Bayangkan sebuah perusahaan memiliki stok barang di gudang dengan jumlah yang sangat banyak, apakah bagian operasional mengetahui kondisi setiap barang tersebut rusak atau tidak? Maka dari itu, setiap perusahaan perlu melakukan stock opname. 

Apa itu stock opname? Apa fungsinya dan bagaimana Standard Operating Procedure (SOP) untuk menerapkan strategi tersebut? Simak penjelasannya di bawah ini ya!

 

Apa itu Stock Opname?

Stock opname merupakan strategi dalam sebuah bisnis untuk mendata persediaan dengan menghitung dan memeriksa kondisi fisik barang-barang persediaan. Biasanya stock opname dilakukan untuk memastikan keakuratan jumlah persediaan stok barang yang akan dilaporkan dalam laporan keuangan. Perusahaan yang menjalankan bisnis tentu perlu melakukan perhitungan fisik persediaan (physical inventory) atau stock opname secara berkala.

Langkah awal yang dapat Anda lakukan saat melakukan stock opname adalah dengan memeriksa kartu stok atau form stok barang. Lalu, periksa dan bandingkan dengan kondisi fisik yang sebenarnya. 

Kenapa hasil perhitungan fisik tersebut dibandingkan dengan catatan persediaan untuk menghitung jumlah persediaan yang rusak atau hilang? Karena biasanya terdapat kasus persediaan yang hilang dan jumlahnya tidak normal, maka manajemen dapat menyelidiki lebih jauh dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

Banyak perusahaan melakukan penghitungan fisik jika tingkat persediaan terhitung rendah dari biasanya. Contohnya, beberapa perusahaan retail melakukan penghitungan fisik pada akhir bulan Januari atau awal bulan Februari, yaitu setelah penjualan musim liburan akhir tahun dan sebelum memesan kembali persediaan stok barang untuk musim berikutnya. Namun, ada perusahaan lain yang melakukan perhitungan fisik (stock opname) menjelang akhir periode akuntansi.

 

Contoh Standard Operating Procedure Stock Opname dan Cara Membuatnya

Begitu mengetahui betapa pentingnya stock opname, maka perusahaan perlu membuat prosedur baku sebagai pedoman pelaksanaan stock opname.  Format Standard Operating Procedure (SOP) yang biasa digunakan adalah narasi flowchart atau penjelasan alur proses. Namun untuk manajemen gudang stock opname ini, Anda tidak perlu menggunakan flowchart untuk menjelaskan prosedur kerja. Lalu, bagaimana cara dan langkah untuk membuat Standard Operating Procedure (SOP) stock opname?

Pertama, tentukan header SOP terlebih dahulu. Perhatikan contoh format header SOP stock opname di bawah ini.


1. Bagian header yang diisi dengan logo atau nama perusahaan yang menerapkan Standard Operating Procedure.
2. Bagian yang menunjukan nama dari Standard Operating Procedure yang akan dilakukan, dalam hal ini bagian tersebut diisi dengan Standard Operating Procedure stock opname.
3. Bagian yang berisi nomor dokumen Standard Operating Procedure.
4. Bagian yang menunjukkan waktu berlakunya Standard Operating Procedure stock opname.
5. Bagian yang berisi keterangan tentang revisi dalam Standard Operating Procedure stock opname.
6. Bagian yang menjelaskan tentang jumlah revisi atau perbaikan yang pernah dilakukan.
7. Bagian yang berisi tentang jumlah halaman dari Standard Operating Procedure stock opname.

Ketujuh elemen tersebut bertujuan untuk menjelaskan identitas sebuah Standard Operating Procedure.

Masuk ke bagian isi, perhatikan contoh format Standard Operating Procedure stock opname berikut ini:


Seperti terlihat pada format di atas, bagian isi utama di Standard Operating Procedure stock opname ini terdiri dari 4 poin yaitu:
•    Tujuan: berisi penjelasan tujuan dibuatnya Standard Operating Procedure.
•    Alat dan Bahan: penjelasan mengenai alat atau tools yang digunakan saat pelaksanaan Standard Operating Procedure ini, seperti kartu stok gudang.
•    Pihak Terkait: penjelasan tentang siapa saja yang terkait dalam pelaksanaan Standard Operating Procedure, seperti kepala gudang beserta stafnya.
•    Prosedur: penjelasan prosedur kerja saat pelaksanaan Standard Operating Procedure stock opname.

Terakhir, perhatikan contoh format Standard Operating Procedure stock opname bagian pengesahan di bawah ini:

Bagian pada contoh di atas menjelaskan siapa saja yang bertanggungjawab dalam penyusunan dan pelaksanaan Standard Operating Procedure. Bagian tersebut terdiri dari siapa yang menyusun, memeriksa, dan menyetuju Standard Operating Procedure. Lengkap dengan nama, jabatan, dan paraf. 

Baca juga: Pelajari SOP Penerimaan dan Pengiriman Barang  Pada Sistem Manajemen Gudang 

Lalu, ketiga bagian di atas disatukan dalam satu format Standard Operating Procedure stock opname yang utuh, maka gambaran bentuk utuhnya seperti contoh di bawah ini:


Setelah selesai menyusun Standard Operating Procedure stock opname, selanjutnya perusahaan menerapkan Standard Operating Procedure ini dalam aktivitas pengelolaan persediaan. Apakah ada masukkan atau komplain dari pihak yang terkait selama pelaksanaan Standard Operating Procedure stock opname. Jika ada yang kurang dan perlu untuk dilakukan revisi, segera lakukan revisi serta penyesuaian hingga diperoleh kondisi yang ideal atau mendekati ideal.

Itu dia pengertian apa itu stock opname dan bagaimana cara membuat Standard Operating Procedure stock opname.  Untuk informasi lain terkait tips usaha maupun produk keuangan lainnya, Anda bisa membacanya di Daya.id atau bertanya kepada ahlinya di Tanya Ahli. Jadi, yuk daftar di Daya.id, dan dapatkan berbagai informasi keuangan gratis.