Seperti kita ketahui bersama, pandemi COVID-19 yang melanda dunia telah berdampak kepada perekonomian perusahaan di Indonesia. Sebagian besar perusahaan skala industri, mengalami penurunan produksi yang disebabkan penjualan yang juga menurun, sulitnya mengirimkan pesanan yang telah dipesan jauh hari sebelumnya, tidak dapat melakukan pengiriman, adanya penumpukan stok barang di gudang, dan masih banyak lagi.  

Di sisi lain, adanya pandemi COVID-19, juga membuat sejumlah perusahaan harus menyesuaikan diri dengan membuat kebijakan baru sesuai aturan dari pemerintah pusat maupun daerah, terkait kesehatan karyawan (himbauan wajib memakai masker serta mengecek suhu tubuh), social distancing dan physical distancing. Iya kan?

Yang tidak bisa dipungkiri juga, terdapat beberapa tantangan yang pasti harus diperhatikan tim pengendalian internal dalam menjalankan perannya di masa pandemi ini, karena berdampak kepada kinerja perusahaan, contohnya:

• Perjalanan dinas keluar kota yang terbatas,
• Risiko adanya karyawan yang terinfeksi virus yang harus dikarantina, 
• Ketentuan bekerja secara WFH yang setiap saat dapat terganggu, karena jaringan internet maupun koneksi jaringan yang tidak stabil, dan
• Jumlah pegawai (auditee) yang terbatas di kantor, sehingga dapat menghambat waktu auditor dalam memenuhi permintaan atas informasi audit yang diperlukan.

Maka dari itu, di masa pandemi ini, suatu perusahaan skala industri harus lebih ketat menjaga sistem pengendalian internal perusahaan, karena hal tersebut sangat penting untuk menjaga kestabilan usaha perusahaan. 


 

Proses Pengendalian Internal di Masa Pandemi

Nah, sebelum jauh membahas pengendalian internal di masa pandemi, yuk kita ingat-ingat kembali apa yang yang dimaksud pengendalian internal perusahaan itu? apa saja yang harus dilakukannya?

COSO atau Commitee of Sponsoring of the Treadway Commision menyampaikan bahwa pengendalian internal merupakan proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, dewan direksi, manajemen, dan karyawan yang dirancang dalam rangka memberikan jaminan bahwa organisasi dapat mencapai tujuan melalui:

• Efisiensi dan efektifitas produksi,
• Penyajian laporan keuangan
• Kepatuhan terhadap perundangan dan aturan yang berlaku.

Sedangkan menurut OJK, pengendalian internal merupakan sistem yang dirancang perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, mengamankan harta, menjaga ketelitian data perakunan, menegakkan disiplin, serta meningkatkan ketaatan karyawan terhadap kebijakan perusahaan.

Dan yang perlu diingat, fungsi sistem pengendalian intern yaitu sebagai:

1. Preventive Control atau mencegah timbulnya suatu masalah sebelum permasalahan tersebut muncul.

 

2. Detective Control atau mempersiapkan jika terjadi masalah dan langkah lanjutannya.

 

3. Corrective Control yang mencakup prosedur untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan, dan juga mengubah sistem. 

Anda dapat juga membaca :  Panduan dasar cara menghindari kecurangan keuangan pada bisnis

Jadi dengan melihat pengertian-pengertian di atas, dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian intern adalah upaya yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, direksi, manajemen, dan juga personel satuan usaha lainnya, yang bersifat preventive, detective, dan corrective - yang dibuat untuk keandalan laporan keuangan, ketepatan dengan aturan yang ada, efektifitas, dan juga efisiensi operasional perusahaan.

Nah, maka dalam konteks pandemi, berikut ini beberapa hal yang direkomendasikan perlu dilakukan oleh dewan komisaris, dewan direksi, manajemen, dan karyawan, agar performa perusahaan tetap berjalan dengan baik.

 

DEWAN KOMISARIS

Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh dewan komisaris:

• Apakah telah diadakan rapat darurat atau rapat ad hoc Dewan Komisaris? Yang bertujuan untuk menyampaikan pentingnya penanganan krisis dan guna menunjukan kepemimpinan dan pengawasan yang kuat.

 

• Apakah sudahkah dibentuk Komita ad hoc COVID-19 atau Komite Krisis, atau sudahkah Komite Manajemen Risiko ditugaskan mengawasi dampak dari pandemi ini? Sudahkah Dewan Komisaris mempertimbangkan siapa saja yang harus bergabung dalam komite tersebut – manajemen senior, HRD, Operations, Teknologi Informasi (TI)?

 

• Sudahkah diselenggarakan diskusi terbuka terkait kapasitas Dewan Komisaris dalam mengawasi BCP (Business Continuity Plan) dan memimpin perusahaan selama krisis? Jika masih belum, tingkatkan expertise Dewan Komisaris dengan dukungan eksternal dalam jangka pendek dan pertimbangkan kembali  komposisi Dewan dalam jangka panjang. 

 

• Apakah perusahaan telah memiliki rencana suksesi darurat dan apakah rencana tersebut sudah siap untuk diaktivasi? Rencanakan ketersediaan pengganti tim inti perusahaan, jika dibutuhkan.

 

DIREKSI

Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh direksi:

• Sudahkah dibentuk Tim Manajemen Krisis yang bertujuan mengembangkan rencana menyeluruh untuk mengatasi dampak-dampak krisis dalam beberapa skenario berbeda? Rencana yang dibuat tentunya tidak boleh lepas dengan faktor intensitas dan durasi krisis serta efek potensial pada likuiditas, pembiayaan, lini bisnis utama, dan rantai pasokan. 

 

• Sudahkah diadakan komunikasi berkala antara Tim Manajemen Krisis dan Komite Krisis Dewan Komisaris? 

 

• Bagaimana dampak krisis terhadap tenaga kerja disampaikan kepada Dewan Komisaris? 

 

• Sudahkah ditentukan siapa yang memiliki peran esensial dalam krisis ini dan critical skills apakah yang diperlukan guna terbentuknya tim yang bekerja dari beberapa lokasi yang berbeda? 

 

• Apakah perlu membentuk Tim Manajemen Likuiditas? Penting untuk mempertimbangkan pengelolaan likuiditas dalam cakupan Tim Manajemen Krisis. 

 

RUANG LINGKUP PENGENDALIAN 

Apakah fungsi pengendalian utama perusahaan telah bekerja dengan baik? Pertimbangkan: 

• Sistem Pengendalian Internal: kebijakan dan prosedur BCP serta pengendalian teknologi informasi yang memadai, termasuk telecommuting, keamanan tempat kerja, keamanan pangan, dan sebagainya. Jangan mengabaikan isu-isu teknologi informasi (cyber). Dalam krisis, kerentanan terkait dengan teknologi informasi dapat bertambah buruk.

 

• Kepatuhan: kepatuhan terhadap pengendalian internal seperti pada BCP, teknologi informasi, standar keamanan, dll. 

 

• Audit Internal: penilaian efektifitas BCP, rekomendasi perihal kekurangan pengendalian internal, dan tindakan korektif. 

 

• Manajemen Risiko: penilaian risiko, mitigasi risiko, dan implikasi jangka panjang. Pastikan hal-hal itu sudah diuji dalam waktu yang cukup. Jika  tidak yakin, uji fungsi pengendalian utama sesegara mungkin. Jika baru saja diuji dalam waktu dekat, terus laksanakan pengawasan terhadap proses implementasi dengan didukung pelaporan secara berkala dan lakukan penyesuaian sesuai kebutuhan

 

KOMUNIKASI TERHADAP PEMANGKU KEPENTINGAN 

Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait komunikasi terhadap pemangku kepentingan:

• Apakah telah dilakukan komunikasi terkait tindakan dan respon perusahaan terhadap pandemi kepada para pegawai, klien, pemasok, masyarakat lokal, dan juga pemerintah?

 

• Sudahkah dilakukan aktivasi mekanisme pelaporan untuk menampung informasi dari pegawai, pemasok, dan klien terkait pencegahan penyebaran virus? 

 

• Apakah telah dilakukan komunikasi langkah-langkah yang diambil perusahaan terkait dengan COVID-19 pada media sosial usaha Anda? 

 

• Sudahkah pihak manajemen melakukan kampanye komunikasi internal untuk menginformasikan bahwa pegawai dapat bekerja di rumah jika sakit, atau untuk tidak datang di tempat kerja sampai pada jangka waktu yang ditentukan, menyesuaikan situasi pandemi?

Jadi dari sini kita bisa simpulkan bahwa pengendalian intern itu sangat penting di masa pandemi, karena ditengah situasi yang serba tidak pasti, kontrol terhadap proses kerja di perusahaan, kontrol terhadap keuangan perusahaan, kontrol komunikasi terhadap stakeholder menjadi faktor krusial dalam rangka manjaga stabilitas perusahaan dan menjaga kredibilitas perusahaan.

Bila Anda masih ingin memperdalam cara-cara pengendalian internal perusahaan, Anda dapat memanfaatkan fitur Tanya Ahli lho.  Silakan bertanya kepada ahlinya, dalam fitur tersebut.