Tips Praktis Mengatur Stok Barang dengan Buku Catatan Sederhana

Pada 2013, lebih dari 70% pelaku Usaha Mikro, Kecil Menengah (UMKM) belum memiliki laporan keuangan, tulis artikel Pentingnya Laporan Keuangan bagi UMKM di djpb.kemenkeu.go.id. Dan ternyata hingga 2024, situasinya sama. 

Ada beberapa faktor yang menyebabkan pelaku UMKM belum memiliki laporan keuangan, salah satunya adalah belum memiliki catatan stok barang. Padahal stok barang yang merupakan aset lancar dari suatu bisnis merupakan salah satu elemen penting yang ada di laporan keuangan.

Maka dari itu, dalam memulai usaha, Anda sebaiknya sudah memikirkan berbagai pendekatan praktis cara pencatatan stok barang yang efektif dan efisien. 

Pada tahap awal memulai bisnis mungkin Anda belum mempunyai anggaran atau kebutuhan untuk sistem pencatatan stok barang digital. Nah, Anda bisa menggunakan metode paling sederhana namun efektif yaitu dengan menggunakan buku catatan sederhana sebagai alat utama pengelolaan stok barang. 

 

Manfaat Mengatur Stok Barang dengan Buku Catatan Sederhana

Dibandingkan dengan pencatatan stok barang digital, berikut merupakan beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan saat mengatur stok barang dengan buku catatan sederhana bagi Anda yang sedang memulai bisnis:

• Anda akan menghemat biaya jika dibandingkan pembelian perangkat yang mahal.
• Anda akan lebih memahami bisnis secara personal, karena Anda mencatat langsung setiap transaksi.
• Catatan stok barang Anda akan lebih fleksibel dan mudah diadaptasi sesuai kebutuhan seiring berkembangnya bisnis Anda.

Selain itu buku catatan sederhana juga bisa memberikan manfaat jangka panjang, antara lain: 

• Bisa Anda jadikan fondasi yang kokoh bagi usaha Anda.
• Bisa Anda jadikan sarana latihan dasar pengelolaan stok sebelum beralih ke sistem digital.
• Membuat Anda mampu memahami secara mendalam arus masuk-keluar stok.
• Akan lebih menghemat biaya, sehingga Anda bisa mengalokasikan anggaran untuk pengembangan produk, branding, atau pemasaran.
• Catatan stok barang Anda akan makin terstruktur saat beralih ke digital.

Lalu, bagaimana cara membuat buku catatan stok barang sederhana? Berikut tips praktis mengatur stok barang dengan buku catatan sederhana.

 

Tips Membuat Struktur Buku Catatan Stok Barang 

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan dalam mengatur stok barang dengan buku catatan sederhana adalah dengan membuat struktur pencatatan. Hal ini akan membuat buku catatan Anda semakin sistematis. Berikut contoh struktur buku catatan sederhana stok barang yang bisa Anda tiru:

 

a.    Membuat halaman daftar produk atau Stock Keeping Unit (SKU), misalnya:

• Kode atau nama produk
• Deskripsi singkat
• Minimum stok (reorder point)

b.    Membuat detail transaksi per produk, misalnya:

• Tanggal transaksi
• Jenis transaksi (masuk/keluar/susut/rusak)
• Jumlah
• Harga satuan (jika perlu untuk pengendalian modal)

c.    Membuat ringkasan harian atau mingguan, misalnya:

• Total stok awal dan akhir
• Catatan kebutuhan restock
• Masalah atau peristiwa penting (misalnya stok hilang, donasi, atau retur)

d.    Membuat rincian biaya, misalnya:

• Harga beli, total biaya, dan modal yang tertanam
• Sesuaikan format sesuai kapasitas dan jenis usaha risleting notebook, binder dengan label tab, atau versi digital sederhana (misalnya spreadsheet) juga bisa.

Tips Mengatur Stok Barang dengan Buku Catatan Sederhana

Setelah membuat struktur buku catatan sederhana untuk stok barang, berikut beberapa hal yang juga tak kalah penting untuk Anda lakukan agar pencatatan stok barang Anda efektif:

1. Kunci keberhasilan pencatatan stok barang adalah konsistensi. Oleh karena itu, sebaiknya Anda selalu mencatat setiap transaksi setelah terjadi, agar stok tercatat tanpa tertunda dan ada kesalahan.
2. Untuk mempermudah dan mempercepat saat pencarian, Anda juga bisa menggunakan tanda visual, seperti garis, warna, atau simbol untuk membedakan antara stok masuk, keluar, atau rusak. 
3. Lalu, Anda juga perlu melakukan stock opname secara rutin. Untuk usaha kecil, seminggu sekali (atau setiap bulan) sudah cukup. Anda bisa mencocokkan catatan dengan stok fisik untuk mendeteksi selisih akibat kehilangan, kerusakan, atau human error.
4. Selanjutnya Anda perlu mencatat batas minimum stok (reorder point) untuk tiap produk untuk mengetahui kapan waktunya Anda pesan barang lagi. Saat stok jatuh di bawah reorder point, Anda bisa langsung pesan ulang.
5. Mendokumentasikan semua kejadian juga hal yang penting untuk Anda lakukan. Misalnya pencatatan transaksi retur, pengembalian produk, atau penyusutan sebagai bagian terpisah agar kejelasan catatan tetap terjaga.
6. Jika bisnis Anda mulai berkembang, pertimbangkan menambah kolom seperti lokasi gudang, supplier, atau bisa juga Anda mempertimbangkan integrasi sederhana dengan Excel untuk transisi ke sistem digital.

Itulah tips untuk mengatur stok barang dengan buku catatan sederhana. Anda bisa membaca artikel usaha lainnya di website daya.id. Selain itu, Anda juga bisa konsultasi dengan ahli usaha di fitur Tanya Ahli. Caranya sangat mudah, yaitu daftar dan login ke website daya.id. Ssgera kunjungi website daya.is sekarang juga untuk mendapatkan informasi bermanfaat lainnya untuk pengembangan bisnis Anda.