12 Oktober 2018
Dirilis
Penulis
Tim Daya Tumbuh Usaha
Beragam acara khusus yang digelar, baik oleh instansi maupun individu, menyediakan sebuah peluang usaha bagi Event Organizer (EO). Keterbatasan waktu dan pengalaman sebagai penyelenggara menjadi alasan utama para klien menggunakan jasa EO untuk mengatur dan menjalankan penyelenggaraan event yang mereka kehendaki.
Saat bekerja menangani proyek event, EO biasanya membentuk sebuah tim, semacam panitia acara, terbagi menjadi beberapa divisi berbeda. Divisi ini menangani aspek-aspek terpisah dari acara dan tidak selalu pegawai tetap, terkadang bisa jadi merupakan vendor atau pekerja lepas (freelancer).
Kemampuan mengkoordinasikan sumber daya manusia mutlak dikuasai oleh EO guna mencapai sinergi untuk mencapai tujuan acara tersebut. Berikut ini adalah tim yang saling bekerja sama dalam menjalankan proyek acara bersama EO.
1. Tim kreatif
Ide sebuah event berawal dari sini. Divisi kreatif adalah think tank EO, yang membuat konsep acara, perincian isi, hingga publikasi. Dari divisi kreatif-lah, segala gagasan diolah untuk kemudian diterjemahkan kepada divisi-divisi lainnya. Biasanya, tim kreatif merupakan pegawai permanen, termasuk team leader, yang mengendalikan dan mengkoordinasikan seluruh pergerakan tim.
2. Tim dekorasi dan venue
Berkaitan dengan venue yang dipergunakan, tim dekorasi bertanggung jawab terhadap estetika dan fungsionalitas tempat acara. Tidak hanya menghias venue sehingga tampak sedap dipandang, tim dekorasi juga harus bekerja sama dengan tim perlengkapan yang memastikan fasilitas sudah tersedia sesuai kebutuhan. Biasanya, untuk event berskala besar, EO menggunakan vendor eksternal sebagai tim dekorasi, berkoordinasi dengan pengelola venue yang digunakan (misalnya, hotel, gedung pertemuan dan restoran).
3. Tim konsumsi
Urusan perut sering menjadi titik kritis dalam penyelenggaraan acara. EO akan bekerja sama dengan jasa katering atau bagian kitchen dari tempat pelaksanaan acara sebagai vendor untuk mengatur konsumsi acara. Anggaran untuk konsumsi biasanya mengambil persentase besar dari harga tiket masuk yang diberlakukan. Sehingga pemilihan menu harus direncanakan sebaik mungkin, agar jumlah dan harganya masuk dalam anggaran yang ditetapkan.
4. Tim operasional
Tim operasional adalah tim pelaksana di lapangan, yang biasanya memiliki paling banyak anggota. Tim ini dapat terdiri dari pegawai tetap dan tambahan pekerja lepas. Beberapa area kerja tim operasional meliputi seksi perlengkapan, Liasion Officer (LO) atau pemandu, seksi transportasi, keamanan, kebersihan, pembawa acara atau moderator, hingga backstage crew (misalnya bagian kostum dan tata rias).
Tim operasional inilah yang sering melibatkan tenaga sukarela, paruh waktu, bahkan pekerja lepas (freelancer). Biasanya, tim operasional paling banyak bersinggungan dengan tim kreatif. Tim kreatif akan menuangkan deskripsi kerja dan mengawasi pelaksanaan tim operasional pada saat acara berlangsung.
5. Tim administrasi dan keuangan
Pergerakan acara sangat bergantung kepada divisi administrasi dan keuangan. Pengelolaan budget dan jumlah peserta untuk menggulirkan acara adalah tanggung jawab utama divisi ini. Anggota divisi dipilih dari tim internal EO atas dasar kepercayaan dan kompetensi. Keberhasilan event akan bergantung pada divisi ini dalam memberikan dukungan terbesarnya, memastikan seluruh acara dibuat sesuai budget yang tersedia dan jumlah kehadiran peserta sesuai ekspektasi.
Pilihlah anggota tim yang menguasai bidang kerja. Utamakan yang memiliki pengalaman menjadi bagian kepanitiaan sehingga mereka sudah memahami bagaimana dinamika penyelenggaraan acara.
Pastikan Anda memiliki saluran komunikasi yang mampu memudahkan koordinasi, baik saat persiapan maupun kala acara berlangsung. Sebelum acara, usahakan menggelar rapat seminggu sekali, hingga seminggu sebelum acara Anda harus berkoordinasi setiap hari dengan tim-tim Anda. Selamat menyatukan tim-tim kerja Anda untuk mencapai kesuksesan acara!
Saat bekerja menangani proyek event, EO biasanya membentuk sebuah tim, semacam panitia acara, terbagi menjadi beberapa divisi berbeda. Divisi ini menangani aspek-aspek terpisah dari acara dan tidak selalu pegawai tetap, terkadang bisa jadi merupakan vendor atau pekerja lepas (freelancer).
Kemampuan mengkoordinasikan sumber daya manusia mutlak dikuasai oleh EO guna mencapai sinergi untuk mencapai tujuan acara tersebut. Berikut ini adalah tim yang saling bekerja sama dalam menjalankan proyek acara bersama EO.
1. Tim kreatif
Ide sebuah event berawal dari sini. Divisi kreatif adalah think tank EO, yang membuat konsep acara, perincian isi, hingga publikasi. Dari divisi kreatif-lah, segala gagasan diolah untuk kemudian diterjemahkan kepada divisi-divisi lainnya. Biasanya, tim kreatif merupakan pegawai permanen, termasuk team leader, yang mengendalikan dan mengkoordinasikan seluruh pergerakan tim.
2. Tim dekorasi dan venue
Berkaitan dengan venue yang dipergunakan, tim dekorasi bertanggung jawab terhadap estetika dan fungsionalitas tempat acara. Tidak hanya menghias venue sehingga tampak sedap dipandang, tim dekorasi juga harus bekerja sama dengan tim perlengkapan yang memastikan fasilitas sudah tersedia sesuai kebutuhan. Biasanya, untuk event berskala besar, EO menggunakan vendor eksternal sebagai tim dekorasi, berkoordinasi dengan pengelola venue yang digunakan (misalnya, hotel, gedung pertemuan dan restoran).
3. Tim konsumsi
Urusan perut sering menjadi titik kritis dalam penyelenggaraan acara. EO akan bekerja sama dengan jasa katering atau bagian kitchen dari tempat pelaksanaan acara sebagai vendor untuk mengatur konsumsi acara. Anggaran untuk konsumsi biasanya mengambil persentase besar dari harga tiket masuk yang diberlakukan. Sehingga pemilihan menu harus direncanakan sebaik mungkin, agar jumlah dan harganya masuk dalam anggaran yang ditetapkan.
4. Tim operasional
Tim operasional adalah tim pelaksana di lapangan, yang biasanya memiliki paling banyak anggota. Tim ini dapat terdiri dari pegawai tetap dan tambahan pekerja lepas. Beberapa area kerja tim operasional meliputi seksi perlengkapan, Liasion Officer (LO) atau pemandu, seksi transportasi, keamanan, kebersihan, pembawa acara atau moderator, hingga backstage crew (misalnya bagian kostum dan tata rias).
Tim operasional inilah yang sering melibatkan tenaga sukarela, paruh waktu, bahkan pekerja lepas (freelancer). Biasanya, tim operasional paling banyak bersinggungan dengan tim kreatif. Tim kreatif akan menuangkan deskripsi kerja dan mengawasi pelaksanaan tim operasional pada saat acara berlangsung.
5. Tim administrasi dan keuangan
Pergerakan acara sangat bergantung kepada divisi administrasi dan keuangan. Pengelolaan budget dan jumlah peserta untuk menggulirkan acara adalah tanggung jawab utama divisi ini. Anggota divisi dipilih dari tim internal EO atas dasar kepercayaan dan kompetensi. Keberhasilan event akan bergantung pada divisi ini dalam memberikan dukungan terbesarnya, memastikan seluruh acara dibuat sesuai budget yang tersedia dan jumlah kehadiran peserta sesuai ekspektasi.
Pilihlah anggota tim yang menguasai bidang kerja. Utamakan yang memiliki pengalaman menjadi bagian kepanitiaan sehingga mereka sudah memahami bagaimana dinamika penyelenggaraan acara.
Pastikan Anda memiliki saluran komunikasi yang mampu memudahkan koordinasi, baik saat persiapan maupun kala acara berlangsung. Sebelum acara, usahakan menggelar rapat seminggu sekali, hingga seminggu sebelum acara Anda harus berkoordinasi setiap hari dengan tim-tim Anda. Selamat menyatukan tim-tim kerja Anda untuk mencapai kesuksesan acara!
Sumber:
Diolah dari berbagai sumber
Share :
Ada yang ingin ditanyakan?
Silakan Tanya Ahli
Artikel Terkait
Pelatihan Online Terkait
Sumber Daya Manusia / 18 Pebruari 2021
Pentingnya Meningkatkan Produktivitas Karyawan untuk Perkembangan Usaha
Oleh DTU - PHI 
373 kali
Sumber Daya Manusia / 01 Pebruari 2021
Tips Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Oleh DTU PHI 287 kali
Sumber Daya Manusia / 08 Agustus 2023
Budaya Kerja dalam Bisnis, Memang Penting?
Oleh Peni Hidayah 135 kali
Sumber Daya Manusia / 05 Januari 2018
Tips Mengelola Sumber Daya Manusia (Animasi)
Oleh Daya Tumbuh Usaha 832 kali
Sumber Daya Manusia / 10 November 2017
Meningkatkan Motivasi Karyawan (Video)
Oleh Sutie Rahyono 748 kali
Berikan Komentar