Dirilis

31 Mei 2018

Penulis

Tim Daya Tumbuh Usaha


Standart Operating Procedures atau SOP memiliki peranan penting dalam operasional suatu usaha. SOP di dalam sebuah usaha dipakai sebagai acuan proses kerja seluruh karyawan. Umumnya, SOP harus disahkan terlebih dahulu  oleh pejabat yang berwenang dalam perusahaan. Namun, dalam penyusunannya, standar operasional dibuat berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan.

SOP dibuat dengan tujuan agar setiap proses kerja berjalan selaras dan efisien. Untuk itu, pembuatan SOP tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Anda harus mampu memahami proses usaha dari awal hingga akhir, lengkap dengan segala dokumen yang dibutuhkan. Selain itu, Anda juga perlu memahami siapa saja pihak-pihak yang akan terlibat sehingga durasi dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan dapat dipersiapkan dengan baik.

Sayangnya, tidak semua karyawan di perusahaan  dapat mematuhi SOP yang telah ditetapkan. Padahal, kelalaian ini dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan serta mempengaruhi karyawan lain untuk melanggar ketentuan SOP. Oleh karena itu, inilah delapan cara membuat seluruh karyawan mematuhi SOP di perusahaan.

1. Diskusikan Pembuatan SOP Bersama Karyawan

Pada dasarnya, pembuatan standar operasional perusahaan adalah tugas dan tanggung jawab divisi HR. Namun demikian, tidak ada salahnya jika Anda membentuk tim khusus pembuatan SOP,  dengan melibatkan sumber daya karyawan yang kompeten dari setiap bagian atau divisi perusahaan, misalnya Manajer Pemasaran, Manajer Support, dan lain sebagainya. Diskusikan pembuatan SOP bersama mereka untuk mengetahui proses kerja yang benar-benar terjadi.

Hal ini sangat penting dilakukan, sebab selalu terdapat perbedaan dari teori dan praktik yang terjadi di lapangan. Tim HR mungkin saja kurang memahami detail yang terjadi di dalam sebuah proses kerja, sehingga keberadaan pihak-pihak terkait sanga t dibutuhkan untuk mendiskusikan pembuatan SOP agar lebih mudah dipatuhi oleh seluruh karyawan di perusahaan.

2. Mengedukasi Peran dan Posisi Masing-masing

Hal pertama dan paling mendasar yang dapat Anda lakukan agar karyawan mematuhi SOP adalah dengan memberikan edukasi terkait peran dan posisi masing-masing karyawan di perusahaan Anda. Cara ini efektif untuk memanfaatkan sumber daya manusia yang ada sesuai dengan kompetensinya masing-masing. Selain itu, dengan mengetahui peran dan posisi masing-masing, karyawan dapat memahami apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya.

Kondisi tersebut secara otomatis akan menciptakan hubungan kerja yang harmonis antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Tentu saja, komunikasi akan terjalin dengan baik sehingga meminimalisir kemungkinan kesalahpahaman. Lebih lanjut, masing-masing divisi dapat bekerja sama dengan baik guna mewujudkan sasaran dan target perusahaan dalam periode tertentu.

3. Menjelaskan Detail Proses Kerja

Dalam proses penyusunan SOP, tentu saja tim HR akan membuat alur kerja, baik berupa narasi maupun bagan. Pembuatan alur kerja dan narasi ini harus benar-benar sesuai dengan urutan langkah yang memang terjadi pada proses usaha di dalam perusahaan Anda. Pastikan bahwa Anda telah menuliskan nama-nama karyawan yang terlibat dan menjadi penanggung jawab dari setiap aktivitas, dokumen apa saja yang dibutuhkan, serta durasi dari masing-masing aktivitas.

Setelah alur kerja dibuat dengan benar, Anda dapat mengumpulkan karyawan pada sebuah rapat kerja. Jelaskan dengan detail proses kerja yang harus dilakukan masing-masing divisi, atau bahkan individu, sesuai dengan alur kerja yang telah dibuat sebelumnya. Berikan kesempatan untuk bertanya apabila terdapat karyawan yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut tentang alur kerja tersebut.

4. Memberi Pemahaman Atas Keterkaitan Proses Kerja

Setelah Anda menjelaskan detail proses kerja berdasarkan alur yang telah dibuat sesuai dengan urutan, maka inilah saatnya Anda memberikan pemahaman atas keterkaitan proses kerja dari satu divisi dengan divisi lainnya. Pemahaman ini diberikan agar karyawan di masing-masing divisi mengerti kalau keterlambatan atau kelalaian SOP pada satu divisi dapat berimbas pada divisi yang lain.

Di sisi lain, pemahaman atas keterkaitan proses kerja ini juga akan menciptakan transparasi pekerjaan dari masing-masing divisi sehingga dapat mencegah munculnya perasaan iri ataupun persaingan yang tidak sehat.  Dengan demikian, karyawan dapat mematuhi SOP dengan baik dan benar.

5. Menjaga Konsistensi

Dalam pelaksanaannya, pastikan bahwa SOP tetap dijalankan sesuai peraturan yang telah menjadi kesepakatan bersama. Menjaga konsistensi dalam menjalankan proses kerja perlu dijaga, artinya tidak boleh ada alur kerja yang dilewatkan begitu saja.  Konsistensi ini juga berpengaruh terhadap kinerja karyawan yang tetap berada pada jalur yang benar sesuai standar operasional perusahaan.

Apabila perusahaan memiliki konsistensi proses kerja, maka hal ini berdampak positif terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan. Karyawan dapat meningkatkan kinerja dari waktu ke waktu sehingga usaha dapat berkembang lebih baik.

6. Menjadi Contoh yang Baik

Sebagai seorang atasan, Anda tentu akan menjadi figur atau sosok yang sangat memengaruhi kinerja seluruh karyawan. Untuk itu, sebelum meminta karyawan bekerja sesuai dengan standar operasional yang berlaku, pastikan Anda sudah melakukan hal tersebut. Pasalnya, apa yang Anda lakukan secara langsung akan dijadikan contoh bagi seluruh karyawan di perusahaan. Bagaimana bisa meminta mereka untuk mematuhi aturan kalau Anda saja tidak melakukannya?

7. Lakukan Evaluasi dan Perbaikan

Setelah SOP diterapkan selama beberapa bulan, Anda dapat mengadakan rapat khusus untuk membahas persoalan implementasi standar operasional perusahaan di setiap divisi yang ada. Apabila SOP sudah berjalan  baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, maka alur kerja tersebut dapat dilanjutkan. Sebaliknya, jika SOP ternyata tidak sesuai dengan kondisi terkini perusahaan , maka Anda perlu melakukan perbaikan dalam susunan SOP tersebut.

Perlu diingat bahwa standar operasional perusahaan selalu bersifat cair. Artinya, peraturan ini dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Meskipun demikian, pastikan seluruh karyawan mengetahui apabila terjadi perubahan alur kerja sehingga SOP tetap dapat dijalankan sesuai dengan yang diinginkan.

8. Pemberian Reward & Punishment

Agar karyawan termotivasi untuk terus mematuhi SOP yang berlaku di dalam sebuah perusahaan, sesekali Anda perlu memberikan reward atau penghargaan bagi karyawan yang berprestasi.  Reward ini tidak harus berupa bonus dalam nominal uang, tetapi bisa juga dalam bentuk promosi jabatan atau pemberian tiket berlibur. Hadiah yang menarik tentu akan memotivasi seluruh karyawan agar dalam bekerja selalu memegang  teguh kesepakatan SOP.

Sebaliknya, apabila terdapat karyawan yang melakukan pelanggaran atau bekerja dengan sesuka hati tanpa memperhatikan SOP, jangan ragu untuk memberikan hukuman. Hukuman yang dimaksud dalam hal ini tidak berarti langsung pemberian surat peringatan, melainkan teguran verbal terlebih dulu. Jika memang tidak ada perubahan, baru berikan surat peringatan kepada karyawan tersebut untuk menghadirkan efek jera.

Itulah  delapan cara yang dapat Anda lakukan untuk membuat seluruh karyawan mematuhi SOP yang telah dibuat dan menjadi kesepakatan bersama. Melalui prosedur  dan sistem kerja yang dibuat dengan jelas, maka perusahaan dapat melakukan standarisasi dan pengendalian kinerja karyawan di seluruh divisi yang ada. Bagaimana dengan SOP yang ada di perusahaan Anda? Apakah sudah dipatuhi sepenuhnya oleh seluruh karyawan?

Sumber:

Diolah dari berbagai sumber

Penilaian :

5.0

1 Penilaian

Share :

Berikan Komentar

Ada yang ingin ditanyakan?
Silakan Tanya Ahli

Ari Handojo

Business Coach

1 dari 3 konten bebas || Daftar dan Masuk untuk mendapatkan akses penuh ke semua konten GRATIS