Gudang merupakan sebuah sistem logistik dari sebuah perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi, mengenai status serta kondisi material atau produk yang disimpan, sampai barang tersebut diminta sesuai dengan jadwal produksi atau sesuai dengan permintaan pelanggan. 

Manajemen Gudang (Warehouse Management) adalah suatu tatanan untuk mengelola pergudangan dan pendistribusian barang-barang, agar stok barang yang tersimpan tetap dalam keadaan baik hingga nantinya akan didistribusikan kepada para peminta atau pelanggan pada waktu spesifik dengan jumlah yang tepat.

Lalu bagaimana sih untuk menjalankan manajemen gudang? Dan sebenarnya apa manfaat dari kegiatan tersebut? Simak artikel di bawah ini dan temukan jawabannya!

7 Hal yang Perlu Anda Perhatikan Dalam Manajemen Gudang

Dalam manajemen stok barang di gudang, setidaknya ada 7 hal yang perlu Anda perhatikan agar kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan mudah, yaitu:

1. Siapkan Gudang Penyimpanan

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah, sediakan tempat khusus untuk menyimpan stok barang bisnis Anda. Karena dengan adanya tempat khusus, akan sangat memudahkan Anda ketika ingin mengatur dan mengelola stok barang. 

Bagaimana jika bisnisnya masih kecil? Anda bisa mencari tempat dan menyesuaikannya dengan banyaknya stok barang yang ada dalam bisnis Anda. Anda juga bisa menggunakan sebuah rak, etalase, atau memanfaatkan barang bekas seperti kardus untuk menyimpan stok barang bisnis Anda.

 

2. Kumpulkan Data Stok Barang

Untuk mengelola stok barang di gudang, tugaskanlah satu orang khusus yang bertanggung jawab dalam melakukan tugas catat mencatat. Tugas tersebut dilakukan untuk mencatat stok barang yang masuk dan keluar.

Tujuan dari tugas pencatatan ini adalah agar Anda dapat mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, setelah itu Anda dapat menentukan target pemasaran serta ramalan (forecast) penjualan pada periode saat ini juga ke depannya. Selain dilakukan secara manual tugas pencatatan tersebut juga bisa dibantu dengan sebuah program pendukung agar hasil dari pencatatan akan lebih akurat.

Untuk memudahkan Anda dalam mengelola stok, Anda bisa memanfaatkan aplikasi Bisnis Kit dengan cara mengunduh melalui App store (IOS) dan Android.

 

3. Forecasting Stok Barang 

Forecasting atau membuat perkiraan persediaan stok barang berupa berapa jumlah persediaan yang akan dibutuhkan. Hal ini bukan tahap yang mudah bila Anda memiliki penjualan produk dengan jenis yang beragam.

Kenapa bukan tahap yang mudah jika produk pada bisnis yang Anda miliki jenisnya beragam? Karena pada kegiatan ini Anda harus menentukan jumlah per item dalam stok barang bisnis Anda. 

Dalam manajemen gudang, Anda juga harus membuat sebuah jadwal untuk persediaan barang tersebut. Tentukanlah jadwal pembelian persediaan dan jadwal kapan persediaan barang tersebut akan keluar dari gudang.

Baca juga: Metode-metode Forecasting untuk Usaha yang Wajib Diketahui

 

4. Berikan Kode di Setiap Barang

Pemberian kode pada setiap barang akan mempermudah Anda dalam melakukan penjualan barang. Misalnya, jika ada seorang pelanggan yang membeli baju dengan kode OR yang artinya oranye, maka Anda sebagai penjual akan secara langsung paham dan saat proses pengambilan barang tidak memakan waktu yang lama. Pemberian kode juga akan membantu proses penataan barang di gudang bisnis Anda.

Misalkan, jika Anda memiliki persediaan barang sebanyak 100, berilah kode 001-100, maka Anda bisa membuat 10 box atau kotak, dengan masing-masing kotak berisi beberapa urutan kode saja. Kode 001-010 berada di kotak 1, kode 010-020 ada di kotak 2, dan seterusnya. Dan ketika saatnya ada seseorang pelanggan yang memesan barang dengan kode 015, maka Anda hanya perlu pergi ke kotak nomor 2, sangat efektif bukan?

 

5. Pisahkan Stok Baru dan Stok Lama

Jika Anda mencampurkan stok baru dan stok lama, yang ada nantinya Anda akan kebingungan saat melakukan pencatatan data juga saat pengecekan barang. Jika dibiarkan terus menerus, hal tersebut juga dapat memperlambat proses produksi dan juga pengiriman barang kepada pelanggan.

Pisahkanlah stok lama dan stok baru, agar dapat mempermudah untuk mengetahui jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Untuk menghindari tercampurnya stok lama dan stok baru, Anda bisa menyediakan satu tempat khusus untuk stok baru agar terpisah dengan stok lama.

 

6. Lakukan Pengecekan Secara Berkala 

Pastikan bahwa Anda selalu melakukan pengecekan barang sebelum memasukkannya ke dalam rak barang, proses pengecekan ini bisa Anda lakukan sebelum pemberian kode. Proses ini dilakukan agar dapat mengetahui ada atau tidaknya kecacatan di tumpukan stok barang bisnis Anda. 

Jika Anda menemukan barang yang cacat, Anda bisa mengumpulkannya ke dalam satu tempat khusus barang cacat dan jangan lupa pula untuk memberikan tanda atau catatan kecil sebagai keterangan barang yang ada di dalam tempat tersebut cacat. Untuk mendapat kepuasan pelanggan, sebaiknya Anda tidak menjual barang dalam kondisi cacat.

 

7. Catat Secara Rutin

Catatlah secara rutin setiap ada barang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar. Anda bisa melakukan stok opname secara berkala sesuai kebutuhan untuk membantu Anda dalam melakukan manajemen stok barang di gudang.

Stok opname adalah proses berkala yang dilakukan untuk menghitung fisik barang bisnis Anda dan persediaan yang sebenarnya dimiliki oleh sebuah bisnis, yang lalu kemudian hasilnya tersebut dibandingkan dengan jumlah yang ada di dalam catatan persediaan.

Manfaat Manajemen Stok Barang di Gudang 

Tentu saja ada manfaat dari manajemen stok barang di gudang, antara lain:

• Menjaga kualitas dan kuantitas dari logistik juga peralatan lainnya.
• Membantu penataan logistik dan peralatan.
• Meningkatkan pelayanan distribusi.
• Menyediakan data dan informasi yang akurat, aktual, dan akuntabel.
• Memudahkan akses dalam pengendalian dan pengawasan, serta menertibkan proses administrasi.

Baca juga: 6 Langkah Mengelola Persediaan Barang untuk Bisnis Manufaktur

Itu dia beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk manajemen gudang stok barang bisnis Anda. Untuk informasi lain terkait tips usaha maupun produk keuangan lainnya. Anda bisa membacanya di Daya.id. Dengan mendaftar di Daya.id semua informasi keuangan bisa diakses dengan gratis dan sangat mudah. Jadi, yuk kunjungi Daya.id sekarang juga!