Membuat jadwal kerja shift bisa menjadi salah satu solusi, saat usaha Anda membutuhkan jam operasional yang panjang bahkan hingga 24 jam, atau saat ada libur panjang tapi kegiatan bisnis harus tetap berjalan.

Jika Anda sudah memiliki bagian yang khusus menangani human resources (HR), Anda bisa meminta kepada bagian tersebut untuk menerapkan sistem kerja shift, agar karyawan Anda tidak mengalami overwork yang bisa mengakibatkan kesehatan serta kualitas kerja mereka berisiko menurun.

Karena, jika karyawan Anda mengalami overwork, bukan tak mungkin jika karyawan merasa jenuh dan tidak dihargai sehingga pada akhirnya mereka memilih resign.

Baca Juga: Potong Cuti Karyawan Karena WFH, Boleh Tidak?

Lalu, bagaimana cara untuk membuat jadwal kerja shift agar semuanya efektif? Yuk, simak ulasan di bawah ini!

 

Pengertian Jadwal Kerja Shift Karyawan

Shift kerja adalah pola waktu kerja yang diberikan pada karyawan untuk mengerjakan sesuatu oleh perusahaan, yang biasanya dibagi ke dalam tiga waktu kerja yaitu pagi, sore, dan malam. Saat ini, terdapat 2 jenis shift kerja yang umum dipraktikkan perusahaan, yaitu shift kerja rotasi dan permanen. 

Shift kerja rotasi memungkinkan karyawan bergantian mendapatkan waktu kerja yang berbeda-beda. Contohnya, bagian keamanan dijadwalkan kerja pada shift pagi untuk 1 minggu pertama, kemudian dirotasi menjadi shift kerja malam pada minggu berikutnya.

Sedangkan pada shift kerja permanen, masing-masing karyawan ditetapkan untuk bekerja hanya pada satu waktu kerja, baik itu pagi, sore, atau malam. Contohnya, seorang buruh pabrik sejak awal ditetapkan untuk bekerja hanya pada shift pagi saja, maka ia tidak akan dipindahkan ke shift kerja lain tanpa adanya evaluasi terlebih dahulu.

 

Cara Membuat Jadwal Kerja Shift Karyawan

Bagi Anda yang belum pernah menerapkan jadwal kerja shift karyawan sebelumnya, tidak perlu khawatir, karena berikut ini ada beberapa cara efektif membuat jadwal kerja shift karyawan yang bisa Anda terapkan di perusahaan Anda.

 

1. Kenali Bisnis dan Karyawan dengan Baik

Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memahami bisnis dan bagaimana karyawan dengan baik. Mengetahui bisnis sendiri artinya mengetahui terlebih dahulu hari dan jam tersibuk pada bisnis Anda. Kemudian, ketahui juga siapa saja karyawan yang layak untuk dijadwalkan pada shift tertentu.

Baca Juga: Berbagi Waktu, antara Karier atau Urus Rumah

 

2. Buat Waktu Kerja Sesuai Perundang-Undangan

Selanjutnya, Anda juga perlu menetapkan waktu kerja dengan tetap mengikuti peraturan perundang-undangan, yaitu maksimal waktu kerja adalah 8 jam di luar lembur. Perhatikan juga kapan waktu shift kerja dimulai dan kapan waktu shift kerja berakhir dengan menuangkannya pada sebuah peraturan tertulis agar semua pihak terkait bisa sama-sama mengetahuinya.

 

3. Bagi Karyawan ke Dalam Beberapa Kelompok

Demi memastikan setiap karyawan mendapatkan waktu istirahat yang cukup, sebaiknya bagilah ke dalam beberapa kelompok. Bagi perusahaan yang harus beroperasi selama 24 jam tanpa henti, maka bisa membagi karyawan ke dalam 3 atau 4 kelompok.

 

4. Komunikasi dengan Karyawan Soal Jadwal Shift Kerja

Hubungan kerja antara pemilik usaha dan karyawan adalah hubungan 2 arah, sehingga komunikasi menjadi salah satu kunci efektivitas ketika membuat jadwal shift kerja. Jika karyawan tidak mendapatkan penjelasan tentang jadwal shift yang ditetapkan, maka tidak menutup kemungkinan mereka akan mempertanyakan keputusan perusahaan. 

Karenanya, Anda perlu memberikan penjelasan kepada para karyawan dengan berimbang, yang berarti ada perspektif dari karyawan yang turut Anda pertimbangkan. Misalnya dengan menjelaskan bahwa perusahaan harus tetap beroperasi untuk memastikan cash flow tetap “sehat”.

 

5. Gunakan Aplikasi untuk Membuat Jadwal

Cara membuat jadwal kerja shift karyawan yang terakhir adalah dengan menggunakan berbagai aplikasi, mulai dari yang berbayar hingga yang gratis pun bisa Anda ditemukan dengan mudah.

Contoh aplikasi yang bisa Anda gunakan adalah ShiftNote, Shiftboard, actiPLANS, Asana, Google Calendar, dan masih banyak lagi. Aplikasi-aplikasi ini dapat digunakan di perangkat komputer maupun smartphone, sehingga semua pihak bisa mengaksesnya dengan mudah. 

Baca Juga: UU Ketenagakerjaan Mengatur 8 Hak Wanita Ini

Itulah cara membuat jadwal kerja shift karyawan agar pekerjaan lebih efektif. Sekarang yang perlu Anda lakukan adalah menentukan langkah efisiensi apa yang terbaik untuk bisnis Anda. Jika penerapan jadwal shift dirasa jadi win-win solution bagi karyawan dan perusahaan, maka pertimbangkanlah cara di atas.

Jika Anda membutuhkan insight terkait peluang usaha atau keuangan lainnya, jangan ragu untuk mendaftar di daya.id dan gunakan fitur Tanya Ahli untuk bertanya dan berkonsultasi dengan para pakar tepercaya di bidangnya secara gratis.