Apa itu SOP? Standart Operasional Prosedur (SOP) merupakan alat bagi perusahaan, untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan. SOP berbentuk dokumen yang berkaitan dengan prosedur, untuk membantu menyelesaikan pekerjaan dan memperoleh hasil kerja efektif dari pekerja dengan biaya serendah-rendahnya.

SOP harus dibuat atas dasar keputusan bersama pihak-pihak yang berkepentingan.  SOP perlu dievaluasi secara rutin karena kebutuhan pekerjaan itu bisa saja berubah sewaktu-waktu.

Mengapa SOP itu dibutuhkan?

Tatkala cakupan skala usahanya semakin membesar, sangat sering sebuah perusahaan mengalami kesulitan dalam menjalankan opersional bisnisnya. Semakin besar organisasinya, maka akan semakin besar pula tantangan dan risikonya.

Dalam melaksanakan pekerjaan di kantor, setiap karyawan pasti punya cara tersendiri saat melakukan sebuah pekerjaan. Padahal pekerjaan yang dilakukan sama. Ini terjadi karena setiap manusia itu unik. Mereka punya sudut pandang pemikirannya sendiri. Ada juga pekerjaan yang sangat baik ketika dikerjakan oleh karyawan tertentu tapi ketika dikerjakan oleh karyawan lain hasilnya malah kurang bagus. Padahal kemampuan ilmu keduanya tidak jauh berbeda.

Standar operasional prosedur (SOP) dapat diibaratkan seperti buku manual, dikala kita membeli sebuah barang. Biasanya, orang yang membeli barang sudah tahu apa kegunaan barang tersebut. Hal itu yang membuat pembeli sering kali menggunakan barang tanpa perlu membaca buku manualnya, terlebih dahulu. Namun di saat kita lupa, kegunaan dari salah satu fitur di barang tersebut, maka kita dapat menggunakan rujukan utama berupa buku manual penggunaan barang yang disertakan saat kita membeli barang.

SOP akan lebih membuat pegawai aman dalam melaksanakan pekerjaannya. Karena apabila ada kesalahan dari hasil kerja, sementara karyawan tersebut sudah mengikuti langkah-langkah kerja dalam SOP, maka yang perlu direvisi adalah SOPnya. Bukan malah terus menghakimi karyawan yang bersangkutan.

Tujuan Adanya Standar Operasional Prosedur (SOP)

1. Menghindari tumpang tindih proses pelaksanaan tugas.
2. Menjadi pedoman tugas sehari-hari bagi setiap karyawan di unitnya masing-masing
3. Sebagai standarisasi metode bagi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
4. Membantu penelusuran atas kesalahan-kesalahan prosedural dalam menjalankan pekerjaan.
5. Mendorong karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, yang akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang harus dilakukan karyawan.
7. Menjadi bahan dasar pelatihan, yang dapat membantu karyawan baru untuk cepat melakukan tugasnya.

Langkah-langkah Umum Membuat Standar Operasional Prosedur

1.    Pembentukan Tim

Karena SOP dapat diperuntukkan bagi proses kerja lintas bagian/divisi dan dapat pula bagi internal divisi (satu bagian). Maka penyusunan tim, tergantung situasi. Dapat berupa tim dari lintas divisi maupun tim dari satu divisi. Yang penting pastikan orang-orang dalam tim adalah yang mengenal cara kerja atau prosedur perusahaan dengan baik.

 

2.    Pemetaan Proses Bisnis

Setelah terbentuk, tim ini akan mempelajari keseluruhan proses yang berlangsung dalam divisinya atau yang berasal dari lintas divisi di perusahaannya. Misalnya, apa saja yang terjadi dari sejak penjualan hingga terjadi pembelian , dan pengiriman produk atau jasa hingga sampai ke pelanggan? Dokumen apa saja yang dibutuhkan? Siapa yang bertanggung jawan? Setiap proses harus dianalisa secara mendetail untuk mendapatkan gambaran yang jelas sehingga mudah memahami hubungan antar bagian yang satu dengan yang lainnya.

 

3.    Pengumpulan Data Dokumentasi

Setelah kita memperoleh gambaran besar dan juga gambaran detil, dari proses-proses yang terjadi dalam divisi atau lintas divisi, semua data dan dokumen dicatat. Mulai dari dokumen yang digunakan (permintaan pembelian, dokumen penjualan, retur, invoice, dll) hingga nama dan nomor/kode dokumen. Siapa yang bertanggung jawab (tanda tangan) dan pihak atau divisi yang terlibat perlu diketahui, guna mengetahui arus informasi dan mendeteksi kemungkinan kebocoran.

 

4.    Buat Flowchart dan Narasi

Data yang telah terkumpul kemudian divisualisasikan dalam bentuk flowchart sehingga untuk melihat hubungan antar proses/departemen jadi lebih mudah. Setiap alur kerja dinarasikan, sehingga jelas siapa PIC yang bertanggung jawab, pihak-pihak yang melakukan dan terkait, jenis dokumen yang dibutuhkan, dan apa yang bisa terjadi dalam setiap kemungkinan, dan solusinya.

 

5.    Review Flow Chart dan Narasi

Flow Chart dan Narasi yang sudah selesai didraft, diperiksa kembali dengan cara membagikannya ke masing-masing divisi terkait untuk diperiksa, Dengan cipimpin oleh kepala divisi, mereka bisa memberikan koreksi, penambahan, atau masukan sebelum hasil akhir nantinya.

 

6.    Simulasi SOP

Setelah proses feedback dan revisi selesai dilakukan. Lakukanlah uji coba. Bila terjadi ketidakcocokan atau ketidaktepatan dalam pelaksanaan, maka SOP kemungkinan harus diperbaiki sebelum disetujui.

 

7.    Penetapan SOP

Setelah mantap melewati proses simulasi berkali-kali, Standar Operasional Prosedur siap untuk ditetapkan menjadi proses kerja. Salinan kemudian diberikan ke masing-masing divisi. Lakukan review berkala atas SOP yang sudah ditetapkan, akan masih relevan dengan situasi atau tidak.
\
Jadi SOP itu adalah alat yang penting bagi kemajuan perusahaan. SOP dapat menunjukkan bagaimana proses kerja harus dilaksanakan dan bagaimana standar kinerja harus diraih. SOP berguna untuk mempermudah pekerjaan dan mencapai tujuan perusahaan.  Bagi Anda yang ingin tahu lebih jauh bagaimana sebenarnya kinerja Perusahaan Anda, dan darimana Anda dapat mulai memperbaiki kinerja melalui SOP.

Silakan baca : Pentingnya Cek Kesehatan Usaha dan Cara Melakukannya

Bagi Anda yang masih bingung tentang SOP silakan manfaatkan fitur Tanya Ahli ya untuk mendapatkan Informasi lebih lanjut.