Jobdesk UMKM: Manfaat Dan Cara Membuat

Mengelola toko ritel seperti toko sembako, toko kelontong, minimarket kecil, ataupun toko bahan bangunan, bukan hal yang mudah. Ada saja pengusaha UMKM yang sudah menjalankan usahanya 1–5 tahun masih merasa kewalahan karena pekerjaan menumpuk, karyawan terlihat bingung harus melakukan apa, dan pemilik toko akhirnya turun tangan mengerjakan semuanya sendiri.
Di sinilah pentingnya membuat jobdesk.

 

Manfaat Jobdesk

Ada juga pemilik toko menganggap jobdesk hanya perlu untuk perusahaan besar. Padahal, bagi UMKM, jobdesk akan membantu agar tidak semuanya bergantung pada pemilik. Sehingga pemilik lebih dapat fokus pada yang lain, misalnya membuka cabang, ekspansi usaha, mengembangkan jaringan, strategi pemasaran dan sebagainya. Pemilik tidak perlu lagi ikut melakukan hal-hal operasional kecil seperti menyusun display, menghitung stok, atau melayani semua pelanggan.

Banyak kasus terjadi, apabila tidak ada jobdesk atau memiliki jobdesk yang jelas, misalnya:

• Pekerjaan tidak selesai,
• Kesalahan pelayanan pelanggan,
• Display berantakan, sehingga pelanggan sulit mencari barang,
• Stok tidak terkelola, stok habis tapi tidak dipesan,
• Barang kedaluwarsa menumpuk,
• Produk cepat habis tidak terdeteksi,
• Banyaknya barang hilang,
• Kinerja karyawan sulit dinilai, mana yang sungguh kerja, mana yang tidak, mana yang teliti, mana yang sembrono, mana yang penting dipromosikan jabatannya.

Baca juga: Kenapa pemula sering gagal dalam memulai usaha? Ini jawabannya.

Padahal, salah satu cara agar usaha untung adalah adanya tata kelola usaha yang rapi dan efisien. Hal tersebut dimulai dengan memiliki atau membuat jobdesk (daftar tugas dan tanggung jawab) yang jelas untuk setiap karyawan. Jobdesk artinya gambaran pekerjaan, diambil dari istilah Bahasa Inggris Job Decription. 

Baca juga: Strategi mempertahankan karyawan pada UMKM yang sedang berkembang.

 

Prinsip Dasar Membuat Jobdesk Sederhana

Berikut ini beberapa prinsip dasar dalam membuat jobdesk.

1. Ketahui/pahami proses/alur pekerjaa di toko, dari tahap barang diterima toko, tahap penataan/display di gudang, Tahap display barang di toko, tahap pelayanan konsumen, tahap pembelian/pembayaran barang ke supplier, tahap pengembalian barang rusak ke supplier, tahap pengembalian barang oleh konsumen, dan sebagainya.
2. Lakukan identifikasi, pekerjaan-pekerjaan yang dibutuhkan disetiap tahapan-tahapan tersebut.
3. Buat struktur organisasi untuk dapat mengelola proses kerja tersebut. Tidak perlu rumit. Untuk UMKM dengan 1-10 orang karyawan, cukup menggunakan struktur seperti di bawah:

• Pemilik/ Pengelola Toko
• Kepala Toko/ Supervisor (opsional)
• Kasir
• Pramuniaga 
• Petugas Gudang/ Stok (bisa dirangkap)

Jika pegawainya hanya 2–3, beberapa posisi bisa dirangkap oleh orang yang sama.

Jobdesk tidak harus panjang dan rumit, jobdesk cukup berisi:

• Judul posisi
• Tujuan posisi (2–3 kalimat)
• Tugas harian
• Tugas mingguan/bulanan
• Standar kerja sederhana
• Aturan dasar (opsional, tapi disarankan)

Cukup itu saja. Tujuannya agar mudah dipahami dan bisa langsung dipakai.

 

Contoh Jobdesk Sederhana untuk Berbagai Posisi di Toko

Berikut ini contoh jobdesk untuk berbagai posisi di toko.

 

A. Jobdesk Kasir

Tujuan posisi: Mengelola transaksi penjualan dengan cepat, tepat, dan ramah sehingga pelanggan merasa puas dan proses pembayaran rapi.

Tugas Harian:

1. Melayani transaksi penjualan (tunai/QRIS/debit)
2. Menghitung uang masuk dan keluar
3. Mencatat transaksi ke sistem atau buku kas
4. Menjaga kebersihan area kasir
5. Menyapa pelanggan dengan ramah
6. Cetak struk dan memberikan kepada pelanggan

Tugas Mingguan:

1. Rekap penjualan mingguan
2. Laporan selisih kas (jika ada)

Standar Kerja:

1. Ketelitian tinggi
2. Tidak meninggalkan kasir tanpa izin
3. Tidak boleh memegang uang pribadi saat Bekerja

B. Jobdesk Pramuniaga 

Tujuan posisi: Membantu pelanggan menemukan barang, menjaga kerapian toko, dan memastikan display barang selalu menarik.
Tugas Harian:

1. Menyusun barang di rak (display)
2. Membersihkan area toko
3. Mengecek tanggal kedaluwarsa (untuk toko sembako/minimarket)
4. Membantu pelanggan mencari produk
5. Menjaga keamanan toko
6. Menandai harga barang (label/price tag)

Tugas Mingguan:

1. Mengatur ulang layout rak (jika diperlukan)
2. Mendata barang yang laku sangat cepat, cepat, lambat, dan sangat lambat

Standar Kerja:

1. Toko harus bersih dan rapi setiap saat
2. Label harga wajib ada di setiap produk
3. Melayani pelanggan dengan ramah

C. Jobdesk Petugas Stok/ Gudang

Tujuan posisi: Mengelola keluar masuk barang agar stok selalu aman dan tidak terjadi kekurangan ataupun kelebihan.

Tugas Harian:

1. Mencatat barang datang
2. Menata barang di gudang
3. Menyerahkan barang ke display sesuai permintaan pramuniaga
4. Menjaga gudang tetap rapi dan mudah dicari

Tugas Mingguan:

1. Menghitung stok fisik mingguan
2. Melaporkan barang hampir habis
3. Menyusun daftar barang slow moving (penjualan lambat)

Standar Kerja:

1. Barang harus mudah ditemukan
2. Tidak boleh menumpuk barang sembarangan
3. FIFO (First In First Out): yang datang duluan dikeluarkan dulu

D. Jobdesk Kepala Toko/ Supervisor (Opsional)

Posisi ini biasanya dibutuhkan jika karyawan lebih dari 3–5 orang.

Tujuan posisi: Mengawasi operasional toko agar berjalan lancar dan mencapai target penjualan.

Tugas Harian:

1. Mengatur jadwal karyawan
2. Memastikan display, kasir, dan gudang berjalan sesuai prosedur
3. Menangani komplain pelanggan
4. Mengecek harga dan promo toko

Tugas Mingguan:

1. Rapat mingguan dengan pemilik
2. Membuat laporan penjualan
3. Mengevaluasi kinerja Karyawan

Standar Kerja:

1. Harus disiplin dan tegas
2. Menguasai operasional toko secara menyeluruh

Cara Membagi Jobdesk untuk Toko Kecil (Pegawai Hanya 1–2 Orang)

Jika toko Anda hanya punya 1–2 karyawan, jobdesk bisa digabung seperti ini:

• Model 1: Kasir + Pramuniaga: Cocok untuk toko kelontong atau toko sembako kecil.
• Model 2: Pramuniaga + Gudang: Cocok untuk toko bangunan atau toko dengan stok besar.
• Model 3: Kasir + Supervisor Sederhana: Jika pegawai sangat dipercaya dan sudah lama bekerja.. Yang penting: tetap buat daftar tugas sederhana agar pegawai tidak bingung.

Jobdesk adalah langkah kecil untuk toko yang ingin naik kelas. Banyak UMKM yang ingin berkembang, tapi sering lupa bahwa kerapian operasional adalah pondasi utama perkembangan usaha. Adanya jobdesk akan membantu Anda, mengurangi kekacauan Kerja, menata sistem toko, meningkatkan disiplin Karyawan, dan membuat usaha siap berkembang Tidak perlu rumit. Mulailah dari daftar tugas sederhana. Yang penting konsisten. 

Apabila masih ada kebingungan dalam membuat jobdesk, yang belum pernah daftar daya.id, segera daftar ya. Cukup klik link ini, dan bila sudah pernah daftar, mari optimalkan dan gunakan fitur Tanya Ahli.