Tips Manajemen Waktu untuk Pengusaha dengan Banyak Cabang

Memiliki banyak cabang usaha bisa jadi merupakan kebanggaan dan sekaligus tolok ukur keberhasilan seorang pengusaha UMKM. Namun memiliki banyak cabang usaha juga dapat memberikan tantangan tersendiri bagi pengusaha, seperti:

1. Manajemen usaha yang semakin kompleks. Mulai dari menghadapi budaya masyarakat lokal yang berbeda, regulasi pemerintah yang berbeda, komunikasi antara pusat dan cabang yang tidak berjalan dengan baik, sulitnya merekrut, melatih, dan mempertahankan karyawan yang kompeten dan sebagainya. Kurangnya pengetahuan dan keterampilan manajemen bisnis dapat menyebabkan masalah operasional dan biaya meningkat.
2. Sulitnya pengawasan. Misalnya untuk menjaga agar kualitas produk dan layanan yang konsisten di semua cabang. Perbedaan pelaksanaan standar operasional di banyak cabang usaha. Kalau hal tersebut tidak terkontrol, tentu akan dapat mengurangi kepuasan pelanggan.
3. Biaya operasional yang tinggi. Semakin banyak cabang usaha tentu risikonya biaya operasionalnya akan cenderung membesar, mulai dari biaya sewa, utilitas, dan gaji karyawan, tentu hal tersebut dapat mengurangi margin keuntungan bukan?

Baca juga: 5 Tips Mudah Meningkatkan Efisiensi dan Operasional Usaha

Nah, dengan banyak cabang usaha, tentu seorang pengusaha perlu trampil dalam manajemen waktu agar kerjanya produktif. Mengutip KBBI atau Kamus Besar Bahasa Indonesia, produktif adalah kemampuan untuk menghasilkan sesuatu dalam jumlah besar atau maksimal. Bagaimana caranya? berikut beberapa tips yang disarankan:

 

1.     Miliki agenda kerja

Buatlah jadwal harian dan mingguan untuk manajemen waktu agar Anda lebih produktif. Tentukan waktu untuk rapat/meeting koordinasi, rapat/meeting pengawasan/monitoring, rapat/meeting evaluasi, memberikan pelatihan, dan tugas-tugas penting lainnya, khususnya dengan kepala-kepala atau manajer cabang Anda. Lakukan sidak (inspeksi mendadak) dan menjalin komunikasi dengan karyawan-karyawan di level bawah dan jangan lupa menjaga dan menjalin relasi dengan mitra-mitra usaha, pemerintah, atau prospek-prospek usaha Anda. Fokuslah pada pekerjaan-pekerjaan yang memberikan dampak terbesar bagi banyak cabang usaha Anda. 

 

2.    Miliki visi dan kemampuan komunikasi yang baik

Sebagai seorang pemimpin banyak cabang usaha. Anda harus semakin memiliki visi yang jelas, usaha Anda hendak di bawa kemana? hendak dijadikan seperti apakah bisnis Anda tersebut? Kemudian sediakan waktu untuk mengkomunikasikan visi atau keinginan Anda tersebut kepada karyawan-karyawan Anda melalui sosialisasi di media sosial bisnis, WA grup bisnis, rapat/meeting maupun pelatihan-pelatihan yang diadakan. 

Berikan contoh-contoh perilaku-perilaku yang mendukung bisnis Anda. Jangan hanya memerintah saja, misalnya Anda ingin penjualan meningkat, namun memperlakukan bawahan Anda dengan keras dan semena-mena, tidak pernah memberikan apresiasi pada mereka. Bagaimana karyawan akan memberikan servis yang bagus kepada customer, apabila sikap sebagai pemilik atau atasan tidak manusiawi kepada bawahan? Menuntut hasil yang luar biasa, namun dengan proses yang kurang bagus? Jangan sampai Anda sudah meluangkan waktu untuk menyampaikan isi hati Anda, namun hasilnya malah tidak produktif.

 

3.    Manfaatkan Teknologi

Di jaman teknologi informasi seperti sekarang ini, belajar dan manfaatkanlah aplikasi manajemen waktu untuk dapat membantu Anda lebih produktif, misalnya menggunakan aplikasi Trello, Asana, atau yang lainnya, untuk mengatur tugas dan proyek di berbagai cabang. Bila kondisi finansial memadai, gunakanlah tenaga sekretaris atau manajer khusus, yang membantu mengatur jadwal-jadwal meeting Anda.

 

4.    Delegasikan Tugas

Untuk melakukan manajemen waktu lebih produktif, jangan ragu untuk mendelegasikan tugas kepada manajer cabang usaha atau staf yang kompeten. Ini akan membantu mengurangi beban kerja, dan membuat Anda lebih produktif dalam bekerja, khususnya untuk lebih memikirkan hal-hal strategis pengembangan usaha daripada mengurus hal-hal detil dan taktis operasional untuk mengupayakan banyak cabang usaha berjalan dengan baik. 

1. Pastikan untuk menunjuk karyawan yang memiliki kompetensi yang relevan untuk menjalankan tugas dengan baik. Indikasi kesiapan mereka dapat dilihat dari pengalaman sebelumnya dalam mengelola cabang atau proyek serupa.
2. Pastikan mereka sedang tidak memiliki beban kerja yang terlalu besar, memiliki motivasi tinggi, dan memiliki potensi berkembang, dengan demikian merek akan dapat menangani tugas tambahan dari Anda, dengan efektif.
3. Berikan instruksi yang jelas dan spesifik (tujuan, cara mengerjakan, alat yang diperlukan dan tenggat waktu penyelesaian tugas).
4. Berikan wewenang yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas, termasuk akses sumber daya dan Informasi yang diperlukan.

Baca juga: Gaya Kepemimpinan Delegating, Terapkan Saat Tim Sudah Mandiri

 

5.    Buat cabang usaha taat dengan kebijakan Anda

1. Pilih pemimpin cabang usaha yang loyal dan kompeten. Usahakan cari dari karyawan Anda yang loyal, memiliki track record yang baik, dan terbukti memiliki pengetahuan dan ketrampilan untuk mendukung bisnis Anda. Memilih pimpinan yang pas akan membantu memastikan bahwa kebijakan dan arahan dari Anda ataupun pusat diikuti dengan baik. Anda akan efisien waktu untuk untuk mengkontrol cabang-cabang usaha Anda.
2. Sediakan Waktu Komunikasi Berkala dan Rutin. Anda harus memastikan untuk ada komunikasi yang berkala dan rutin dan jelas antara pusat dan cabang-cabang usaha. Untuk efisiensi waktu dan biaya, sediakan dan gunakan teknologi seperti video conference, email, WA, dan aplikasi manajemen proyek untuk memastikan semua pihak selalu terinformasi dan terkoordinasi. Pastikan untuk menyediakan waktu melakukan monitoring dan evaluasi rutin terhadap kinerja setiap cabang. Gunakanlah data-data dan analisislah, agar mampu memberi umpan balik yang konstruktif
3. Pastikan Standar Operasional Prosedur (SOP) dilaksanakan dengan konsisten. Buatlah dan terapkan standar operasional prosedur (SOP) dan SOP tersebut pastikan harus dilaksanakan di semua cabang usaha. Penggunaan SOP akan dapat mengurangi kerumitan Anda dalam mengevaluasi kinerja cabang-cabang usaha Anda.
4. Sediakan Waktu Pelatihan Berkelanjutan. Buatlah sesi pelatihan berkelanjutan untuk manajer dan staf cabang usaha. Ini akan membantu mereka meningkat pengetahuan dan ketrampilannya, up-date dengan kebijakan-kebijakan Anda maupun update dengan kondisi persaingan dunia bisnis.
5. Buatlah iklim kerja yang positif dan inklusif di semua cabang usaha. Misalnya dengan memberikan insentif dan penghargaan kepada cabang yang menunjukkan kinerja baik. Memberikan ruang komunikasi dan keakraban antar cabang, seperti wisata bersama, olah raga bersama, pertandingan antar cabang dan sebagainya. Iklim kerja yang baik akan meningkatkan loyalitas dan kepatuhan karyawan. Kegiatan-kegiatan seperti tersebut di atas harus dilihat sebagai memberikan ruang bagi karyawan untuk merasa dihargai, ruang untuk lebih termotivasi, lebih kompak dengan bagian-bagian lain. Janganlah dianggap sebagi pemborosan waktu. Karena manusia tidak bisa terus dipaksa bekerja, seperti halnya sepeda motor yang terus dipaksa berjalan meski businya sudah aus dan bensinnya sudah tiris.

Demikianlah tips bagi Anda yang saat ini menjadi pengusaha dengan banyak cabang usaha. ketrampilan manajemen waktu adalah hal yang penting agar kerja Anda lebih produktif dan usaha makin berkembang. Apabila masih terdapat hal-hal yang ingin ditanyakan, silakan bertanya di Tanya Ahli. Daftarkan diri Anda di Daya.id, gratis.