Tahu kan kalau stok barang adalah salah satu unsur aktiva lancar yang ada di neraca? Stok barang adalah jenis aktiva produktif yang punya keterkaitan langsung dengan pendapatan perusahaan, yang sering disebut biaya persediaan, atau istilah kerennya inventory cost. 

Inventory cost merupakan biaya persediaan barang yang meliputi persediaan periode sebelumnya. Biayanya berupa biaya saat proses pemesanan barang, biaya pengiriman barang yang dipesan, biaya penerimaan barang, dan biaya pembayaran barang yang dipesan kepada pihak supplier dan sebagainya.  

Dengan memperhatikan definisi tersebut, maka diperlukan manajemen stok barang yang efektif, efisien, dan ekonomis agar perusahaan dapat memperoleh hasil yang optimal. 

Yang dimaksud efektif itu adalah bila suatu tujuan atau program tercapai dalam batas waktu yang ditargetkan, tanpa mempedulikan biaya yang dikeluarkan. 
Sedangkan efisien artinya jika dengan biaya (input) yang sama bisa dicapai hasil (output) yang lebih besar. 

Lalu yang dimaksud ekonomis itu bila terjadi suatu hasil (output) diperoleh dengan biaya (input) yang lebih kecil/murah, dengan mutu output yang sama.

Jadi, kenapa sih manajemen stok barang harus diperhatikan dengan sepenuh hati? Nah berikut ini alasan atau tujuannya:
1.    Mengurangi kerugian yang diakibatkan oleh penumpukan stok barang di gudang yang menyebabkan kerusakan, 
2.    Memantau adanya kehilangan, manipulasi stok, dan terganggunya proses produksi karena kurangnya stok. 
3.    Menghindari kesalahan akibat kelalaian, kecerobohan dan kekeliruan manusia dalam hal salah perhitungan stok.  

Lalu, bagaimana dapat menciptakan manajemen stok barang yang efektif, efisien, dan ekonomis? Ada tujuh cara yang direkomendasikan untuk Anda, yaitu:
 

1.    Ciptakan dan perkuat divisi Internal Audit

Agar pengendalian internal berjalan secara efektif, efisien, dan ekonomis maka diperlukan adanya bagian yang mengawasi dan mengevaluasi efektifitas, efesiensi, dan ekonomis manajemen stok barang yaitu dengan adanya divisi internal audit. Bila tempat usaha Anda belum ada bagian khusus yang menangani hal ini, ciptakanlah. Bila sudah ada perkuatlah. Oke?
 

2.    Gunakan teknologi digital untuk meningkatkan kualitas manajemen stok barang 

Jangan lupa ya, ciptakan teknologi digital (aplikasi) yang dapat memantau bisnis Anda secara real-time, yang tidak hanya memberi tahu Anda saat stok Anda hampir habis, namun juga membantu Anda mengetahui item terlaris, item terlaris, dan tren permintaan.

Teknologi ini akan membantu laporan menjadi lebih akurat, memungkinkan Anda memesan cukup untuk memenuhi permintaan sepanjang tahun.  Selain itu Anda juga dapat menentukan produk apa yang perlu Anda buang, apa yang lebih Anda butuhkan, serta memberi Anda kesempatan untuk menguji produk baru di pasar.

Ia juga akan membantu Anda menentukan kapan Anda perlu memesan stok berikutnya, membantu Anda tidak pernah memesan terlalu banyak dan berisiko kadaluwarsa, tetapi tidak pernah memesan terlalu sedikit dan berisiko kehabisan stok barang.

 

3.    Terapkan model Economic Order Quantity (EOQ)

Dalam manajemen stok barang, gunakanlah teori Economic Order Quantity (EOQ) sebagai teori yang digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan/pembelian yang harus dilakukan dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan agar biaya total (penjumlahan antara biaya pemesanan dan biaya penyimpanan) menjadi minimum. 
 

4.     Gunakan layanan logistik pihak ketiga

Gunakan layanan logistik pihak ketiga atau layanan 3PL (3rd party logistic) agar bisnis yang ingin lebih efisien dan produktif, dengan berfokus pada kompetensi inti mitra pihak ketiga. Ingat lho, ini jamannya era kolaborasi, jangan semuanya dikerjakan sendiri.

Penyedia logistik pihak ketiga dapat menangani berbagai hal yang terkait dengan manajemen stok barang Anda, seperti:
•    Pergudangan
•    Memilih dan pengepakan
•    Pengemasan
•    Angkutan
•    Pengiriman barang
•    Pengelolaan stok barang

Manfaat yang didapat dari pemanfaat logistik pihak ketiga adalah:

1.    Mengurangi biaya overhead dan tenaga kerja
Biaya-biaya tersebut yang terbesar bagi banyak perusahaan.
Kalau Anda menangani semua logistik Anda sendiri, Anda harus membayar untuk:
•    Perekrutan dan pelatihan karyawan
•    Kompensasi pekerja dan biaya tanggung jawab
•    Ruang gudang
•    Kendaraan transportasi dan perawatan armada.

2.    Telah memiliki jaringan gudang distribusi dan menawarkan tarif lebih rendah untuk pengiriman
Anda perlu waktu yang lama untuk membangun jaringan yang sama seperti yang sudah dimiliki oleh penyedia 3PL yang sudah mapan, belum lagi biaya untuk mendedikasikan waktu dan perhatian Anda untuk kegiatan yang lebih penting mengalihdayakan logistik Anda adalah cara yang pasti untuk menghemat biaya pengiriman.

Menurut Dear Systems, sebuah studi di tahun 2016 mengungkapkan bahwa 70% bisnis yang menggunakan layanan logistik pihak ketiga mengatakan bahwa 3PL telah berkontribusi pada peningkatan layanan pelanggan, dan 75% dari semua bisnis yang disurvei menyebutkan bahwa penyedia 3PL banyak menawarkan cara baru dan inovatif untuk meningkatkan efektivitas logistik.

Tahukah Anda, menurut firma konsultan Armstrong & Associates, 86 persen perusahaan-perusahaan yang termasuk dalam Fortune 500 menggunakan penyedia 3PL lho.
 

5.    Atur Gudang Anda

Dalam manajemen stok barang, gudang yang rapi, bersih, terorganisir akan membantu Anda menyortir stok barang secara efisien dan mengambilnya dengan cepat. Gudang yang tidak rapi, tidak bersih, dan tidak terorganisir akan meningkatkan biaya seiring dengan kemungkinan stok yang salah tempat atau rusak. Hal tersebut berlaku di gudang-gudang besar tempat para pekerja melakukan perjalanan ribuan kaki persegi untuk satu bagian stok barang.

Salah satu kunci untuk menata gudang Anda adalah meletakkan barang-barang Anda yang fast moving (cepat laku) di depan di area terdepan. Ini akan mengoptimalkan proses pengambilan, pengemasan, dan pengiriman Anda. Nah, coba mulai pikirkan bagaimana mengatur stok barang-barang yang slow moving, medium moving?
 

6.    Gunakan Metode Just in Time

Stok barang berlebihan akan menghabiskan lebih banyak uang. Semakin sedikit yang Anda miliki, semakin sedikit biaya yang Anda keluarkan. Iya kan?

Jika Anda sudah memiliki banyak stok usang, Anda dapat mencoba bundling produk  untuk menjualnya lebih banyak atau jualah sebisa mungkin, yang penting Anda memiliki cash yang terus mengalir, daripada hanya menjadi modal yang mati.

Gunakan juga sistem manajemen stok barang tepat waktu atau lebih dikenal dengan JIT = Just In Time sebuah metode mengelola stok barang sehingga hampir tidak ada stok di gudang Anda sama sekali, namun sebaliknya, memesan semua yang Anda butuhkan di saat Anda membutuhkannya.

7.    Pantau KPI Stok Barang

Memantau KPI (Key Performance Indicator) stok Anda adalah bagian penting untuk mengurangi biaya. Jadi, gunakan KPI untuk memantau misalnya tingkat perputaran stok barang, waktu siklus pengelolaan stok barang,  tingkat kerugian barang hilang, barang rusak, dan  rasio stok barang terhadap laba usaha Anda dan sebagainya.

Dengan membandingkan angka usaha Anda dengan rata-rata industri yang ada, Anda dapat menilai seberapa baik mengelola bisnis dan gudang Anda, dan bagaimana Anda dapat mengurangi biaya stok di antara banyak biaya lainnya?


Bagi Anda pemilik usaha atau para penanggung jawab stok barang, coba lakukan ke tujuh hal tersebut di atas ya, untuk dapat menciptakan manajemen stok barang yang efektif, efisien, dan ekonomis.

Sebagai tambahan informasi, Anda dapat juga lho,  membaca 6 langkah mengelola stok barang untuk bisnis manufaktur.

Nah, apabila Anda masih juga belum memahami dan mendapatkan banyak kendala dalam tahap implementasinya, yuk manfaatkan fitur Tanya Ahli di website daya.id untuk menjawab persoalan Anda.