Mendengar kata rapat, atau sebagian kita menyebutnya meeting, rasanya sudah bukan hal yang asing untuk semua. Di dunia kerja ataupun organisasi, kegiatan rapat menjadi sebuah kegiatan yang cukup rutin. Namun pernahkah Anda merasa, terkadang kegiatan rapat menjadi tidak efektif dikarenakan banyak hal? Seperti rapat menjadi momen kumpul dan rumpi. Atau pada saat rapat pembahasan menjadi melebar, bahkan tidak jarang membahas masalah pribadi. Tidak jarang, waktu pada rapat tersebut banyak digunakan hanya untuk menemani atasan dalam menyelesaikan pekerjaannya, atau bahkan sambal menemani atasan mengirim email. 

Melaksanakan sebuah rapat efektif adalah suatu tantangan yang tidak sederhana. Jika di kilas balik kalender yang Anda punya, untuk melihat rentang 1 minggu yang Anda sudah lewati, sudah berapa rapat yang Anda lakukan? Kemudian Anda analisis, berapa banyak rapat tersebut menjadi sesuatu yang efektif?

Jika Anda analisis dari kendala di atas, yang menjadi faktor utama  yang perlu diperbaiki adalah kualitas dari kepemimpinan seseorang dalam pelaksanaan rapat.

Selain tingkat kompetensi pemimpin dalam menjalankan rapat, dalam hal ini kita akan ulas beberapa hal yang dapat mempengaruhi jalannya rapat di perusahaan:

 

1.    Pemimpin Rapat

Mengapa pemimpin rapat penting yang menjadi sorotan? Karena pemimpin rapat adalah orang pemegang kunci dalam jalannya sebuah rapat. 

Bayangkan jika Anda seorang atasan yang tidak bisa mengatur jalannya sebuah rapat. Tim yang Anda arahkan pun tidak akan bisa mengikuti maksud, tujuan dan inti pembahasan dari rapat yang Anda buat. 

Atau jika Anda seorang anak buah yang mempunyai atasan dengan kemampuan manajerial yang kurang baik, Anda juga sebaiknya mempunyai inisiatif untuk mengingatkan tujuan dari rapat tersebut. 

Pada dasarnya, setiap orang merupakan pemimpin dari diri nya sendiri untuk menentukan dan menciptakan kesuksesannya. Ibaratkan Anda dalam sebuah perjalan, dan pemimpin Anda adalah tour guide. Jika tour guide Anda tersesat, apakah Anda tetap ingin ikut tersesat tanpa inisiatif mendapatkan jalan yang benar?

 

2.    Buat Agenda Rapat dan Disiplin Waktu

Agenda dalam sebuah rapat sangat jelas menjadi persyaratan sebelum mengundang rapat. Namun, tidak jarang banyak rapat yang mempunyai agenda yang tidak jelas. 

Ringkasan agenda rapat dapat dicantumkkan pada email invitation. Sehingga setiap anggota rapat mengetahui mengapa mereka berkumpul dan dapat mempersiapkan data yang dibutuhkan, dengan begitu setiap orang tahu apa yang diharapkan atau dicapai pada rapat tersebut. 

Agenda rapat ibaratkan sebuah kompas dalam perjalanan Anda. Jadi pada saat Anda “tersesat” selama pembahasan. Agenda rapat dapat menjadi petunjuk agar pembahasan tidak melebar. Jangan biarkan atasan Anda keluar konteks agenda, dan jangan biarkan bawahan Anda tidak mengikuti agenda. 

Selain itu, jika agenda sudah Anda buat dan tentukan, berdisiplinlah! Mulai rapat dengan tepat waktu dan selesaikan dengan tepat waktu! 

Jika Anda pemimpin, datanglah secara tepat waktu walaupun Anda merasa Anda punya power, dan Anda sebaiknya selesai sesuai perjanjian waktu yang dibuat. Jangan kabur di tengah jalan sedangkan kesimpulan dari agenda belum ada. 

Jika Anda masih jadi anak buah, pada saat pemimpin Anda sudah membahas diluar konteks agenda dan memakan waktu. Anda mempunyai kewajiban untuk mengingatkan sisa waktu yang masih ada.

 

3.    Be Present dan Tentukan Rencana Tindakan

Pada saat rapat berlangsung, akan sangat baik jika Anda be present dalam mengikuti rapat. Artinya, Anda tidak boleh mengerjakan hal lainnya selain fokus pada agenda rapat. Mengapa? Karena jika Anda tidak fokus, kemungkinan besar Anda akan ketinggalan informasi atau bahkan tidak akan nyambung pada pembahasan rapat tersebut. Apalagi rapat nya dilaksanakan secara online saat work from home. Otomatis peran Anda tidak ada pada rapat tersebut. 

Jadi kalau Anda masih sering membalas email-email pada saat rapat, segera hilangkan kebiasaan tersebut!

Nah, jika Anda sudah be present. Saatnya Anda membuat rencana tindak lanjut dari rapat yang sudah dilaksanakan. Tanyakan kepada tim Anda, siapa yang akan bertanggung jawab pada PR yang masih ada, kapan dapat diselesaikan, hingga apa saja yang akan dikerjakan oleh masing- masing individu. Sehingga rapat yang sudah Anda laksanakan dapat tercipta sebuah keefektifitasan dan kemajuan.

Tidaklah cukup teori dan pengetahuan tanpa tindakan untuk memulai. Anda dapat bertanya kepada ahli kami untuk mengembangkan strategi rapat efektif .

Untuk informasi lainnya terkait tips pengembangan diri dan usaha. Anda bisa medapatkan nya secara gratis di Daya.id. Dengan mendaftar di Daya.id semua informasi usaha dan pengembangan diri bisa diakses dengan sangat mudah dan kapan saja!. Jadi, yuk kunjungi Daya.id sekarang juga!