Ketika Anda mendapatkan proyek betapa tergambar bahagianya, tetapi ketika mendekati waktu proyek selesai, ternyata masih butuh waktu lagi, pasti akan bingung dan panik, ya?. Itu hal yang wajar untuk dirasakan.

Padahal sebelumnya sudah membuat perencanaan, kan? tapi seberapa detail rencana itu? Apakah hanya satu saja rencananya?  

Bahkan sudah melakukan perencanaan yang baik, lebih dari satu rencana, sudah detail juga, tapi masih saja proyek molor. Mengapa demikian?

 

Alasan yang Mungkin Menyebabkan Proyek Anda Molor 

Banyak faktor yang bisa menyebabkan hal itu terjadi. Bisa jadi faktor yang tidak bisa kita kendalikan. Maka Anda perlu mengatasi hal itu semampunya. Namun ada faktor yang bisa Anda kendalikan. Faktor inilah yang perlu Anda kelola dengan baik. 

Bisa jadi rencana sudah matang tetapi tim Anda tidak memahaminya dan melaksanakan dengan baik. Koordinasi dan komunikasi sangat diperlukan pada tahapan pengerjaan proyek loh. 

Atau jangan-jangan Anda hanya melakukan pengawasan di awal pengerjaan saja? Karena mendapatkan jawaban “aman” dari tim Anda? Lebih baiknya, Anda benar-benar meninjau dan melakukan evaluasi, agar tindakan perbaikan bisa cepat Anda lakukan. 

Agar proyek Anda tidak molor dan anggaran membengkak, maka perlu menerapkan manajemen proyek yang efisien. Manajemen proyek menjadi kunci suksesnya sebuah proyek. Ayo, belajar bersama cara memanajemen proyek yang efisien. 

 

8 Langkah Manajemen Proyek yang Efisien 

Mungkin manajemen proyek tidak bisa menjamin 100% proyek Anda selesai tepat waktu, tapi paling tidak, jangka waktu keterlambatannya tidak jauh dari rencana awal. Berikut tips memanajemen proyek yang efisien:

 

1. Perencanaan yang Matang

Mulailah dengan perencanaan yang komprehensif. Tentukan tujuan proyek, identifikasi tugas yang harus dilakukan, alokasikan sumber daya yang diperlukan, dan buat jadwal yang realistis. Selain itu, identifikasi risiko potensial dan siapkan rencana pengelolaan risiko.

Anda harus menaruh kejelasan yang tinggi pada alokasi sumber daya dan bahan material proyek. Tidak melulu yang gaji SDM tinggi dan cocok untuk proyek Anda, begitupun juga tidak selalu bahan materiil yang mahal itu pilihan yang tepat. 

Sesuaikan pada standar proyeknya dan Anda wajib tahu hasil yang diinginkan seperti apa sehingga bisa menempatkan SDM yang pas pula berdasarkan kelebihan dan kekurangannya.

 

2.  Penetapan Prioritas

Prioritaskan tugas-tugas proyek berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap keberhasilan proyek. Fokuskan upaya pada tugas-tugas yang paling penting dan mendesak agar dapat menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu dan anggaran yang ditentukan.

 

3.     Pengelolaan Risiko

Identifikasi risiko potensial yang dapat mempengaruhi proyek dan buat rencana untuk mengelola dan merespons risiko tersebut. Melibatkan tim proyek dalam pemantauan risiko dan penanganan permasalahan yang muncul akan membantu mengurangi dampak negatif.

 

4.     Komunikasi yang Efektif

Jaga komunikasi yang terbuka dan jelas dengan semua anggota tim proyek. Sampaikan informasi yang diperlukan secara tepat waktu, jelaskan ekspektasi, dan pastikan pemahaman yang sama di antara semua anggota tim. Komunikasi yang baik akan menghindari kesalahpahaman dan memastikan bahwa semua orang berada pada jalur yang sama.

 

5.     Pengawasan dan Pengendalian

Monitor dan kontrol proyek secara teratur untuk memastikan bahwa progres sesuai dengan rencana. Tetapkan indikator kinerja kunci (Key Performance Indicators/KPIs) untuk mengukur kemajuan dan identifikasi penyimpangan yang mungkin terjadi. Jika terdapat penyimpangan, segera ambil tindakan perbaikan yang diperlukan.

 

6.  Kolaborasi dan Koordinasi

Pastikan kolaborasi yang baik antara anggota tim dan pemangku kepentingan terkait proyek. Koordinasikan pekerjaan tim, fasilitasi pertukaran informasi, dan dorong kerjasama yang efektif. Mengurangi hambatan komunikasi dan memastikan bahwa semua pihak terlibat bekerja bersama menuju tujuan yang sama.

Baca juga: Kiat Bekerjasama Lintas Generasi


 

7.   Fleksibilitas dan Adaptabilitas

Proyek seringkali dihadapkan pada perubahan dan tantangan yang tidak terduga. Oleh karena itu, penting untuk memiliki fleksibilitas dan adaptabilitas dalam menghadapinya. Jika terjadi perubahan lingkungan atau kebutuhan, evaluasi dan sesuaikan rencana proyek dengan bijaksana.

 

8.     Evaluasi dan Pembelajaran

Setelah proyek diselesaikan, lakukan evaluasi secara menyeluruh, kemudian identifikasi pelajaran apa yang bisa Anda ambil. Tinjau kinerja proyek, identifikasi keberhasilan dan tantangan yang dihadapi, serta pelajari pengalaman untuk memperbaiki manajemen proyek di masa depan.

Baca juga: Tips Menyampaikan Evaluasi Kinerja Tanpa Menyakiti Hati Pegawai

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda bisa memastikan manajemen proyek yang efisien dan memperbesar peluang untuk menyelesaikan proyek dalam batas waktu dan anggaran yang ditetapkan.

Masih banyak informasi lainnya yang bisa Anda dapatkan terkait manajemen proyek bahkan topik pelengkap lainnya di Daya.id. Ayo, daftarkan diri Anda secara Gratis di sini  dan jika Anda ada pertanyaan yang ingin didiskusikan. Jangan lupa gunakan fitur Tanya Ahli, ya!