Punya usaha sendiri memang bikin bangga. Apalagi jika usaha Anda mulai berkembang dan Anda mulai punya tim kecil yang bantu operasional sehari-hari. Tapi menariknya, pada titik ini ada saja waktu Anda mulai merasa kewalahan. Kenapa? Karena banyak hal yang harus diurus, dan kadang semuanya tergantung kepada Anda.
Baca Juga: Terapkan SOP secara Jelas, Pastikan Operasional Bisnis Lancar
Nah, jika Anda juga sedang ada di fase ini, ada cara praktis supaya usaha tetap berjalan lancar, walaupun Anda lagi cuti atau sibuk di tempat lain. Yaitu dengan punya SOP yang jelas.
Baca Juga: Tujuan dan Langkah-Langkah Membuat SOP, Penting Bagi Kemajuan Perusahaan Anda!
SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur operasional standar adalah panduan kerja yang bikin semua proses di usaha Anda jadi tertata dan bisa dijalankan siapa saja bukan cuma Anda.
Tidak perlu nunggu usaha jadi besar dulu baru bikin SOP. Justru usaha kecil pun perlu SOP biar efisien, minim kesalahan, dan lebih profesional.
Tips Sederhana Bikin SOP
Simak tips sederhana bikin SOP yang praktis dan bisa langsung Anda terapkan.
1. Mulai dari Proses yang Paling Sering Dilakukan
Langkah pertama: jangan langsung bikin SOP untuk semua hal sekaligus. Fokus saja dulu pada aktivitas yang paling sering atau paling penting.
Contoh:
- Kalau Anda punya kafe: SOP penyajian minuman, SOP pembukaan dan penutupan toko.
- Kalau Anda punya online shop: SOP pengepakan dan pengiriman barang.
- Kalau Anda punya bengkel: SOP penerimaan pelanggan dan pengecekan kendaraan.
Mulailah dari satu atau dua proses. Setelah itu, baru bertahap ke proses lain. Ingat, lebih baik sedikit tapi rapi daripada banyak tapi membingungkan.
2. Buat Daftar Langkah Secara Urut dan Jelas
Tulis semua langkah kerja secara berurutan, dari awal sampai akhir. Gunakan bahasa yang sederhana, aktif, dan mudah dipahami, bahkan oleh orang baru sekalipun.
Contoh SOP Penerimaan Barang:
- Cek barang datang sesuai jadwal.
- Cocokkan jumlah barang dengan surat jalan.
- Periksa kondisi barang (fisik, kemasan).
- Tandatangani penerimaan dan simpan salinan dokumen.
- Simpan barang di rak sesuai kategori.
Kalau bisa, hindari istilah teknis atau singkatan yang tidak umum, kecuali sudah dijelaskan sebelumnya.
3. Tambahkan Detail Penting: Waktu, Tanggung Jawab, dan Tools
Supaya SOP makin efektif, jangan cuma tulis langkahnya. Lengkapi juga dengan:
- Siapa yang bertanggung jawab
- Berapa lama waktu ideal pengerjaannya
- Peralatan atau bahan yang dibutuhkan
Contohnya:
- Langkah: Cetak label pengiriman
- Tanggung jawab: Tim admin
- Waktu: Maks. 10 menit setelah pesanan masuk
- Tools: Printer, kertas label, sistem e-commerce
Dengan begitu, SOP Anda bisa jadi acuan yang objektif dan mudah dieksekusi.
4. Sertakan Visual jika Perlu
Kadang, teks saja tidak cukup. Apalagi kalau ada tahapan teknis yang lebih mudah dipahami lewat gambar. Anda bisa tambahkan:
- Foto step-by-step
- Diagram alur kerja (flowchart)
- Contoh dokumen (formulir, label, nota)
Ini sangat membantu untuk proses pelatihan karyawan baru, dan bisa mempercepat pemahaman.
5. Uji Coba dan Revisi
SOP yang bagus itu bukan langsung sempurna. Setelah Anda buat, uji coba langsung dengan tim. Lihat apakah ada bagian yang bikin bingung, terlalu panjang, atau tidak sesuai kenyataan di lapangan.
Ajak tim berdiskusi dan minta masukan. Jangan takut untuk merevisi. Justru SOP yang baik adalah SOP yang fleksibel dan terus diperbarui sesuai kebutuhan usaha.
6. Simpan dengan Rapi dan Mudah Diakses
Simpan SOP dalam format digital (PDF, Google Docs) atau cetak dan tempel di area kerja. Pastikan semua anggota tim bisa mengakses dengan mudah kapan saja.
Kalau perlu, buat folder khusus di cloud atau grup WhatsApp tim yang berisi semua SOP agar tidak hilang dan bisa dibuka dari mana saja.
7. Review Secara Berkala
Usaha berkembang, dan SOP pun perlu ikut berkembang. Jadwalkan waktu khusus (misalnya setiap 6 bulan sekali) untuk meninjau SOP:
- Apakah masih relevan?
- Apakah ada proses baru?
- Apakah ada cara yang lebih efisien?
Dengan begitu, SOP tetap up to date dan bisa menyesuaikan perubahan yang terjadi di bisnis Anda.
SOP bukan cuma untuk perusahaan besar. Usaha kecil pun butuh SOP agar semua proses jadi lebih rapi, terukur, dan bisa dijalankan tim tanpa tergantung pada satu orang saja. Dengan membuat SOP yang jelas, Anda tidak hanya membantu operasional usaha berjalan lancar, tapi juga menciptakan fondasi yang kuat untuk tumbuh lebih profesional. Mulai dari proses yang paling penting, tulis dengan jelas, uji coba, lalu perbarui secara berkala. Yuk, mulai bikin SOP Anda hari ini juga!
Nah, itulah hal-hal yang dapat Anda ketahui mengenai tips membuat SOP bagi pemilik usaha. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait usaha ataupun keuangan, segera log in ke daya.id dan gunakan fitur Tanya Ahli untuk mendapat jawaban langsung dari ahlinya. Pastikan Anda sudah mendaftar di daya.id untuk mendapatkan informasi dan tips bermanfaat lainnya secara gratis.
Sumber:
Berbagai sumber
Berikan Pendapat Anda