha maupun produk keuangan lainnya. Anda bisa membacanya di Daya.id. Dengan mendaftar di Daya.id semua informasi keuangan bisa diakses dengan gratis dan sangat mudah. Jadi, yuk kunjungi Daya.id sekarang juga!