Seperti diketahui bahwa untuk melakukan perdagangan internasional, ada banyak prosedur yang Anda harus dilakukan. Salah satunya adalah mempersiapkan banyak dokumen serta berkas-berkas penting. Masalahnya, perizinan dan proses pelegalan tiap dokumen tidak hanya dari satu atau dua instansi saja, melainkan bisa sampai sepuluh instansi terkait. Beberapa instansi terkait yang dimaksud adalah perbankan, bea cukai, pelayaran, perpajakan, dan lain-lain.

Namun jangan lupa bahwa dalam proses pembuatan legalitas dokumen, Anda perlu membuatnya dengan jelas, cermat, dan penuh ketelitian. Bila ada yang tidak sesuai atau ada syarat yang tidak terpenuhi, kemungkinan besar akan terjadi masalah yang tidak diinginkan. Berikut adalah beberapa contoh dokumen yang harus disiapkan untuk mendapatkan izin ekspor sebagai berikut:

 

1.    Dokumen Inti

Dokumen inti atau biasa dikenal sebagai dokumen induk memiliki fungsi yang sama dengan dokumen pada umumnya yaitu sebagai alat untuk pembuktian bahwa sebuah transaksi dilaksanakan. Beberapa contoh dokumen inti yang harus Anda disiapkan adalah sebagai berikut.

 

a.    Invoice atau Faktur

Invoice atau faktur umumnya digunakan untuk semua bentuk penagihan. Ada tiga jenis invoice yang perlu Anda ketahui yakni Profoma Invoice, Commercial Invoice, dan Consular Invoice. 

Profoma Invoice merupakan sebuah bukti sah bahwa telah terjadinya proses jual beli. Jika dokumen ini telah disetujui serta disepakati bersama maka secara otomatis transaksi sah di mata hukum.  

Kedua, Commercial Invoice yakni berisi keterangan tentang segala uraian seperti jumlah barang, harga, penyetoran, dan hal-hal terkait lainnya. Faktur yang satu ini diberikan dari Anda sebagai penjual kepada pembeli yang alamatnya tercantum sama dengan yang tertera pada Letter of Credit (L/C). 

Sementara itu, Consular Invoice adalah faktur yang biasanya diberikan oleh sebuah instansi resmi seperti Konsulat Perdagangan dan/ atau Pihak Kedutaan. Masing-masing negara memiliki peraturan yang berbeda-beda, sehingga penting untuk Anda memperhatikan persyaratannya dengan baik. 

 

b.    Bill of Lading

Bill of Lading adalah sebuah berkas dalam bentuk surat yang harus disertakan ketika barang berada di tengah pengiriman, misalnya barang dikirim lewat kapal laut atau pesawat terbang. Apabila mengirim barang melalui laut maka disebut sebagai shipping company, sementara itu bila melalui udara dinamakan sebagai airway bill. Berkas ini berisikan penjelasan kalau barang ekspor Anda sedang berada di dalam salah satu alat transportasi tersebut dan bukti untuk mendapatkan izin ekspor.

 

c.    Letter of Credit (L/C)

Letter of Credit biasa diajukan kepada pihak bank agar pembeli yang ada di luar negeri bisa menarik wesel atas kegiatan ekspor yang sedang dilakukan. Artinya sebagai pengekspor Anda berhak untuk mengajukan kepada bank agar bisa memiliki hak untuk mengirim wessel atau bukti pembayaran tertulis ketika proses perdagangan sedang berlangsung. 

 

d.    Dokumen Polis Asuransi

Dengan melakukan ekspor pastinya akan ada risiko terjadi sesuatu di perjalanan, entah itu hilang atau rusak. Nah, agar bisa menghindari hal tersebut, asuransi sangat dibutuhkan. Kalaupun terjadi sesuatu dalam proses pengiriman barang ke luar negeri, Anda bisa tenang karena kerugian yang dialami dapat ter-cover oleh pihak asuransi. 

Oleh karena itu, Anda akan memerlukan bukti. Bukti itulah yang dinamakan sebagai polis asuransi. Selain sebagai bukti, polis asuransi juga dapat melindungi berbagai hak dan kewajiban semua pihak di dalamnya. 

2.    Dokumen Persyaratan

Dokumen lain yang juga harus disiapkan adalah dokumen persyaratan untuk legalitas izin ekspor. Beberapa diantaranya adalah Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Surat Izin Perdagangan (SIUP), Nomor Identitas Kepabeanan (NIK), dan juga Tanda Daftar Perusahaan (TDP). Beberapa diantara dokumen tersebut dapat diterbitkan secara online kecuali NPWP harus dilakukan langsung oleh Kantor Pelayanan Pajak. 

 

3.    Dokumen Penunjang

Selain dokumen inti atau induk, ada juga dokumen penunjang atau tambahan yang akan melengkapi proses pelegalan berkas untuk mendapatkan izin ekspor barang-barang Anda. Berikut penjelasan lengkap masing-masing dokumen di bawah ini.

 

a.    Certificate of Origin (COO) / Surat Keterangan Asal

Dokumen penunjang yang satu ini dibuat dalam bentuk surat pernyataan tentang asal muasal barang atau produk ekspor tersebut. Alasannya adalah agar bisa mencegah masuknya beberapa barang dari negara yang dilarang. Pihak bea cukai akan membantu memutuskan apakah barang ekspor tersebut layak keluar (atau masuk untuk impor) atau tidak. 

 

b.    Packing List / Daftar Pengepakan

Berkas yang satu ini adalah dokumen yang wajib dibuat oleh Anda sebagai eksportir. Packing list sangat diperlukan oleh pihak bea cukai untuk meneliti kesamaan barang yang Anda daftarkan dalam dokumen ekspor impor dengan keberadaan fisik real-nya. Di dalam daftar pengepakan tersebut harus ada uraian barang apa saja yang akan Anda ekspor. 

Pastikan bahwa Anda tidak melakukan kesalahan dalam hal pembuatan dokumen ini karena dapat mengakibatkan terjadinya penundaan izin lolos ekspor. Oleh karena itu, harap periksa kembali dokumen packing list dengan produk ekspor Anda sebelum mulai dikirim.

 

c.    Surat Keterangan Pemeriksaan

Sesuai namanya, surat keterangan pemeriksaan akan terbit bila sudah dilakukan pemeriksaan terhadap produk ekspor Anda. Sifat pemeriksaan ini adalah berupa survei, sehingga pemeriksaan ini hanya berupa sampling. Sistemnya adalah tim surveyor yang berasal dari sebuah badan resmi yang disahkan oleh pemerintah membentuk suatu tim independen dengan beberapa pihak terkait untuk memeriksa barang-barang ekspor. 

Tim surveyor hanya akan memeriksa produk ekspor secara acak sebesar 2% dari barang. Artinya 2% tersebut merupakan perwakilan dari kondisi sebenarnya keseluruhan barang yang diekspor. Jika sudah memenuhi prasyarat atau dinilai sudah sesuai dengan kondisi yang dipersyaratkan dalam dokumen perjanjian maka produk Anda bisa lolos seleksi. 

 

d.    Certificate of Quality / Sertifikat Mutu

Sebagai informasi, biasanya sertifikat mutu dibuat oleh badan penelitian independen atau laboratorium perusahaan. Bisa juga diminta kepada pihak pemerintah seperti MUI dan BPOM. 

Selain itu, ada juga yang bersumber dari produsen dan ini umumnya dikenal sebagai Manufacture's Quality Certificate. Isinya biasanya tentang hal yang memiliki hubungan dengan barang yang buat oleh produsen dan memang merupakan komoditi yang akan dijual.

 

e.    Weight Note / Keterangan Timbangan

Berkas weight note harus mencantumkan tentang berat dari produk ekspor yang akan Anda kirim. Data yang dimiliki dalam berkas ini harus sama dengan data di Letter of Certificate (L/C) dan Commercial Invoice. Sehingga wajib untuk Anda memeriksa kembali data-data yang ada di dalam berkas keterangan timbangan untuk produk Anda.

f.    Measurement List / Daftar Ukuran

Dokumen measurement list biasanya berisi tentang data-data ukuran barang atau produk yang akan dikirim. Data ukuran yang dimaksud mencakup berat barang, tebal, volume, diameter, dan lain-lain. Jangan lupa bahwa data ukuran yang dicantumkan dalam dokumen ini harus sesuai dengan kondisi barang yang dijelaskan di dalam L/C. 

 

g.    Dokumen Analisis Kimia

Apabila produk Anda berupa makanan, obat-obatan, ataupun barang-barang kimia, maka sangat wajib untuk mencantumkan dokumen ini. Anda bisa meminta dokumen analisis kimia ini dari badan independen yang biasanya menganalisis obat, makanan, serta bahan kimia seperti BPOM. Data-data tersebut untuk memastikan bahwa produk ekspor Anda aman untuk dikirim serta tidak mengandung bahan-bahan berbahaya. 

 

h.    Bill of Exchange atau Wesel 

Dokumen yang satu ini wajib Anda sertakan saat melakukan ekspor karena berkaitan dengan pembayaran. Bill of exchange adalah alat pelunasan tertulis yang diberikan oleh Anda sebagai eksportir kepada importir. 

Dalam wesel ini, uang akan diteruskan ketika barang akan dikirim, baik itu dalam proses pengiriman maupun saat barang sudah diterima oleh importir. 

Di dalam sistem pelunasannya pun biasanya akan ada beberapa pihak yang akan terlibat misalnya saja drawer atau yang menanda tangan, drawee atau yang membayar, serta payee atau yang menerima pembayaran. Ada juga pihak endorsee yakni yang menerima pengalihan hak bill of exchange atau wesel. 

 

i.    Notul atau Proses Perbaikan Dokumen

Kesalahan penulisan data dalam dokumen yang disertakan kerap terjadi saat dilakukan pemeriksaan. Oleh karena itulah, diperlukan suatu proses untuk memperbaiki semua kesalahan tersebut yang disebut notul atau proses perbaikan dokumen. 

Umumnya notul dikeluarkan oleh kantor pelayanan Bea Cukai baik itu sebelum maupun setelah dikeluarkanya Persetujuan Pengeluaran Barang (SPBB). Isi dokumen ini adalah untuk menerangkan adanya revisi terkait keterangan barang yang tidak sesuai. Untuk mengajukannya, Anda bisa langsung datang ke kantor tersebut atau juga dapat menggunakan jasa Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK). 

Demikianlah beberapa contoh dokumen paling penting yang harus Anda siapkan sebelum melakukan ekspor produk bisnis Anda ke luar negeri. Sebenarnya masih ada beberapa dokumen lain yang diperlukan, namun biasanya lebih sering hanya berakhir di tumpukan dokumen-dokumen lainnya. 

Namun untuk berjaga-jaga, harap mempersiapkan semuanya dengan matang dan seteliti mungkin. Untuk menghindari kesalahan dalam penulisan data pada dokumen misalnya, Anda bisa melakukan double check atau meminta orang lain yang Anda percayai untuk melihat apa ada data yang salah atau tidak sesuai jadi kesalahan yang tidak diharapkan tidak terjadi. 

Jika Anda punya pertanyaan terkait topik ini, silakan ajukan di Tanya Ahli. Dan segera daftarkan diri Anda untuk mendapat informasi lainnya dari daya.id.