“Bagaimanakah cara membuat invoice yang benar?” Pertanyaan seperti ini mungkin akan sering dilontarkan oleh para pelaku usaha pemula, sebab pembuatan invoice tentu masih sangat baru bagi mereka. Pada dasarnya, dalam semua bidang usaha biasanya Anda akan diminta untuk membuat invoice atau tagihan kepada pihak lain. Invoice merupakan surat tagihan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli yang jumlahnya sesuai dengan Purchase Order (PO). 

Umumnya di dalam invoice selain tertera berapa jumlah uang yang harus dibayarkan kepada penjual juga memuat tentang batas waktu pelunasannya. Pembeli bisa membayar tagihan seperti yang tertulis di dalam invoice dalam kurun waktu tersebut. Di dalam tagihan tersebut akan disebutkan sampai kapan waktu maksimum bagi pembeli untuk membayar sejumlah yang ditagihkan dalam invoice. Sama halnya ketika akan melakukan pemesanan barang melalui Purchase Order (PO), invoice juga harus dibuat dengan teliti. Pastikan format invoice sudah dibuat dengan baik dan benar.

Panduan Cara Membuat Invoice yang Benar

Saat membuat invoice, Anda harus mencantumkan semua informasi penting pembelian barang dalam invoice tersebut. Invoice juga merupakan dokumen yang nantinya akan dimasukkan dalam akuntansi atau laporan keuangan perusahaan. Inilah panduan sederhana untuk membuat invoice usaha atau perusahaan Anda:

1. Judul Invoice

Langkah pertama dalam membuat invoice adalah cantumkan nama usaha atau perusahaan Anda di bagian tengah atas surat tagihan tersebut. Sangat disarankan untuk menuliskannya dengan menggunakan huruf kapital. Contohnya “TOKO GROSIR SEMBAKO ABADI”.  Tujuan penulisan judul tersebut untuk memudahkan pembeli atau pelanggan mengenali invoice dari Anda di tengah surat-surat lainnya. Dengan begitu diharapkan pelanggan atau pembeli akan segera melunasi invoice tersebut. 

2. Nama dan Alamat Pembeli atau yang Akan Ditagih

Tuliskan juga nama beserta alamat jelas dari pihak yang akan Anda tagih tersebut. Baik ditujukan untuk perorangan maupun perusahaan, invoice yang Anda buat harus memuat nama dan alamat mereka dengan jelas agar pelanggan mengetahui bahwa mereka yang harus membayarnya.

3. Nama dan Alamat Pihak Penerima Pembayaran

Jangan lupa juga untuk mencantumkan siapa dan dimana alamat orang atau pihak yang nantinya akan menerima pembayaran invoice tersebut. Hal ini akan membantu pelanggan atau pembeli untuk mengetahui kepada siapa mereka harus membayar tagihan tersebut.

4. Daftar Produk Barang atau Jasa

Invoice dibuat untuk penagihan pembayaran atas produk baik berupa barang dan jasa yang telah dibeli ataupun digunakan oleh pelanggan. Oleh sebab itu sudah pasti dalam invoice harus dicantumkan apa saja produk barang atau jasa yang dimaksud. Penulisan produk barang sebaiknya disertai dengan deskripsi yang lengkap agar pelanggan atau pembeli mudah mengeceknya. 
Deskripsi meliputi nama produk, jumlah, harga satuan, harga total dan sebagainya. Jika yang ditagihkan berupa jasa, tuliskan dengan rinci jenis jasa yang dimaksud misalnya proyek pembersihan area pabrik. Lengkapi dengan deskripsi jenis pekerjaan, berapa tarif per jamnya dan sebagainya.

5. Tanggal Invoice

Hal yang tidak kalah penting dan harus Anda cantumkan dalam invoice adalah tanggal. Biasanya dalam sebuah invoice memuat tanggal pembuatannya, tanggal pembelian barang atau jasa, serta tanggal batas waktu maksimal pembayaran tagihan. Untuk menentukan batas maksimal pembayaran ini Anda bisa juga melakukan diskusi terlebih dahulu dengan pihak yang akan ditagih.

6. Nomor Invoice

Nomor memang bukanlah hal yang wajib ada dalam invoice namun sebaiknya dicantumkan. Fungsi nomor adalah untuk memudahkan penagihan serta merapikan pengarsipan surat.

7. Cara dan Ketentuan Pembayaran

Terakhir, cantumkan bagaimana cara dan ketentuan pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan atau pembeli. Misalnya pembayaran harus dilakukan dengan cara transfer pada nomor rekening yang telah disediakan dalam waktu maksimal 30 hari kerja sejak tanggal pembuatan invoice.  Ini penting agar tidak terjadi kesalahpahaman antara Anda yang menagih dengan pihak pembeli atau mereka yang ditagih. Berikut ini adalah contoh invoice usaha. 

Sumber gambar: cermati.com

Ternyata tidak sulit bukan cara membuat invoice yang benar untuk usaha atau perusahaan? Setelah mengetahui hal ini, diharapkan Anda bisa membuat invoice untuk keperluan usaha Anda dengan lebih mudah ya. Anda juga bisa berkonsultasi dengan business coach dari Daya.id seputar masalah pembuatan invoice ataupun laporan keuangan usaha lainnya. 

Untuk informasi lain terkait tips usaha maupun produk keuangan lainnya. Anda bisa membacanya di Daya.id. Dengan mendaftar di Daya.id semua informasi keuangan bisa diakses dengan gratis dan sangat mudah. Jadi, yuk kunjungi Daya.id sekarang juga!