SOP (Standard Operating Procedure) atau prosedur operasi standar merupakan pedoman atau panduan untuk melakukan manajemen setiap pekerjaan dalam bisnis Anda. Salah satu SOP penting yang perlu Anda perhatikan dalam menjalankan bisnis Anda adalah SOP gudang. Mengapa Anda perlu membuat SOP gudang untuk bisnis Anda? Dan bagaimana format dalam membuat sebuah SOP? Untuk mengetahuinya, simak penjelasannya di bawah ini ya!

 

Pentingnya SOP Manajemen Gudang

Tahukah Anda bahwa pertumbuhan dan perkembangan sebuah bisnis sangat bergantung pada pengelolaan gudang? Bayangkan jika proses keluar masuk stok barang pada bisnis Anda penataannya berantakan dan kotor. Hal tersebut dapat mempercepat perusahaan Anda gulung tikar! 

Itulah alasan pentingnya SOP manajemen gudang diterapkan dalam pengelolaan gudang bisnis Anda, untuk menghindari kondisi yang tidak diinginkan setiap pebisnis yaitu kebangkrutan. 
Jika proses keluar masuk barang dalam bisnis Anda terdata dengan benar, maka barang-barang pun akan selalu terjaga aman hingga sampai di tangan konsumen tepat waktu dalam kondisi yang bagus. 

SOP manajemen gudang juga bisa menjadi alat bagi sebuah bisnis untuk mencegah kesalahan yang bisa menyebabkan kerugian dan kondisi terburuknya adalah bisnis Anda mengalami kebangkrutan.

 

Format SOP Penerimaan Barang dalam Sistem Manajemen Gudang

Format SOP yang digunakan untuk penerimaan dan pengiriman barang dalam sistem manajemen gudang berisi kombinasi antara narasi dan flowchart pembelian. Berikut langkah-langkah pembuatan SOP penerimaan barang dalam sistem manajemen gudang:

 

1.    Tujuan

Menjelaskan kegiatan penerimaan barang di gudang dan memastikan bahwa barang yang diterima sudah sesuai dengan Purchasing Order (PO) atau Delivery Order (DO).

 

2.    Bahan dan Alat

•    Delivery Order (DO)
•    Surat Pesanan
•    Kendaraan
•    Trolley

 

3.    Kualifikasi Pegawai

Pegawai yang bertanggung jawab

 

4.    Prosedur

-    Saat penerimaan barang sebaiknya menggunakan checklist yang terdiri dari beberapa pertanyaan agar barang yang diterima dapat terkontrol kualitasnya.
-    Gudang hanya boleh menerima produk yang sesuai dengan surat pesanan yang sudah ditentukan.
-    Koordinasi dengan Manajer Logistik atau pegawai yang bertanggung jawab untuk meminta persetujuan jika ada barang yang tidak dapat dipesan sebelum produk diterima.

 

5.    Checklist Penerimaan Barang

Dalam membuat checklist sebaiknya dimasukkan juga kolom yang berisi penjelasan singkat dari setiap item keterangan agar mendapatkan informasi lengkap terkait kondisi barang yang diterima. Berikut contoh bentuk checklist:

Format SOP Pengiriman Barang dalam Sistem Manajemen Gudang

Setelah mengetahui SOP penerimaan barang, tentunya Anda juga perlu mengetahui SOP pengiriman barang. Berikut langkah-langkah pembuatan SOP pengiriman barang dalam sistem manajemen gudang:

 

1.    Tujuan

Untuk memaparkan kegiatan pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan Surat Pesanan (SP) dan Surat Pengiriman Barang (SPB) yang sudah ditentukan.

 

2.    Bahan dan Alat

-    Surat Pesanan (SP)
-    Surat Pengiriman Barang (SPB)
-    Forklift 
-    Kendaraan Pengangkut Barang (Truck)

 

3.    Penanggung Jawab

Kepala Gudang

 

4.    Prosedur

-    Pemeriksaan barang yang akan dikirim

•    Periksa barang apa saja yang sudah dikirim oleh kepala gudang.
•    Periksa kesesuaian nama barang, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa dengan Surat Pesanan (SP) dan Surat Pengiriman Barang (SPB).
•    Ditandatangani kepada  udang apabila kondisi barang sudah sesuai.
•    Serahkan SPB dan barang kepada pengirim barang.
•    Periksa kembali kesesuaian barang dengan SP dan SPB oleh pengirim barang.
•    Kemas barang dan masukkan dalam armada pengiriman.
•    Catat data pengiriman barang oleh administrasi  udang pada buku ekpedisi pengiriman.
•    Serahkan kembali SP dan SPB lembar kedua dan ketiga yang sudah ditandatangani dan distempel oleh penangung jawab setelah pengiriman barang kepada administrasi  udang.
•    Periksa juga kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman.
•    Arsipkanlah SP dan SPB lembar ketiga. Serahkan SPB lembar kedua ke bagian pajak.

 

-    Pengiriman barang melalui jasa angkutan

•    Hubungi jasa angkutan atau antarkan barang ke kantor jasa angkutan untuk pengiriman barang.
•    Informasikan ke petugas keamanan bila akan dilakukannya pengiriman untuk diawasi selama pemuatan barang.
•    Melakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, pastikan petugas pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen pada kolom diserahkan oleh dan penerima disertai nama petugas, tanggal dan juga cap perusahaan.
•    Memastikan data bukti pengiriman atau resi yang diserahkan oleh petugas jasa angkutan sudah sesuai dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.

 

-    Pengeluaran barang harus mengikuti sistem

•    FIFO (First in First Out) yaitu barang yang diterima pertama dan dikeluarkan juga lebih dahulu.
•    FEFO (First Expired First Out) yaitu barang yang masa kedaluwarsanya lebih pendek maka harus terlebih dahulu dikeluarkan.
•    Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan untuk tiap jenis barang sehingga kualitas barang tetap terjamin selama dalam perjalanan.

Itu dia penjelasan bagaimana cara untuk membuat SOP penerimaan dan pengiriman barang dalam sistem manajemen gudang bisnis Anda. Jika belum ada SOP dalam sistem manajemen gudang bisnis Anda, segeralah tentukan SOP tersebut agar bisnis Anda lancar dan terhindar dari kerugian.

Baca juga: Kiat Hemat Pengeluaran di Bisnis Jual-Beli dengan Mengelola Stok Barang

Untuk informasi lain terkait tips usaha maupun produk keuangan lainnya, Anda bisa membacanya di Daya.id atau bertanya kepada ahlinya di Tanya Ahli. Jadi, yuk daftar di Daya.id, dan dapatkan berbagai informasi keuangan gratis.