Manajemen stok penting untuk operasional bisnis. Bagaimana tidak, kalau manajemen stok Anda kacau, keuangan bisnis Anda bisa berantakan dan kepuasan pelanggan menurun. Apalagi, kalau kehilangan stok, produksi sudah terganggu, rugi biaya juga lagi. Nah, artikel ini akan membahas gimana caranya supaya stok Anda aman.

 

Penyebab Kehilangan Stok

Pernahkan Anda menemukan fakta selama proses bisnis, barang yang digunakan tercatat lebih banyak daripada hasil produksi dan perbedaanya sangat jauh? Banyak faktor yang menyebabkan hal itu dapat terjadi, salah satunya adalah Anda kehilangan stok barang. Kehilangan yang dimaksudkan dapat berupa barang (fisik) yang hilang atau nilai kegunaannya. Bagaimana hal itu dapat terjadi?

 

1.    Jarang Cek Stok

Cek stok memang terkesan sepele dan membosankan, tetapi jika tidak dilakukan Anda akan kebingungan saat terjadi masalah. Bisa jadi ketika akan digunakan stok barang kurang, banyak yang kadaluarsa, dan banyak yang rusak. 

 

2.    Pencatatan Tidak Akurat

Pencatatan stok fisik dengan inventaris berbeda jauh, maka perlu pencatatan yang akurat. Sedapat mungkin pencatatan dilakukan secara detail mulai dari tanggal, waktu, tujuan penggunaan, dan tujuan pengiriman. Jadi, ketika ada yang miss dapat ditelusuri letak kesalahannya.

 

3.    Fraud atau Kecurangan

Kecurangan menjadi hal yang perlu cukup diperhatikan. Tidak hanya merusak operasional bisnis tapi juga mempengaruhi internal bisnis Anda. Kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dapat memicu konflik dalam internal bisnis.

Setelah mengetahui apa hal yang menyebabkan kehilangan stok, maka Anda perlu mengetahui bagaimana cara mengelola stok agar hal itu tidak terjadi, bukan? Salah satu metode yang dapat Anda lakukan adalah Stock Opname. 

Baca juga: Kiat Hemat Pengeluaran di Bisnis Jual-Beli dengan Mengelola Stok Gudang

 

Metode Stock Opname

Menurut Kristyanto (2017), stock opname merupakan salah satu cara memastikan jumlah barang yang tersedia (fisik) sama dengan jumlah pencatatan pembukuan atau data di komputer. 

Stock opname tidak hanya menghitung barangnya, namun juga memilih mana barang yang baik dan mana yang tidak. Prayogi (2018) menyebutkan tujuan dilakukan stock opname tidak hanya memastikan tingkat persediaan barang tetapi juga mengetahui kas perusahaan, aktiva perusahaan, piutang, dan hutang. 

Stock opname ini menjadi langkah preventif kehilangan stok karena penghitungan dilakukan secara rutin dan detail. Metode ini penting untuk mencegah kebocoran barang, yang dapat diketahui dari perkembangan arus barang, keluar dan masuk setiap harinya. 

Baca juga: Kenali Apa Itu Inventaris dan Cara Mengelolanya untuk Usaha

 

Penerapan Stock Opname

Perusahaan dapat menjamin operasional bisnis berjalan dengan lancar, sesuai harapan, salah satunya dengan melakukan pengecekan stok dengan metode stock opname. Untuk melakukannya perlu diperhatikan 6 prosedur menurut Lukiyanto (2020) berikut : 

 

1.    Menyiapkan Jadwal Rutin 

Tahap persiapan stock opname yaitu menyiapkan jadwal rutin. Jadwal dapat direncanakan per bulan bahkan minggu-an. Jadwal menyesuaikan berapa jumlah barang dan tentunya tenaga kerja yang tersedia. Semakin sering semakin baik agar kehilangan barang dapat terdeteksi sejak dini.

 

2.    Menyiapkan Data Stok Terakhir

Sebelum penghitungan dilakukan, hendaknya Anda mempersiapkan data stok yang ada pada catatan terakhir. Data ini menjadi acuan berapa jumlah barang yang seharusnya ada, apakah terjadi penambahan atau pengurangan.

 

3.    Menghitung Stok 

Penghitungan stok dilakukan dengan bantuan kode barang. Wajib meninjau kembali hasil yang diperoleh dari perhitungan tersebut, apabila ada ketidaksesuaian antara produk dan kode dapat segera dilaporkan dan dipindahkan.
 
 

4.    Memeriksa Kesesuaian Data

Data yang dibawa tadi dapat menjadi landasan apakah ditemukan adanya ketidaksesuaian jumlah barang. Dapat juga ditemukan barang yang sudah tidak layak dipakai, masa penggunaan sebentar lagi, dan barang yang hilang.

 

5.    Membuat Laporan Apabila Terjadi Kehilangan Barang

Ketidaksesuaian barang yang ditemukan wajib dilaporkan kepada atasan agar segera ditindaklanjuti. Jika ketidaksesuaian sudah fatal, juga dapat cepat mendapatkan perlakuan.

 

6.    Mendokumentasikan

Tahapan terakhir ini wajib dilakukan dengan baik sebagai tanda bukti. Dokumentasi juga dapat menjadi landasan komplain kepada supplier dan secara cepat dilakukan perbaikan berdasarkan tata letak yang telah didokumentasikan.

Mengelola stok barang ada kalanya seperti mengelola dana Anda. Perlu digunakan sebaik mungkin dan dicatat sedetail-detailnya agar tidak mengalami kehilangan. Manajemen stok yang baik dapat membantu kelancaran bisnis Anda. Coba terapkan metode stock opname agar Anda tidak mengalami kehilangan stok!

Yuk temukan berbagai informasi menarik seputar manajemen operasional bisnis atau yang lainnya di di Daya.id. Jangan lupa daftarkan diri Anda di sini  secara Gratis dan Anda juga dapat menggunakan fitur Tanya Ahli.