Paling tidak ada dua tantangan terkait kapasitas sumber daya manusia (SDM) yang mungkin juga Anda hadapi selama pandemi ini. Pertama, jumlah karyawan Anda berkurang, kedua, sebagian karyawan bekerja dari rumah. 

Baca Juga: Tips Kelola Komunikasi Saat WFH

Untuk sebagian pelaku usaha, kedua tantangan itu bisa jadi masalah, termasuk dari sisi efisiensi operasional. Kekurangan pegawai bisa membuat Anda dan tim kelimpungan saat pesanan tiba-tiba meningkat. Sementara soal bekerja dari rumah, Anda yang sedang mengalaminya mungkin pernah merasakan sulitnya berkoordinasi masalah dokumen administratif.

Pertanyaannya, bagaimana cara Anda melakukan efisiensi operasional, agar perusahaan tetap berjalan baik?

 

Cara Tingkatkan Efisiensi Operasional Saat Kekurangan Tenaga Kerja

Saat pandemi, sebagian pelaku usaha terpaksa merumahkan sebagian pegawainya karena berbagai alasan. Misalnya karena harus mengalokasikan budget ke hal lain, yang bisa membantu bisnis tetap bertahan. 

Bukan tidak mungkin situasi itu menyebabkan adanya momen-momen dimana perusahaan seperti kekurangan pegawai, padahal operasional bisnis tetap harus berjalan baik. 

Di sisi lain, sebenarnya sebelum pandemi ini ada saja perusahaan yang punya tingkat turnover tinggi. Karyawan mudah sekali resign. Penyebabnya macam-macam. Bisa karena tekanan pekerjaan, gaji rendah, kurang apresiasi, dan lainnya.

Nah, jika saat ini Anda mengalami hal tersebut—maksudnya, bisnis Anda beroperasi dengan tenaga kerja terbatas—berikut ini ada beberapa tips yang kami kutip dari forbes.com, untuk membantu usaha Anda berjalan dengan efisien.

 

1.    Pikirkan Kembali Bisnis Model Anda

Buat business plan dimana Anda bisa meraih profit dengan hanya memanfaatkan sedikit tenaga kerja. Termasuk dengan berinvestasi di teknologi untuk meminimalisir pekerjaan manual, menghubungkan tim dengan spesialis, dan melatih karyawan untuk mencegah terjadi kesalahan dalam menjalankan sistem teknologi.

 

2.    Kelola Berdasarkan Project

Punya perencanaan adalah langkah pertama untuk melakukan efisiensi operasional. Apalagi jika Anda memecah project menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, lalu membaginya kepada tim yang berbeda, sesuai peran dan keahlian masing-masing. Cara ini seharusnya membuat Anda lebih mudah mengelola bisnis.

 

3.    Lakukan Pelatihan Lintas Tim

Menempatkan tenaga spesialis di posisi khusus pasti membuat Anda lebih percaya diri menjalankan bisnis. Tapi, melakukan pelatihan lintas tim bisa membantu Anda mempunyai backup-plan jika nantinya ada karyawan yang resign. Ya, namanya juga backup, pastinya jika itu harus dijalankan, tidak semua pekerjaan berjalan maksimal.

 

4.    Investasi di Pelatihan Kepemimpinan

Investasi ini bukan hanya kepada para leader, tapi juga staf. Karena mendorong seluruh karyawan untuk mempraktikan konsep kepemimpinan yang adaptif, bisa membantu mereka mencari solusi kreatif saat menghadapi masalah. Termasuk ketika Anda harus melakukan efisiensi operasional karena kekurangan pegawai.

 

5.    Fokus Kepada Pengakuan Karyawan

Apresiasi, pengakuan, bukan perkara sepele untuk karyawan. Maka itu, untuk mencegah turnover yang tinggi, cobalah benar-benar fokus kepada pengakuan keberadaan karyawan. Paling sederhana misalnya dengan menyediakan anggaran kesejahteraan bulanan. Entah itu anggaran untuk berolahraga, makan-makan, dan lainnya. Agar berjalan efisien, selalu dokumentasikan kegiatan dan pilih kegiatan yang mudah diulang kembali.

 

Cara Tingkatkan Efisiensi Operasional Saat Karyawan Work From Home

Selain SDM yang terbatas, work from home (WFH) atau bekerja dari rumah bisa menjadi tantangan lain. Apalagi konsep bekerja remote atau dari luar gedung kantor semakin umum sejak pandemi. Maka itu, Anda sebagai pelaku usaha perlu melihat lebih jauh agar bisa melakukan efisiensi operasional secara lebih baik.

Poin pentingnya adalah investasi di sektor digital secara lebih luas, agar Anda bisa memaksimalkan kolaborasi diantara karyawan yang bekerja dari tempat masing-masing—dan dari kantor.

McKinsey & Co., seperti dikutip forbes.com mengatakan, Anda harus menilai dan melengkapi ulang infrastruktur teknologi jika ingin bertahan dan berkembang di dunia pasca-COVID19. 

Salah satu kesulitan yang mungkin juga pernah Anda alami adalah memproses invoice, mengambil dokumen, dan lainnya. Biaya pengurus hal administratif ini bisa membengkak. 

Untuk meminimalisir biaya, McKinsey & Co. menyarankan untuk mengotomatisasi pekerjaan yang biasa dilakukan manual dan berulang, serta memaksimalkan teknologi cloud. Dan karena Anda sudah memanfaatkan teknologi untuk melakukan pekerjaan back-office, Anda akan meningkatkan efesiensi operasional dan memberikan layanan yang lebih baik kepada konsumen. 

Sekadar informasi. Tahun lalu Microsoft melaporkan adanya peningkatan 775% penggunaan cloud services. Selama pandemi ini cloud memang sudah membantu membuat perusahaan lebih fleksibel dan agile.

Nah, sekarang tinggal bagaimana Anda menyesuaikan beberapa tips di atas dengan kondisi usaha. Anda butuh penjelasan lebih lanjut tentang topik melakukan efisiensi operasional ini, silakan berkonsultasi kepada Praktisi dan Trainer UKM kami di Tanya Ahli daya.id. Dan jangan lupa daftarkan diri Anda di daya.id untuk mendapat akses ke konten menarik lainnya.