Cara Mengetahui Kecurangan Karyawan dan Tips Mencegahnya

Kecurangan (fraud) karyawan dapat mengakibatkan kerugian finansial, rusaknya reputasi bisnis, dan bahkan bisnis kolaps. Oleh karenanya, pelaku bisnis harus bisa menerapkan berbagai cara mengetahui kecurangan karyawan di tempat kerja dan tips pencegahannya.

Langkah identifikasi dan pencegahan tersebut dapat memberi dampak positif pada bisnis. Namun, langkah tersebut perlu dilakukan secara teratur agar risiko kecurangan karyawan di tempat kerja dapat ditekan seminimal mungkin setiap saat.

 

Cara Mengetahui Kecurangan Karyawan

Meski telah melewati seleksi karyawan yang ketat, sebuah bisnis tetap memiliki risiko dicurangi oleh pegawainya. Maka tak heran jika kecurangan karyawan sering ditemui di semua bisnis.

Kecurangan tersebut memiliki wujud yang beragam, contohnya korupsi, pemalsuan laporan keuangan, dan penyalahgunaan wewenang serta aset perusahaan. Untuk mengidentifikasi fraud dalam bisnis, berikut beberapa cara mengidentifikasi kecurangan karyawan di tempat kerja.

 

1.    Audit Internal dan Eksternal

Audit atau pemeriksaan laporan keuangan merupakan salah satu cara yang umum dilakukan untuk mengetahui kecurangan di tempat kerja. Pemeriksaan laporan keuangan ini bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu audit internal dan eksternal.

Audit internal dilakukan oleh tim yang beranggotakan oleh karyawan dari perusahaan itu sendiri. Para anggota tim ini memiliki penguasaan yang baik di bidang masing-masing dan mampu bersikap objektif. Mereka juga bertugas memeriksa laporan untuk menemukan penyimpangan.

Audit eksternal dilakukan oleh auditor pihak ketiga. Mereka umumnya memiliki objektivitas yang lebih tinggi. Sehingga, mereka dapat dengan lebih cepat mengidentifikasi ketidaksesuaian dalam laporan keuangan dan operasional bisnis.

 

2.    Perhatikan Perubahan Perilaku Karyawan

Karyawan yang melakukan fraud biasanya memiliki perilaku khas, contohnya bekerja lebih awal tanpa alasan yang jelas, tiba-tiba bersikap tertutup, dan menjalani gaya hidup mewah yang tidak sesuai gaji. Oleh karenanya, pihak perusahaan perlu mewaspadai perubahan perilaku karyawan.

Namun, pelaksanaan pengawasan ini memiliki tantangan tersendiri. Untuk mengatasi tantangan tersebut, perusahaan dapat melatih karyawan dan pejabat di jajaran manajerial untuk mewaspadai pola perilaku yang mencurigakan.

 

3.    Sediakan Sistem Pelaporan Whistleblower

Untuk melengkapi langkah di atas, perusahaan perlu menyediakan sistem pelaporan whistleblower. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk mengirim laporan anonim jika mereka mengetahui indikasi kecurangan atau perubahan pola perilaku karyawan yang mencurigakan.

 

4.    Gunakan Teknologi Pemantauan

Pemantauan yang dilakukan secara kontinyu dapat membantu pelaku bisnis untuk mengungkap kecurangan karyawan. Cara mengetahui kecurangan karyawan ini bisa dilakukan dengan memanfaatkan beberapa jenis teknologi.

Salah satunya adalah CCTV. Kamera pengawas bisa dipasang di area-area strategis yang sekiranya rawan perilaku kecurangan. Selain itu, perusahaan juga dapat memanfaatkan Point of Sale untuk memantau dan mencatat transaksi secara otomatis.

 

5.    Analisis Data untuk Mendeteksi Penyimpangan

Cara lain untuk mengetahui kecurangan karyawan di tempat kerja adalah memanfaatkan teknik-teknik analisis data untuk mendeteksi potensi fraud dan kelemahan. Teknik analisis data memiliki algoritma khusus yang dapat mendeteksi penyimpangan dalam data finansial.

Setelah mendapat data penyimpangan atau kelemahan finansial, pelaku bisnis dapat melakukan follow up. Sehingga, ia dapat memastikan bahwa kecurangan benar terjadi dan kemudian melakukan strategi khusus untuk mengatasi kecurangan yang ada.

Baca Juga : Tindakan Fraud pada Laporan Keuangan Perusahaan? Cegah dengan 6 Cara Berikut!

 

Tips Mencegah Fraud Karyawan dalam Bisnis

Sebelum kecurangan dapat memberi dampak negatif pada bisnis, pelaku bisnis dapat melakukan tips cegah fraud di bawah ini.

 

1.    Lakukan Background Check Karyawan

Untuk meminimalisir kecurangan karyawan, pelaku usaha sebaiknya melakukan background check secara menyeluruh pada karyawan yang akan dipekerjakan. Pengecekan ini contohnya meliputi riwayat pekerjaan, pendidikan, catatan kriminalitas, dan BI checking.

Apabila hasil pemeriksaan menunjukkan bahwa calon karyawan berperilaku positif dan memiliki potensi kecurangan rendah, maka pelaku usaha dapat mempekerjakannya. Namun, apabila ia terindikasi red flag, sebaiknya perusahaan urung mempekerjakannya.

 

2.    Evaluasi Jajaran Manajerial

Selain melakukan background check karyawan, perusahaan juga perlu melakukan evaluasi pada jajaran manajerial. Penyalahgunaan wewenang dan kecurangan-kecurangan tertentu rawan dilakukan oleh mereka yang memiliki kedudukan manajerial.

Oleh karenanya, tim audit perusahaan juga perlu memeriksa manajemen perusahaan. Pemeriksaan ini dapat membantu perusahaan mengungkap dan mencegah fraud.

 

3.    Pemberian Sanksi yang Tegas

Cara cegah fraud yang cukup efektif adalah pemberian sanksi yang tegas bagi karyawan yang melakukan kecurangan. Sanksi ini dapat berupa tuntutan hukum, penurunan jabatan, ganti rugi, dan pemecatan. 

Dengan adanya sanksi yang berat, karyawan akan berpikir dua kali sebelum melakukan kecurangan. Strategi ini semakin efektif ketika karyawan melihat langsung beratnya sanksi yang diterima pelaku fraud.

 

4.    Penegakan SOP Secara Disiplin

Penegakan SOP perusahaan juga dapat meminimalisir terjadinya fraud. Hal ini karena kecurangan terkadang terjadi karena karyawan tidak paham SOP atau longgarnya pengawasan SOP.

Oleh karena itu, perusahaan perlu sering mensosialisasikan SOP melalui training atau kegiatan sejenis. Selain itu, perusahaan juga perlu melakukan pengawasan dan memberi sanksi bagi pelanggar SOP atau imbalan bagi yang patuh SOP.

 

5.    Gunakan Teknologi Otomatisasi

Beberapa hal memang sulit diawasi setiap saat. Maka, pelaku bisnis perlu menerapkan teknologi otomatisasi untuk mencegah dan mendeteksi kecurangan. Salah satu teknologi yang bisa diterapkan adalah otomatisasi pada sistem payroll, penjualan, dan invoice.

Selain itu, perusahaan juga perlu melacak aktivitas sistem secara real-time, termasuk menggunakan CCTV untuk memantau karyawan di tempat kerja. Dengan adanya teknologi otomatisasi, intervensi manual yang rawan disalahgunakan dapat diminimalisir.

Cara mengetahui kecurangan karyawan bisa dilakukan dengan berbagai strategi. Namun, strategi-strategi ini harus dilakukan secara teratur dan saling terintegrasi. Sehingga, kecurangan tidak hanya bisa dideteksi tapi juga dicegah agar tidak terjadi di masa mendatang.

Namun jika Anda merasa ada yang kurang dari tips ini,  Anda juga bisa membaca artikel usaha lainnya dengan mengunjungi artikel di daya.id dan mendaftarkan diri Anda di sini secara gratis.

Jika Anda membutuhkan bantuan lainnya terkait usaha anda juga dapat langsung berdiskusi secara gratis dengan menggunakan fitur Tanya Ahli di daya.id.