Dirilis

27 Januari 2022

Penulis

Indra Budi Kurniawan

Customer service (CS) merupakah salah satu bagian penting dalam setiap usaha. Dengan adanya customer service, bisnis Anda dapat memiliki hubungan yang baik dengan para  pelanggan karena dapat memahami kebutuhan mereka. Selain itu, customer service juga bermanfaat untuk mengembangkan budaya perusahaan yang baik apabila dapat memberikan pengalaman positif kepada para pelanggan.

Apabila tim customer service Anda masih belum maksimal menjalankan fungsinya, maka simak tips berikut ini sampai tuntas, agar Anda memiliki tim customer service yang bisa diandalkan!

 

Peranan dan Fungsi Customer Service 

Pada dasarnya, customer service berperan sebagai jembatan penghubung antara perusahaan Anda dengan pelanggan Anda. Dengan demikian, customer service sangat erat kaitannya terhadap citra perusahaan yang ingin Anda bangun. Agar lebih jelas, berikut ini adalah fungsi pokok dari customer service:

-    Sebagai public relation, yang bertugas membangun serta menjaga hubungan baik antara perusahan dengan pihak eksternal. Oleh karena itu sangat penting bagi customer service untuk menjaga citra perusahaan, agar pelanggan merasa dihargai dan menjadi loyal.

-    Menjelaskan produk/layanan yang dimiliki perusahaan, karena berperan sebagai yang pertama kali dicari oleh calon konsumen maupun pelanggan. Oleh karena itu, customer service perlu memahami product knowledge dari setiap produk maupun layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.

-    Menangani keluhan pelanggan, yang merasa tidak puas atas produk/layanan yang yang diterimanya. Hal ini nenuntut customer service untuk mencarikan solusi terbaik dalam menjawab keluhan pelanggan. Selain itu juga mencatat semua keluhan dari pelanggan agar mudah untuk menindaklanjutinya.

 

Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Customer Service Handal

 
Dengan melihat pentingnya peranan customer service bagi kelangsungan usaha, maka Anda pun harus mulai memetakan skill apa saja yang dibutuhkan oleh customer service agar cakap dalam menjalankan tugas-tugasnya. Berikut ini adalah beberapa skill yang perlu diasah oleh customer service:

 

1.    Tutur kata yang baik

Berkomunikasi dengan baik adalah skill utama dari customer service. Tugasnya yang menjadi penghubung antara perusahaan Anda dengan pelanggan membuatnya perlu untuk memiliki skill bahasa yang tinggi agar dapat berkomunikasi baik dengan para pelanggan.

 

2.    Empati

Customer service yang handal akan mampu mengetahui apa yang dirasakan oleh pelanggan ketika mengalami hal yang tidak mengenakkan pada saat dan/atau setelah menggunakan produk/layanan yang ditawarkan oleh perusahaan Anda. Semakin tinggi empati, akan membuat customer service semakin merasa bertanggung jawab untuk membantu para pelanggan.

 

3.    Sabar dan teliti 

Mendengarkan pertanyaan maupun keluhan dari konsumen merupakan tugas yang harus dijalankan setiap hari oleh customer service. Untuk itu kesabaran yang tinggi merupakan kemampuan yang penting dimiliki oleh customer service. Selain sabar, ketelitian dalam menanyakan masalah yang dikeluhkan pelanggan juga penting untuk dimiliki, agar pertanyaan maupun keluhan mereka bisa ditangani dengan baik.

 

4.    Memberikan solusi yang terbaik

Tujuan dari konsumen/pelanggan menghubungi tim customer service Anda adalah mendapatkan penjelasan atau solusi dari kendala yang dimilikinya. Oleh karena itu customer service diharapkan memiliki skill problem identification serta problem solving yang baik, agar konsumen yang menghubungi customer service merasa puas karena mendapatkan jawaban serta solusi dari kendala yang dikeluhkannya.

 

5.    Pola pikir yang positif

Diharuskan selalu sabar dalam menghadapi keluhan, serta memberikan solusi yang diharapkan pelanggan tidak jarang membuat tim customer service merasakan tekanan yang tinggi dalam pekerjaannya. Namun apabila setiap keluhan pelanggan dapat diselesaikan dengan baik, maka para pelanggan akan merasa puas atas pelayanan customer service. Oleh karena itu, skill penting selanjutnya dari customer service adalah memiliki pola pikir yang positif. Selalu gunakan mindset “keluhan adalah hadiah” dari pelanggan, karena mereka berharap produk/layanan perusahaan Anda menjadi lebih baik. 

Anda mungkin tertarik juga membaca:
•    Cara Menarik Pelanggan yang Efektif
•    Cara Ubah Komentar Negatif Agar Menjadi Keuntungan

 

Bagaimana Cara Meningkatkan Skill Customer Service?

Berikut ini beberapa cara meningkatkan skill dari customer service:

 

1.    Meminta umpan balik dari pelanggan, dan rekan kerja

Mintalah pelanggan untuk memberikan umpan balik tentang layanan yang diberikan oleh customer service. Hal ini dapat membantu Anda memahami apakah tim customer service Anda memberikan pengalaman yang baik kepada pelanggan. Hindari menerima kritik negatif secara pribadi karena semua umpan balik pelanggan itu penting, bahkan jika itu tidak positif.

 

2.    Pahami laporan umpan balik dari pelanggan

Pastikan Anda menyediakan formulir umpan balik layanan untuk dapat diisi oleh pelanggan yang menghubungi customer service Anda, dan pastikan secara rutin Anda tinjau. Karena hal itu akan memberi Anda pemahaman lain tentang kemampuan layanan customer service Anda saat ini.

 

3.    Asah keahlian baru

Anda dapat melatih keterampilan seperti keramahan dan kesabaran dengan semua orang di dalam dan di luar pekerjaan, termasuk kolega dan pelanggan. Anda mungkin juga menemukan bahwa meningkatkan pengetahuan Anda tentang layanan atau produk yang ditawarkan majikan Anda meningkatkan kemampuan Anda untuk menyelesaikan masalah dengan pelanggan.

Meningkatkan keterampilan layanan pelanggan Anda dapat membantu Anda beralih dari memberikan layanan pelanggan yang baik ke layanan pelanggan yang hebat. Layanan pelanggan yang baik menghasilkan pelanggan yang senang dengan layanan yang mereka terima, tetapi mungkin tidak memberikan umpan balik atau ulasan untuk Anda dan perusahaan. Layanan pelanggan yang hebat, bagaimanapun, membuat pelanggan ingin memberi Anda peringkat tinggi pada ulasan pelanggan dan akan membuat mereka lebih mungkin untuk berbagi cerita tentang pengalaman positif mereka dengan orang lain.

Baca juga:
•    Mengembangkan SDM yang Tepat untuk Perusahaan
•    Cara Ajak Karyawan Naik Kelas

Itulah beberapa tips mengenai skill yang perlu dimiliki dan ditingkatkan oleh customer service agar bisnis Anda dapat berkembang lebih besar lagi. Apabila masih ada hal lain yang Anda ingin ketahui mengenai bagaimana untuk meningkatkan customer service, manfaatkanlah fitur Tanya Ahli untuk berkonsultasi dengan Ahli dan praktisi bisnis dari Daya.id dan mendapatkan solusi yang tepercaya dari Ahli berpengalaman. 

Dan bila Anda memiliki pendapat atau pengalaman lain mengenai customer service, berikan pendapat Anda di kolom komentar di bawah ini, atau sampaikan kepada kami melalui Facebook. Dan apabila Anda merasa tips ini bermanfaat untuk Anda, jangan ragu untuk membagikan artikel ini kepada orang-orang terdekat Anda. 

Jika Anda tertarik untuk membaca informasi terkait pengembangan bisnis, atau tips pengembangan diri lainnya, Anda bisa mendapatkannya secara gratis di Daya.id. Dengan mendaftar di Daya.id semua informasi pengembangan bisnis, pengelolaan keuangan, serta gaya hidup sehat bisa diakses dengan gratis dan sangat mudah. Jadi, kunjungi Daya.id sekarang juga!

Sumber:

Berbagai sumber

Penilaian :

5.0

1 Penilaian

Share :

Berikan Komentar

M yusuf hutasuhut

29 Januari 2022

👍👍👍

Balas

. 0

Ada yang ingin ditanyakan?
Silakan Tanya Ahli

Wisnu Dewobroto

Pendamping UMKM

1 dari 3 konten bebas || Daftar dan Masuk untuk mendapatkan akses penuh ke semua konten GRATIS